8. Jahrgang - Nr. 2 / Juli 2001
Das HIS-Softwaresystem und der Übergang auf den EURO
Alle HIS-Anwendungen, die mit Geldbeträgen zu tun haben, müssen noch vor dem Jahreswechsel 2001/2002 auf die neueste Version umgestellt werden.
Es sind dies die Anwendungen:
HISMBS-UX, HISKBS-UX, HISMBS-PC,
HISBES-UX, HISIVS-UX, HISIVS-PC,
HISRKA-PC, HISFSV-GX, HISSVA-GX, HISCOB-GX und HISSOS.
Über die anwendungsbezogenen Einzelheiten informieren Anleitungen und Versionsmitteilungen, die rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.
Folgende allgemeine Grundprinzipien gelten für das HIS-Softwaresystem:
- In allen Modulen der Haushalts- und Kassenbuchführung ist die Buchungswährung abhängig vom Haushaltsjahr (nicht vom Kalenderjahr). Die Beträge von Buchungen und Konten bleiben in der Datenbank in der Buchungswährung erhalten, in der das jeweilige Haushaltsjahr geführt wurde. Nur die unabhängig von den Haushaltsbüchern in Auswertungstabellen nachrichtlich geführten Beträge werden stichtagsbezogen, vom Anwender gesteuert, in Euro umgerechnet.
- In allen anderen Modulen, in denen keine rechnungslegungsrelevante Referenz zur Buchführung besteht, ist die Basiswährung (Datenbankwährung) in einem Systemmerkmal in der Datenbank festgelegt. An einem vom Anwender zu wählenden Stichtag erfolgt eine programmgesteuerte Umrechnung aller Datenbankbeträge in Euro. Diese Umstellung muss vor der ersten Erfassung von Euro-Beträgen erfolgen.
- Fremdsysteme, die das HIS-Softwaresystem über Importschnittstellen mit währungsabhängigen Beträgen beliefern, müssen die Vorgaben der spezifischen Module und vor allem deren Umstellungsstichtage beachten und eventuell die Belieferung der Schnittstellen ändern.
Es gilt folgende Regel: Wenn die Belieferung der Importschnittstelle zum Jahreswechsel 2001/2002 nicht geändert wird, dann verarbeitet das empfangende HIS-Zielmodul die gelieferten Beträge in der zum Zeitpunkt der Ausführung des Imports gültigen Buchungswährung bzw. Basiswährung (Datenbankwährung) des Zielmoduls. Ist dies nicht gewünscht, so können in der Schnittstelle die Beträge mit der gewünschten Währungsangabe versehen werden, wenn dies nicht schon geschehen ist. Das Zielmodul rechnet dann entsprechend der gültigen Buchungswährung bzw. Basiswährung (Datenbankwährung) um.
Was ist zu beachten beim Arbeiten mit HISSOS ?
Das im Jahre 1998 aufgestellte Prinzip "Eine Datenbank - eine Währung" gilt nach wie vor. In der Datenbank SOSPOS ist eine Währungseinheit für ALLE Geldbeträge hinterlegt (S_VAR(139).wert1="J" bedeutet Datenbankwährung ist EURO). Alle HIS- und hochschuleigenen Programme müssen die Geldbeträge entsprechend dieser Währungseinstellung verarbeiten. Da beim Geld bekanntlich die Freundschaft aufhört, sollte der Vorbereitung auf den Währungswechsel die gleiche Aufmerksamkeit zuteil werden wie dem Jahrtausendwechsel.
Erstellen von Zahlungsaufforderungen
Zahlungsaufforderungen sind ab dem Sommersemester 2002 in EURO zu erstellen. Ist die Datenbankwährung zu diesem Zeitpunkt noch DM, sind die Geldbeträge - wie unten beschrieben - umzurechnen.
Verarbeitung von Bankdaten
Die von den Banken eingehenden Zahlungen enthalten ein Kennzeichen zur verwendeten Währung. Unterscheiden sich Datenbankwährung und Währung der Bankdatei, werden die Zahlungen bei der Verarbeitung in die Datenbankwährung umgerechnet. Das ist jetzt schon Praxis.
Abbuchung mit HISQIS
Bei der Abbuchung mittels SB-Funktionen wird die Datenbankwährung ausgewertet.
Manuelle Eingabe von Zahlungsdaten
Beim einfachen Gebührenverfahren und mit HISSOS-UNIX sind die Beträge entsprechend der Datenbankwährung einzugeben. Mit der Version 4.0 von HISSOS-GX wird ein überarbeitetes Gebührenfenster für das erweiterte Gebührenverfahren zur Verfügung gestellt. Es wird eine "Umrechnungs-Taste" aufgenommen. Eingegebene Beträge können damit in die Datenbankwährung umgerechnet werden.
Währungsumwandlung in der Datenbank SOSPOS
Spätestens zum Jahreswechsel 2001/2002 wird die Datenbankwährung, d.h., jeder in der Datenbank enthaltene Geldbetrag, auf EURO umgestellt. Dies kann manuell, mit SQL-Anweisungen (Update <tabelle> set <spalte>=<spalte>*0.51129) oder mit Hilfe von BSOS-GX geschehen. Näheres ist der Dokumentation zu BSOS-GX zu entnehmen.
