Kosten- und Leistungsrechnung an der TU Dresden
Ein Erfahrungsbericht zur Umsetzung der Kostenträgerrechnung mit HISCOB-GX
1997 begann die Zusammenarbeit der TU Dresden mit der HIS GmbH auf dem Gebiet der Kosten- und Leistungsrechnung. Damit gehörte die TU Dresden zu den Pilothochschulen des HISCOB-Moduls. Im gleichen Jahr wurde der TU Dresden vom Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft der Titel "Reform-Universität" verliehen. Dies war Ansporn genug, die Kosten- und Leistungsrechnung an der TU Dresden flächendeckend einzuführen und zu einem universitären Controllinginstrumentarium zur Umsetzung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung weiterzuentwickeln.
Zielsetzung und Komponenten der Kostenrechnung und von HISCOB-GX
Die TU Dresden hat mittlerweile mit dieser Zielsetzung die folgenden Elemente und Module einer Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt und ist gegenwärtig dabei, das steuerungsrelevante Berichtswesen fortzuentwickeln:
- Kostenstellenrechnung auf Vollkostenbasis (HISCOB-GX),
- Kostenträgerrechnung (HISCOB-GX),
- Leistungsrechnung (internetgestützte Erfassung und Transfer zu HISCOB-GX).
Kostenträgerrechnung - Neuland und Innovation im Hochschulrechnungswesen
Die Dresdener Kosten- und Leistungsrechnung ist als eine die Hochschule insgesamt umfassende klassische Kostenrechnung (Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung) aufgebaut, die um eine Leistungsrechnung ergänzt wird.
Die Kostenträgerrechnung, die gegenwärtig kontrovers diskutiert wird, stellt das sensibelste Element im System und auch den Unterschied zu vergleichbaren Rechnungssystemen privatwirtschaftlicher Unternehmen dar.
Kostenträger sind die Leistungsgrößen, denen die Kosten zugerechnet werden. Dafür wurde in Dresden ein Kostenträgersystem entwickelt, das sich in die Kategorien Lehre, Grundlagenforschung, wissenschaftliche Dienst- und Transferleistungen und den Hilfskostenträger Management / Zentrale Gremien unterteilt. An der TU Dresden wurden für die Lehre ca. 200 Studiengänge abgegrenzt, für die sich Gesamtkosten, die Zahl der Studienplätze und die Anzahl der tatsächlich Studierenden abrufen lassen. Gleichermaßen wurden ca. 2000 (Forschungs-)Projekte abgegrenzt, für die ebenfalls die Gesamtkosten ermittelt wurden.
Erfassungsblatt als Kernelement einer nutzerfreundlichen Kostenträgerrechnung
Um im Gegensatz zu anderen Reformvorhaben den Fakultäten / Fachrichtungen den Nutzen der Kosten- und Leistungsrechnung möglichst zeitnah und nicht erst nach jahrelangen Zuarbeiten zu vermitteln (Vermeidung eines Frustrations-Effektes), wurde die Kostenträgerrechnung mit dem Berichtswesen gekoppelt.
Beispiel eines Erfassungsblattes
(durch Anklicken des Bildes erhalten Sie eine vergrößerte Ansicht)
HISCOB-GX erstellt für jede Professur (Endkostenstelle) ein Erfassungsblatt,
das den Kostenstellenverantwortlichen einen umfassenden Einblick in die Kosten-
und Erlössituation ihres Verantwortungsbereiches ermöglicht. Das Erfassungsblatt
bildet einerseits die wesentlichen Kostenartengruppen ab und weist andererseits
die von der jeweiligen Kostenstelle bearbeiteten Kostenträger aus. Der
Kostenstellenverantwortliche wird gebeten, seine Tätigkeitsanteile prozentual
je Kostenträger zu erfassen und das Formular der Controllingabteilung zurückzusenden.
Im Controllinginstrument HISCOB-GX erfolgt anschließend die Kostenzurechnung
auf die Kostenträger.
