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Release-Special 2021.12

Vom Campus- bis zum Forschungsmanagement, vom Finanzmanagement bis zur Personalverwaltung: Wir stellen Ihnen die Highlights des aktuellen Releases vor. 

Entdecken Sie die Highlights im Release 2021.12

Mit dem aktuellen Release stehen Ihnen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen für eine effiziente Hochschul-Verwaltung zur Verfügung. Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen und Möglichkeiten.


Release-Special zum Download

Laden Sie hier die Relase-Highlights als PDF-Datei herunter.

Detaillierte Informationen zum aktuellen Release finden Sie in den Release Notes im HIS-Wiki.


Neuerungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie

Vereinfachte Erfassung des 2G- bzw. 3G-Status

Mit der Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen stehen viele Hochschulen vor der Herausforderung, bei Bedarf auch den 2G- bzw. 3G-Status der Studierenden zu prüfen. Die Möglichkeit, diesen Status schnell und einfach mit HISinOne zu erfassen, erleichtert die Eingangskontrollen vor den Hörsälen und vermeidet die Bildung von Warteschlangen. Gemeinsam mit der bereits bekannten Erfassung der Teilnehmenden per QR-Code sorgt die Statusanzeige in HISinOne für einen reibungslosen Zutritt zu Präsenzveranstaltungen.


HISinOne

Individuelle Konfiguration von Kommunikationskanälen

Diese neue Funktion erlaubt es, die Benachrichtigungen zu neuen Portalmeldungen anzupassen. So kann individuell konfiguriert werden, zu welchen Portalmeldungen zusätzlich E-Mails oder Push-Nachrichten versendet werden. Die Nutzer:innen erhalten so mehr Übersicht in ihrem Posteingang, da sie nur noch relevante Nachrichten erhalten.


Internationale Studierendenleistungen einfach über EMREX importieren

Studierende, die z. B. während eines Auslandssemesters Credits außerhalb ihrer Heimhochschule erreicht haben, können diese mittels des EMREX-Protokolls in HISinOne importieren. Um die Leistungen zu übertragen, wird eine Verbindung zwischen HISinOne und dem entsprechenden Portal der anderen Hochschule aufgebaut. Nach dem Import können die Studierenden die übertragenen EMREX-Transfer-Daten in HISinOne einsehen und die Sachbearbeiter:innen im Prüfungsamt können die Leistungen in HISinOne-EXA übernehmen und verbuchen.

EMREX bietet die Möglichkeit eines nationalen und internationalen elektronischen Datenaustauschs von Studierendendaten.
Wenn die Hochschule dem EMREX-Netzwerk angeschlossen ist, können Studierende ihre eigenen Daten kontrollieren und zu verschiedenen Zwecken austauschen. Weitere Infos unter www.emrex.eu.


Komfortabel, schnell und benutzerfreundlich – Bewerbungen sichten

„Bewerbungen sichten“ ist die neue, auf die Arbeitsabläufe in der Sachbearbeitung optimierte Funktion, die eine sehr detaillierte Zugriffssteuerung auf Bewerbungen und deren Bestandteile bietet. Dadurch eignet sie sich insbesondere für die Abbildung dezentraler Prozesse, z. B. im Bereich der Masterstudiengänge.

    Integrierte Dokumenten-Vorschau und Massendownload der Bewerbungsunterlagen
    Im Rahmen der Prozess-Digitalisierung verzichten Hochschulen vermehrt auf das Einreichen der Unterlagen in Papierform. Um die Prüfung der digitalen Nachweise zu vereinfachen, wurde ein Dokumenten-Viewer integriert, der einen schnellen und direkten Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen ermöglicht, ohne den Download durchführen zu müssen. Ist für die Weiterverarbeitung der Download erforderlich, können mit einem einzigen Klick alle Dokumente auf einmal heruntergeladen werden. Dabei kann entweder eine Archivdatei mit Einzeldokumenten oder eine PDF-Datei, in der alle Dokumente zusammengeführt wurden, bereitgestellt werden.

