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Universität Siegen: Mit unisono ins fünfte Semester

Das integrierte Campusmanagement-System unisono auf Basis von HISinOne hat sich im vollständigen Live-Betrieb bewährt

Am 4. Januar 2018 legte die Universität Siegen den Schalter zu einem vollständig integrierten Campus-Management-System um. Bewerbung, Einschreibung, Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement erfolgen für alle Studiengänge nun mit unisono. Seit 2011 wurden gemeinsam mit der HIS eG alle Prozesse entlang des Student-Life-Cycles sukzessive nach unisono überführt – die vollständige Datenmigration von LSF und POS nach HISinOne-EXA erfolgte vor gut anderthalb Jahren – mittlerweile ist das fünfte Semester mit unisono geplant worden. Und der Betrieb läuft gut!

Die frühzeitige, mutige Entscheidung in 2011 für HISinOne war die richtige Entscheidung. Fünf Semester mit unisono im Volleinsatz – die Prozesse haben sich eingespielt, das neue System ist fester Bestandteil der Organisation von Studium und Lehre. Die Self-Service-Funktionalitäten werden von den Nutzerinnen und Nutzern als Mehrwert gesehen, unisono läuft performant und stabil. Die Projekteinführung von unisono/HISinOne an der Universität Siegen ist eine Erfolgsstory, ein Kraftakt, der sich gelohnt hat. Die zahlreichen Anwendungen und Systeme mit ihren unterschiedlichen Datenbanken sind heute unter dem Dach eines vollständig integrierten, modernen Campusmanagement-Systems vereint.

Ausgangssituation

Seit Ende der 90er-Jahre nutzt die Universität Siegen HIS-Software. Im Campusmanagement-Bereich wurden sukzessive alle HIS-GX/-QISModule eingesetzt, zuletzt erfolgte in 2006 die Einführung von LSF. Der Bologna-Prozess und die Modularisierung der Studiengänge sorgten für einen Wandel in den administrativen Prozessen. Gleichzeitig stieg die Nachfrage der Studierenden nach Self-Service- Funktionalitäten deutlich an.

Vertrauen in HIS

Um den neuen Anforderungen, die mit der bestehenden Technologie nicht abgedeckt werden konnten, gerecht zu werden, vertraute  das Rektorat im Jahr 2011 auf die neuen Entwicklungen bei HIS. Die Universität Siegen entschied sich als eine der ersten Hochschulen für die Einführung von HISinOne: Nur drei Jahre nach der ersten Vorstellung von HISinOne auf der Cebit startete sie mit der Einführung des kompletten Campusmanagement-Systems. „Für uns war die Entscheidung der Universität Siegen Bestätigung und Herausforderung zugleich. Sie zeigte, dass wir mit HISinOne auf dem richtigen Weg waren, gleichzeitig mussten wir das Vertrauen in die noch junge Technologie rechtfertigen“, berichtet HIS-Projektleiter Rachid Safa.

Projektorganisation und -verlauf

Die Erwartungen der Universität Siegen an das neue Campusmanagement-System waren groß. Unter anderem sollten durch die Einführung folgende Ziele erreicht werden:

  • Integration aller Campusmanagement-Systeme
  • ein aufeinander abgestimmtes Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement
  • Optimierung der Lehr- und Studiumsorganisation
  • Anbindung an das Dialogorientierte Service-Verfahren (DoSV)
  • Automatisierung der Studierendenverwaltung
  • Verbesserung der Auswertungsmöglichkeiten

Die Einführung der Module orientierte sich am Student-Life-Cycle und erfolgte sukzessive:

  • 2012: HISinOne-BI: Business Intelligence, Statistik und Berichte
  • 2012: HISinOne-APP: Bewerbung und Studienplatzvergabe
  • 2016: HISinOne-STU: Online-Immatrikulation und Studierendenmanagement
  • 2018: HISinOne-EXA: Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement

    Die Datenmigration im Überblick    

  • ca. 60.000 Studierendendaten (incl. Altbestand) von SOS nach HISinOne-STU 
  • ca. 700 migrierte/neu abgebildete Prüfungsordnungen in HISinOne-EXA
  • 1,5 Mio. Studien- und Prüfungsleistungen von POS nach HISinOne-EXA