Vor einem Jahr wurden an alle 550 Professoren Erfassungsblätter und zusätzliche detaillierte Kostenstellenberichte für das Wintersemester 1998/1999 versandt und den Kostenstellen damit erstmalig ein umfassender Überblick über ihre Kosten- und Erlösstruktur vermittelt.
Erfahrungen zum Erfassungsblatt und zur Kostenträgerrechnung
Die Kostenstellenberichte bewirkten in den Fakultäten / Fachrichtungen eine Sensibilisierung hin zu stärkerem Kostenbewusstsein, das eine wichtige Grundlage und Voraussetzung zur Einführung der dezentralen Fach- und Budgetverantwortung darstellt. Nach Erhalt und Auswertung der Kostenstellenberichte wurden beispielsweise zahlreiche Anträge gestellt, um nicht benötigte Räume zur Vermeidung der Zurechnung von kalkulatorischen Mieten abzugeben.
Da den Kostenstellenberichten ein Leitfaden über die Funktion sowie Anleitungen zum Ausfüllen der Erfassungsblätter beigefügt waren, wurden die meisten an das Controlling herangetragenen Fragen und Anliegen im Rahmen der Ersterhebung gestellt. Aus Sicht der Professoren galt das Hauptinteresse insbesondere der Aktualisierung der Kostenrechnungsdaten, um dem Kostenverursachungsprinzip umfassend Rechnung zu tragen (z.B. Zuordnung eines Beschäftigten auf mehrere Kostenstellen).
Ergebnisse der Kostenträgerrechnung
Die Reaktionen der Fakultäten auf die Ergebnisse der Kostenrechnung waren durchaus positiv, was daran abzulesen ist, dass die Rücklaufquote der Erfassungsblätter 96% betrug. Nach einer Plausibilitätsüberprüfung und Aufnahme der Daten durch eine zentrale Servicestelle erfolgte unter Berücksichtigung der Ex- und Importe von Lehrleistung die Berechnung der Kosten je Studiengang. Von Kritikern der universitären Kostenträgerrechnung wird oftmals die Subjektivität und Willkür der Aufteilung (Schlüsselung) nicht direkt zurechenbarer Kosten bemängelt.
Die Erfahrungen haben gezeigt, dass eine Kostenträgerrechung nach dem vorgestellten Modell allein durch den Aussagewert der Kostenstelleninformation eine Verhaltensänderung i.S. von mehr Kostenbewusstsein bewirkt. Weiterhin wurde deutlich, dass die Vielzahl der um Aufteilvorschriften gebetenen Professoren zur Objektivierung der Zurechnungsanteile geführt hat.
Durch die Umsetzung der Kostenträgerrechnung haben an der TU Dresden die Universitätsleitung als auch die Fakultäten nunmehr einen genaueren Überblick über die Kostenstruktur der Studiengänge und der Forschungsprojekte. Mit Hilfe dieser strategischen Berichtskomponente ist es möglich, die Hochschulentwicklungsplanung zu unterstützen. Den Fakultäten / Fachrichtungen werden über das in Entwicklung befindliche kennzahlengestützte Berichtswesen umfassende Steuerungsinformationen zur dezentralen Ressourcenverantwortung übergeben, in die ebenfalls Ergebnisse der Kostenträgerrechnung einfließen.
Weiterentwicklung der Kostenträgerrechnung
Die TU Dresden und HIS fühlen sich in Ihrer Vorgehensweise zur Einführung einer Kostenträgerrechnung nach o.g. Modell bestätigt. Um das Verfahren "beleglos" zu gestalten, sollen Berichte und Erfassungsblatt im nächsten Schritt den Kostenstellenverantwortlichen internetgestützt zur Verfügung gestellt werden.
Die Konzeption und Vorgehensweise zur Einführung der KLR und Informationen zum Erfassungsblatt können über das Internet abgerufen werden (http://www.tu-dresden.de/progru/progru.htm).
Bei Fragen zum Dresdener Weg der Kosten- und Leistungsrechnung und der Kostenträgerrechnung wenden Sie sich bitte an den Verfasser.
Nähere Auskünfte
Ch. Wittig (Controlling TU Dresden)
Telefon: (0351) 463-2745
