Flächenmanagement

Nachdem in den vergangenen Jahren im Hochschulbereich vor allem die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit durch Kostensenkung im Betrieb der Gebäude im Vordergrund stand, setzen aktuelle Konzepte an der Nutzung der Flächen an. Ziel ist es, die vorhandenen Flächen besser für das Kerngeschäft einzusetzen, d.h. eine Optimierung der Flächenverteilung zugunsten einer verbesserten Ausstattung für Forschung und Lehre zu erreichen. Neben strategischen Entscheidungen zur Flächen- und Gebäudeausstattung sowie zu den Standorten einer Hochschule treten zunehmend Flächenmanagement-Modelle zur Steuerung der Flächenausstattung in den Vordergrund.

Methodisch lassen sich folgende Flächenmanagement-Modelle unterscheiden:

  • Flächensteuerung per Anweisung (Einbindung der Flächenbedarfsbemessung/Flächenbilanz in die Raumzuweisungsorganisation).
  • Bonus-Malus-Modelle (Verbindung von Flächenbedarfsbemessung/Flächenbilanz mit einem monetären Steuerungsinstrument).
  • Mieter-Vermieter-Modell (Verbindung von Flächenbedarfsbemessung/Flächenbilanz  und einem monetären Steuerungsinstrument im Rahmen einer Mietkosten-Budgetierung oder einer Bewirtschaftungskosten-Budgetierung ).
  • Raumhandelsmodell (marktförmiger Austausch von Räumen und Flächen zwischen den Hochschuleinrichtungen).

Grundlage eines Flächenmanagement-Projekts bildet eine Flächenbedarfsermittlung, die in einem gesonderten Arbeitspaket vorgeschaltet wird. Die Bearbeitung des Flächenmanagement-Projekts umfasst anschließend folgende Arbeitsschritte:

  • Dokumentation der vorhandenen Flächenverwaltung; Analyse und Bewertung der vorhandenen Flächenverwaltung, Identifikation von Schwachstellen
  • Bewertung der Flächenbilanzen im Hinblick auf die Sinnhaftigkeit der Einführung einer monetären Flächensteuerung
  • Festlegung eines Berechnungsmodells für mögliche Mietzahlungen; Berechnung der Nutzungsentgelte oder Festlegung alternativer Steuerungsinstrumente; Ermittlung der möglichen Finanzströme
  • Festlegung von Regularien zu Durchführung des Flächenmanagements
  • Bereitstellung eines EDV-Tools zur Fortschreibung der Flächenbilanzen
  • Empfehlungen zur zukünftigen organisatorischen und personellen Implementation des Flächenmanagements

Aufbauend auf der Grundregel "Zahlung bei Überausstattung" wurde ein Referenzmodell entwickelt, das sich aus mehreren methodischen und organisatorischen Bausteinen zusammensetzt: In der Praxis sind Steuerungsmodelle zu entwickeln, die die besonderen Anforderungen der jeweiligen Hochschule berücksichtigen. So ist die Steuerung über monetäre Größen nicht zwangsläufig: Es sind auch Verhandlungslösungen zwischen den Einrichtungen oder eine Verrechnung der Betriebskostenanteile möglich.

Über die Vorgabe des Flächenbedarfs als Soll-Ausstattung und die Einführung von Nutzungsentgelten können Fehlentwicklungen vermieden werden. Für die Hochschulen bietet ein Flächenmanagement-Modell die Chance, kurzfristig Optimierungserfolge zu erzielen und für Forschung und Lehre bedarfsgerechte Arbeitsbedingungen zu bieten.

Projekte

Allokation und Steuerung von Flächenressourcen in Hochschulen