      Erweiterungen der Statusleiste
      Im neuen Release wurde die Statusleiste überarbeitet und um neue Features erweitert:

      • Die Darstellung des Namens wurde an den HISinOne-Standard angeglichen.
      • Neben der HISinOne-Bewerbernummer sind alle externen Nummern der Bewerber:innen sichtbar, z. B. die BID von hochschulstart.de oder auch die uni-assist-Bewerbernummer.
      • Die Statusleiste kann per Konfiguration um die Anzeige weiterer Personenattribute (wie z. B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Benutzerkennung) ergänzt werden.

      Dezentrale tabellarische Massenbearbeitung

      Die Auswahl geeigneter Bewerber:innen wird oft dezentral organisiert. Die Aufgaben der in die Prozesse involvierten Fachbereiche und Fakultäten können dabei sehr vielfältig sein: Vergabe der Termine für Auswahlgespräche und Eignungsprüfungen, Erfassung der Ergebnisse der Eignungstests, Prüfung der Bewerbungsunterlagen, Bewertung der Motivationsschreiben usw. Zur Unterstützung dieser Prozesse wird mit dem neuen Release eine intuitive und flexibel anpassbare tabellarische Massenbearbeitung bereitgestellt, die auf Basis der frei konfigurierbaren Bewerberstapel umgesetzt wurde. Die zu bearbeitenden Spalten können bei der Definition der Bewerberstapel angegeben werden. Selbstverständlich sind auch in dieser Funktion dedizierte Rechteeinschränkungen möglich.

      Zur Vereinfachung der Einsicht in die durch die Bewerber:innen hochgeladenen Dokumente und Nachweise wurde die Möglichkeit zum Massendownload der Dokumente geschaffen. Dabei kann entweder eine Archivdatei mit Einzeldokumenten oder eine PDF-Datei, in der alle Dokumente zusammengeführt wurden, bereitgestellt werden. Für jede Bewerbung wird durch den Download-Auftrag ein Titelblatt erzeugt, das auch im Falle einer Weitergabe der Dokumente alle für die Verarbeitung erforderlichen Informationen enthält.


      Weitere Flexibilisierung im Bescheid-Management

      Mit dem Release 2021.12 wird die Flexibilisierung des Bescheid-Managements fortgesetzt. Es können weitere eigene, bisher nicht im Standard vorgesehene, Bescheide realisiert werden. Ab sofort werden fachliche Ereignisse bei Änderungen an Bewerbungsbestandteilen (Status- und Feldänderungen) ausgelöst. Basierend auf diesen Ereignissen können unterschiedliche hochschulspezifische Bescheidanforderungen erstellt werden, wie z. B. Bescheid über die bestandene Prüfung der Eignungsfeststellung, Feststellungsbescheid bzw. Bescheid über die Teilnahme am Vergabeverfahren. Die neuen Bescheide können in Papierform oder digital über den Posteingang der Studienbewerbung bereitgestellt werden.

      Schnittstellenversion von hochschulstart.de aktualisiert

      Durch die Umstellung der aktiven Schnittstellenversion von V4.5 auf V4.7 wird für das Attribut „Anrede“ in den Stammdaten der Bewerber:innen das neue Attribut „Geschlecht“ angepasst. Da bei HISinOne die Anrede und das Geschlecht miteinander gekoppelt sind, wird somit statt der Anrede nur noch das Geschlecht von hochschulstart.de übernommen, wenn Bewerberstammdaten mittels SAF202 oder SAF204 abgeholt werden.

      Berücksichtigung der Herkunftsländer nach dem „Marburger Modell“

      Wird die Rangliste für ausländische Studienbewerber:innen und Staatenlose ausschließlich nach der umgerechneten HZB-Note sortiert,
      so können die unterschiedlichen Bewertungsmaßstäbe einzelner Herkunftsländer nicht berücksichtigt werden. Das neue Release unterstützt das Verfahren nach dem sogenannten „Marburger Modell“,
      in dem zunächst die Landes-Ranglisten nach der ermittelten Durchschnittsnote gebildet werden. Im Anschluss wird eine Gesamt-Rangliste erstellt, in der die Bewerber:innen entsprechend der zuvor ermittelten Rangnummer ihrer Landes-Ranglisten eingeordnet werden.

