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Werkstattbericht: Elektronische Ausgangsrechnungen lebhaft diskutiert

Florian Pfeiffer, stellvertretender Leiter des Referats Finanzbuchhaltung der Friedrich- Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Andreas Wiebusch, verantwortlicher Produktmanager für das Hochschul-ERP

Die Verarbeitung elektronischer Ausgangsrechnungen mit dem Hochschul-ERP stand vom 19.-20. Februar im Mittelpunkt eines Workshops im Anzeiger-Hochhaus in Hannover. Am Unternehmenssitz der HIS eG diskutierten 14 Teilnehmer*innen aus verschiedenen Hochschulen und Institutionen lebhaft und produktiv über die aktuelle Lage und ihre Wunschvorstellungen. Das Ergebnis der intensiven Workshop-Tage ist eine solide Grundlage für die zukünftige Weiterentwicklung des Hochschul-ERPs. 

„Sonnig mit Nebel“ lautet die vorherrschende Wetterdiagnose der Teilnehmer*innen zum Einstieg in den zweiten arbeitsreichen Tag. Während die aktuelle Lage sowie das übliche Vorgehen der Hochschulen bereits am Vortag an Pinnwänden festgehalten wurden, soll sich heute der Nebel lichten und die Aussicht auf den zukünftigen Prozess freigeben. 

Die Stimmung ist gut in der bunt zusammengesetzten Gruppe: „Wir haben hier viele verschiedene Perspektiven.“, stellt Teilnehmer Florian Pfeiffer von der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) fest. „Aber eigentlich haben alle dieselben Probleme.“ Mit über 30.000 Ausgangsrechnungen, 800 FSV-Nutzer*innen und 40.000 Studierenden, verteilt auf drei Städte ist die FAU die größte teilnehmende Hochschule an diesem Tag. 

„Es ist schön, dass eine so repräsentative Gruppe an Mitgliedern der Einladung gefolgt ist.“, freut sich Andreas Wiebusch, der im Rahmen des Workshops als verantwortlicher Produktmanager für das Hochschul-ERP durch den Tag leitet. 

Für Florian Pfeiffer ist die Teilnahme eine Chance. „Die Gelegenheit, an einem Prozess zur elektronischen Ausgangsrechnung mitzuwirken, ist spannend. Ein zentrales elektronisches Verfahren bietet viele Vorteile. Neben dem Umweltschutz ist es vor allem die Transparenz des digitalen Vorgehens, die uns interessiert. Bei der hohen Anzahl an Rechnungen, die wir verarbeiten, können wir Zeit und Kosten sparen, denn die Beantwortung von Nachfragen bedeutet einen nicht zu unterschätzenden Aufwand.“

Im Laufe des Vormittags zeichnet sich an der Wand des Besprechungsraumes ein erstes Bild des potenziellen zukünftigen Prozesses ab: Die notwendigen Schritte wurden zusammengefasst, eine zeitliche Abfolge festgelegt. 

 „Der Prozess ist komplex.“, merkt Andreas Wiebusch an und es wird deutlich, dass das Vorhaben über einen Entwicklungszyklus hinaus reichen wird. Eine weitere Bewertung des Ergebnisses ist notwendig. Die Teilnehmer*innen diskutieren: „Wo liegt der Kern, den wir alle benötigen? Welche offenen Punkte sind organisatorischer Natur und bei welchen Prozessen kann die Software einen zentralen Vorteil bieten?“

Die Resultate finden sich an der Tafel in fertig geschnürten Themenpaketen wieder. 

„Im nächsten Schritt entwickeln wir auf Grundlage dieser Pakete Fachdesigns, die dann in unseren Produktentwicklungsprozess einfließen.“, erläutert Andreas Wiebusch. „Die Arbeit der beiden Workshop-Tage ist extrem wertvoll für uns.“, schließt er und bedankt sich noch einmal bei allen Teilnehmer*innen. Aus seiner Sicht war der Workshop ein voller Erfolg.