Die Teilprojekte HISinOne-PSV (Infrastrukturdaten und Rollen-Rechte-Management) sowie HISinOne-SYS (Systemkonfiguration) liefen projektbegleitend über die gesamte Dauer des Projektes. Die Projektverantwortung auf Universitätsseite lag beim Rektorat.  Der Prorektor für Studium, Lehre und Lehrerbildung übernahm die „strategische“ Projektleitung. Verortet war das Projekt im Dezernat  für Hochschulplanung, in dem bis 2016 die IT der Verwaltung als Abteilung verankert war.

Ein Lenkungsausschuss, der mit repräsentativen Mitgliedern aus der Universität besetzt war, begleitete und überwachte den Verlauf des Projekts und seiner Teilprojekte, die analog zum Student-Life-Cycle gebildet waren. Die Einbindung der relevanten Stakeholder erfolgte gezielt modul-, themen- und zielgruppenbezogen in Form von gemeinsamen Workshops, aber auch mittels bilateraler Abstimmungen. Auf Seite von HIS begleitete Projektleiter Rachid Safa die Hochschule durch das gesamte Projekt.

Bei der Einführung der einzelnen HISinOne-Module erhielt die Universität gezielte Unterstützung von den jeweiligen HIS-Expertinnen und –Experten. „Für HIS bedeutete das Projekt vor allem, die Universität Siegen in allen Projektphasen zu unterstützen“, erläutert Rachid Safa. „Hierbei war vor allem das sys- tematische, am Student-Life-Cycle ausgerichtete Vorgehen hilfreich.“ Der kontinuierliche Dialog und die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen HIS und der Universität Siegen haben auf beiden Seiten zu stetiger Weiterentwicklung und einem intensiven Erfahrungsaustausch beigetragen.


Die Universität Siegen 

Die Universität Siegen ist eine mittelgroße, interdisziplinär ausgerichtete Forschungsuniversität. Sie ist in der Region Südwestfalen fest verwurzelt und national wie international weit vernetzt. Mit ihrer Forschung und Lehre möchte sie zu einer Zukunft beitragen, die am Menschen ausgerichtet und von Verantwortung für die Gesellschaft geprägt ist. Dies drückt sich auch in der Leitidee der Universität Siegen aus: Zukunft menschlich gestalten.n der Leitidee der Universität Siegen aus: Zukunft menschlich gestalten

Weitere Informationen zur Universität Siegen

  • Gegründet 1972
  • 19.400 Studierende   
  • 2.200 Mitarbeiter/-innen
  • 45 Fachstudiengänge, 1 Studienkonzept in der Philosophischen Fakultät sowie 9 Lehramtsstudiengängen ( verteilt auf 138 Teilstudiengänge)

Seit 2009 hat sich die Universität Siegen ausgesprochen dynamisch entwickelt: Überführung von 12 kleinen Fachbereichen in vier thematisch gegliederte Fakultäten in 2011, Gründung der Lebenswissenschaftlichen Fakultät in 2017, Projekt „Medizin neu denken“ (zukunftsorientierte Gestaltung der medizinischen Versorgung ländlicher Räumen unter den Aspekten von Demografie und Digitalisierung) sowie Projekt „Uni kommt in die Stadt (räumliche Fokussierung der Geistes-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften sowie der Lehrerbildung im Stadtzentrum von Siegen).

www.uni-siegen.de


                                                                              

Herausforderungen im Projekt

Einige Verzögerungen im Projektverlauf konnten auch durch sorgfältige Planungen nicht proaktiv vermieden werden. Die folgenden Herausforderungen wurden durch das Engagement  aller Projektbeteiligten erfolgreich bewältigt:

Externe Faktoren

Externe Neuerungen/Vorgaben haben den Projektfortschritt  maßgeblich beeinflusst und führten zu Verzögerungen. Hierzu zählte beispielsweise die Anbindung von unisono an das DoSV, die Umsetzung diverser Gesetze (Lehrerausbildungsgesetz und Lehramtszugangsverordnung NRW, Hochschulstatistikgesetz) oder auch veränderte interne Regelungen wie die Einführung der Belegpflicht für Veranstaltungen.