      Weiterer Funktionsausbau Studenten-Meldeverfahren (SMV)

      Die Funktionen zur elektronischen Übermittlung von Studierendendaten an die gesetzlichen Krankenkassen im Zuge des Studenten-Meldeverfahrens (SMV) wurden weiter ausgebaut. Hierbei wurden insbesondere die Erfahrungen verschiedener Pilothochschulen berücksichtigt.


      Automatische Übertragung der individuellen Regelstudienzeiterhöhung

      Bisher erfasste individuelle Regelstudienzeiterhöhungen für einen Studiengang werden bei bestimmten Änderungen am Studiengang automatisch übertragen. Die geänderte Regelstudienzeit bleibt bei Änderung der Merkmale Vertiefung, Schwerpunkt, Fachkennzeichen, Prüfungsordnungsversion, Studienart/-typ/-form und Standort erhalten.

      Entsprechend bleibt bei Einfachstudiengängen die Erhöhung so lange wirksam, wie die Kombination aus Abschluss und Fach unverändert bleibt. Bei Mehrfachstudiengängen kann konfiguriert werden, ob die Erhöhung auch bei einem Fachwechsel innerhalb des Abschlusses übertragen werden soll.


      Übernahme von Bewerbungsinformationen bei Immatrikulation zum Zweitstudium

      Bei der Bewerbung um einen Studienplatz wird abgefragt, ob bereits ein abgeschlossenes Hochschulstudium vorliegt und wie viele Hochschulsemester bereits absolviert wurden. Seit dem Release 2021.12 setzt HISinOne bei Vorliegen dieses Falles automatisch die Studienform „Zweitstudium“ für den zu immatrikulierenden Studiengang ein.


      Verbesserte Prüfungsplanung durch Anbindung von Planungstools

      HISinOne bietet nun die Möglichkeit, Terminplanungsregeln für Prüfungen zu erfassen und per Webservices anderen Systemen zur Verfügung zu stellen. Prüfungstermine aus externen Systemen werden jetzt via Webservices nach HISinOne übernommen.

      Neben den bereits bestehenden Schnittstellen zur Anbindung von Tools zur Veranstaltungsplanung stehen somit zum Release 2021.12 alle notwendigen Schnittstellen bereit, um auch Tools zur automatischen Prüfungsplanung an HISinOne anzubinden.


      Forschungsmanagement

      Informationen individuell platzieren: Flexible Attribute

      Hochschulindividuelle Informationen können bereits seit dem Release 2020.12 über flexible Attribute erfasst werden. Nun können diese Felder noch flexibler eingesetzt werden. Als Text, Datum, Zahlenfeld oder anpassbare Schlüsseltabelle konfigurierte flexible Attribute können frei auf allen Registerkarten und Fieldsets platziert werden.

      Erweiterter Import für Publikationen über ORCID und BibTeX

      Eine neue Oberfläche vereinfacht den Import von Publikationen über ORCID oder BibTeX. Neben der Selbstbedienungsfunktion für Wissenschaftler:innen, steht der Import auch als Massenfunktion für die Bibliothek zur Verfügung. In den kommenden Entwicklungsstufen werden die Benachrichtigungen und Meldungen rund um den Import, sowie die Dublettenprüfung und -zusammenführung weiter verbessert.


      Business Intelligence

      Verbesserte Integration der JasperReports in die neuen Angular Oberflächen

      Die Darstellung der grafisch orientierten JasperReports für die HISinOne-Business Intelligence wurde in den neuen Angular Oberflächen optimiert. Zusätzlich können die JasperReports auch in HTML angezeigt werden. Hierdurch werden sowohl die Anwendungsmöglichkeiten ausgebaut als auch die Entwicklung der Reports wesentlich erleichtert.


