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Als Genossenschaft gemeinsam stark.

bwCMS – Gemeinsam zum neuen Campus-Management

Beispiel für eine gelungene Kooperation zwischen Hochschulverbund und Softwarehaus

Die stetige Modernisierung, Erneuerung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur zählt zu den permanenten Herausforderungen an den Hochschulen. Eine zeitgemäße Infrastruktur und die Möglichkeit, viele Prozesse komfortabel online abzuwickeln, gehören zum Selbstverständnis der Studierenden und der Hochschulverwaltungen.

Im Kooperationsprojekt bwCMS haben sich die neun Landesuniversitäten Baden-Württembergs dieser Herausforderung gestellt. Das 2012 ins Leben gerufene und im September 2017 erfolgreich abgeschlossene Projekt verfolgte das Ziel, gemeinsame Themen und Schwerpunkte zu identifizieren und entstehende Synergien im Bereich Campus-Management und IT-Infrastruktur zu nutzen. Die Moderation und Koordination erfolgte durch Herbert Röbke, bis Ende der Projektlaufzeit Leiter der EDV-Koordinierungsstelle der Universitätsverwaltungen des Landes Baden-Württemberg in Stuttgart.

Schwerpunkte des Projekts

Das bwCMS-Projekt befasste sich mit folgenden Schwerpunkten: 

  • Definition gemeinsamer Themenschwerpunkte im Campus-Management 
  • Analyse und Verschlankung der Hochschul-Prozesse sowie deren effiziente Umsetzung  mit der eingesetzten Software 
  • Gemeinsame Beschreibung wichtiger IT-basierter Fachverfahren  (trotz verschiedener Softwaresysteme) 
  • Umsetzung der Anforderungen in Entwicklungspartnerschaften mit dem jeweiligen Hersteller

Hieraus entwickelte sich noch eine weitere Form der Zusammenarbeit: die Entwicklungs-partnerschaft zwischen dem bwCMS-Projekt und der HIS eG. Somit ist bwCMS gleichzeitig ein Beispiel für die gelungene Kooperation verschiedener Hochschulen und für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Hochschulen und der HIS eG. Von den Ergebnissen profitieren alle HIS-Hochschulen: die erarbeiteten Funktionen sind Bestandteil der Standardauslieferung von HISinOne.

Die Kooperation der Hochschulen

Ausgangspunkt für die Kooperation war die Arbeit an den Arbeitspaketen innerhalb des bwCMS-Projektes. Hier wurden Themenschwerpunkte priorisiert, anschließend jeweils die Anforderungen der beteiligten Universitäten gesammelt und konsolidiert.

„Selbstverständlich hat jede Universität ihre eigenen Anforderungen an ein Campus-Management“, berichtet Ingrid Bohr, die neue Leiterin der EDV-Koordinierungsstelle. „Ein wichtiger Aspekt des Projektes war es, sich auf Gemeinsamkeiten zu fokussieren, eine abstrakte Definition des jeweiligen Prozesses zu erarbeiten und daraus die gemeinsamen Anforderungen abzuleiten. Für die beteiligten Universitäten bedeutete dieses Vorgehen einen intensiven Austausch über die eigenen Prozesse“.

Die Zusammenarbeit mit der HIS eG

Sechs der neun Universitäten haben im nächsten Schritt die HIS eG als ihren Softwarehersteller eingebunden. In enger Zusammenarbeit wurden Fachdesigns für die am höchsten priorisierten Funktionen erstellt. Die Kooperation erfolgte nach einem für beide Seiten neuen Prinzip: In drei Teilprojekten übernahmen die Hochschulen die grundlegenden Arbeitsschritte der Fachdesignerstellung, die Fachdesigns in weiteren vier Teilprojekten wurden komplett von HIS erstellt.

„Die intensive Zusammenarbeit bei der Fachdesignerstellung hat bei den Projektbeteiligten auf beiden Seiten zu einem konstruktiven Austausch und zu einem gegenseitigen Verständnis geführt. Dies zeigt sich auch in der Akzeptanz der entwickelten Fachdesigns: es ist uns gelungen, die Anforderungen der Hochschulen so abzubilden, wie sie in der praktischen Arbeit benötigt werden“, erläutert Dr. Martin Klingspohn, Direktor Produktmanagement bei der HIS eG.

In monatlichen Sprints wurden die einzelnen Entwicklungsschritte umgesetzt und die Ergebnisse direkt mit den Universitäten diskutiert. Durch die Bereitstellung von Testsystemen durch eine der beteiligten Universitäten konnten die Projektbeteiligten die neuen Funktionen vor der Abnahme ausgiebig testen. So konnten einzelne Fehler noch vor der Auslieferung im neuen Release behoben werden.

„Im Rahmen des bwCMS-Projektes, haben wir erfolgreich agile Entwicklungsmethoden eingesetzt“, berichtet Dr. Lars Hinrichs, Direktor Entwicklung bei der HIS eG „Durch die aktive Beteiligung der Auftraggeber waren die Universitäten stets über den aktuellen Entwicklungsstand informiert. Das Feedback aus den Hochschulen konnten wir direkt in die Entwicklung einfließen lassen“.

Fazit

Die in den HISinOne-Standard eingegangenen und bereits produktiv genutzten Ergebnisse sind sowohl für die Universitäten als auch für die HIS eG ein großer Erfolg. „Durch die universitätsübergreifende Zusammenarbeit von Experten konnten wir zum einen effektiv neue Lösungswege für die Unterstützung der administrativen Prozesse in den Universitäten finden. Zum anderen waren wir am Entwicklungsprozess beteiligt und konnten die benötigten Funktionen in enger Zusammenarbeit mit der HIS eG umsetzen“ erläutert Ingrid Bohr.

Auch Herbert Röbke zieht eine positive Bilanz: „Ein Projekt wie bwCMS kann nur durch außergewöhnlichen persönlichen Einsatz aller Beteiligten zu dem Erfolg geführt werden, den wir erzielt haben. Wir sind sehr stolz darauf, dass wir in bwCMS gemeinsam mit der HIS eG ein erfolgreiches Standardvorgehen zur auftragsfinanzierten Weiterentwicklung von HISinOne entwickeln und erproben konnten“.

 

 

 Bilder auf dieser Seite: bwCMS