Parallelbetrieb

Durch die sukzessive Einführung der HISinOne-Module musste der Parallelbetrieb der HIS-GX und QIS-Module und der neuen Software HISinOne durch dasselbe Team an der Universität Siegen gewährleistet werden. Die Planung des personellen Ressourcen-Einsatzes, die Einarbeitung von neuen Kolleginnen und Kollegen, die Reorganisation der IT an der Universität Siegen waren Faktoren, die im Rahmen  der Projektsteuerung einen großen Raum eingenommen haben, so Christina Schiller, Projekt- und Abteilungsleiterin Campusmanagement.

Infrastruktur

Um die Performance des neuen Campusmanagement-Systems sicherzustellen, erfolgte eine ausführliche und sorgfältige Planung und Inbetriebnahme der benötigten Hardware.
 

Schulungen

Die Durchführung von flächendeckenden HISinOne-EXA-Schulungen sowohl für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Prüfungsämter als auch für Lehrende und Studierende durch das Projektteam  der Universität Siegen kurz vor der Produktivsetzung stellten eine besondere Aufgabe dar, da damit die Akzeptanz von unisono maßgeblich beeinflusst wurde.


Erfolgsfaktoren

Der Erfolg der Einführung von unisono ist auf verschiedene Erfolgs- faktoren zurückzuführen. Eine wesentliche Voraussetzung war die Einbeziehung der Entscheidungsträger und die Kommunikation mit  den Stakeholdern der Universität.

Gegenseitiger Austausch und Zusammenarbeit

„Zu den Erfolgsfaktoren zählt die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Hochschulleitung, dem Lenkungskreis und den Fakultäten innerhalb der Universität Siegen. Daneben haben aber auch ganz klar die Zusammenarbeit mit der HIS eG und das Vertrauen in das hochmotivierte Projektteam zum Erfolg von unisono beigetragen. Alle Beteiligten wurden gefordert und gefördert und konnten gleichzeitig eine Ausgewogenheit an Entscheidungsfreiheit in der Umsetzung von Vorgaben nutzen.“, erklärt Christina Schiller, Abteilungs- und Projektleiterin Campusmanagement. Die gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten hat sich vor allem bei der Umsetzung der externen Gesetzesvorgaben bewährt – alle Funktionen wurden termingerecht verwirklicht.

Agilität

Die gelebte Projektagilität bildete die Grundlage dafür, dass gerade auch in kritischen Phasen Probleme und Herausforderungen schnell und zielorientiert gelöst wurden. Gerade in diesen Phasen erwiesen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HIS eG als wertvolle Partnerinnen und Partner.

Entscheidungsfreude

Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor war der Mut, mit dem Entscheidungen auch durch die Gremien Lenkungsausschuss und Rektorat getroffen wurden – wie die finale Produktivsetzung von unisono im Januar 2018. 


After-Go-Live

Die Universität Siegen hat nach der Produktivsetzung von HISinOne- EXA, dem finalen Schritt des vollständigen Go-Live von HISinOne, am  4. Januar 2018 eine ca. 10-monatige After-Go-Live-Phase angeschlossen. Supportanfragen durch Studierende, Lehrende und Prüfungsämter bezüglich der Usability konnten so schnell und effizient geklärt werden. Die Migration der Prüfungsdaten hatte jedoch teils manuelle, teils automatisierte Nacharbeiten in größerem Umfang notwendig gemacht. Durch das Projektteam selbst und der gezielten Unterstützung der HIS eG konnten diese Nacharbeiten erfolgreich beendet werden, so dass der Lenkungsausschuss, der diese Phase intensiv begleitet hatte, am 10. Oktober 2018 das „Einführungsprojekt HISinOne“ als beendet erklärt hat.

Die nächsten Schritte

Nach der erfolgreichen Umsetzung und den guten Erfahrungen in der Semesterplanung stehen nun die nächsten Schritte an. unisono soll weiter ausgebaut und gezielt auf die Bedürfnisse der Anwenderinnen und Anwender abgestimmt werden. Gute Ideen für neue Features und Einsatzgebiete sind reichlich vorhanden. 


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