      Weitere Dialoge zur BI-Systemkonfiguration im neuen Look and Feel

      Im Rahmen der Erneuerung des Look and Feel in der Systemkonfiguration wurden weitere Dialoge auf die modernisierte Oberfläche umgestellt.


      Hochschul-ERP

      Selbstdefinierbare Attribute für Stammdatendialoge in FSV

      Durch die Einführung von Attributen können beliebig viele Informationen in Aufgaben/Aktivitäten hinterlegt und auch angezeigt werden. Auch die Rechte zur Neuanlage, Änderung oder Löschung können benutzerabhängig konfiguriert werden. Diese Felderweiterungen erfordern keinen zusätzlichen Aufwand und stehen innerhalb weniger Minuten zur Verfügung. In der ersten Ausbaustufe ist die schnelle Erfassung für den Stammdatendialog Bedarfsstelle – Institution – Kostenstelle möglich. Weitere Ausbaustufen in weiteren Aktivitäten (u.a. in Kostenträger-Projekt) sind bereits vorgesehen.

        Die neue Erfassung von Attributen bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

        • individuelle, aussagefähige Benennung der neuen Informationsinhalte (kein „AWK 4“)
        • Nutzung verschiedener Datentypen (Text, Kommazahl, Ganzzahl, Ja/Nein, Datum)
        • Definition von Standardwerten
        • automatische Zuweisung von Pflichtattributen mit Vorgabewerten für jeden neuen Inst-Datensatz
        • rückwirkende Zuweisung von Attributen mit Vorgabewerten auch für bereits vorhandene Datensätze
        • Suchen bzw. Selektieren von Datensätzen anhand vergebener Attribute

        Neue Oberfläche für das Stellenbewerbungsmanagement

        Im Release 2021.12 wurde die erste Komponente des Stellenbewerbungsmanagements umgesetzt. Dabei wurde auf die moderne HISinOne-Angular-Oberfläche gesetzt, welche vollumfänglich mit SVA und den QIS-Komponenten kompatibel ist. Durch die neu geschaffene Möglichkeit, Stellenausschreibungen und Bewerbungen auf diese Stellen unter Verwendung der HISinOne-Technologie zu verarbeiten, kann diese Komponente unmittelbar in einem HISinOne-Portal verwendet werden.

        Für die Stellenausschreibungen entfällt somit an dieser Stelle die Integration eines QIS-Systems. Die Auswertung eingegangener Bewerbungen erfolgt anschließend wieder über das bewährte QIS-System. Dieser Prozess wird jederzeit durch die zahlreichen Funktionen von SVA unterstützt.


        Ankündigung Release 2021.12

        Modernisierung von Datenbankstruktur und Berichtserstellung

        Im Rahmen der Modernisierung der HISinOne-Business Intelligence wurde begonnen, die Datenbankstruktur um eine in Datawarehouse-Systemen etablierte Struktur zu ergänzen. Diese Modernisierung beginnt jetzt und erfolgt in mehreren Schritten. Durch die Neuerungen wird ein besseres Verständnis der Datenstrukturen erzielt. Zudem wird die Erstellung eigener Berichte flexibler und intuitiver: Neue Oberflächen erlauben dynamische Hierarchiebildung und die Filterung ermöglicht die Erzeugung von Diagrammen passend zur tabellarischen Ansicht.

        Die Möglichkeit, die verwendete Datenbankabfrage für solche Berichte transparent einzusehen, vereinfacht den Einstieg in die klassische Berichtsentwicklung. Weitere Ziele bei der Verwendung von etablierten Datawarehouse-Strukturen liegen in der einfacheren Erzeugung von kennzahlenorientierten Berichten sowie der Definition von eigenen Kennzahlen über die Oberfläche. Zusätzlich unterstützen die modernisierten Datenbankstrukturen die Nutzung durch OLAP-Tools.


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        Detaillierte Informationen zum aktuellen Release finden Sie in den Release Notes im HIS-Wiki.

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