Universität Konstanz: Moderne Organisation – modernes Campus-Management
Mit dem richtigen Team stark in der Umsetzung
05.04.2016
Die Universität Konstanz verfolgt als Campusuniversität seit ihrer Gründung eine Strategie der Modernisierung und der Reform von innen. Dieser Tradition entspricht auch das Projekt „Campus-Management“. Dank des prozessorientierten Ansatzes gelang es der Universität Konstanz gemeinsam mit der HIS eG innerhalb von zwei Jahren ein erneuertes ganzheitliches Bewerbungs- und Studierendenmanagement mit HISinOne-APP und HISinOne-STU ins Leben zu rufen.
Die Universität Konstanz
Seit ihrer Gründung als Reformuniversität im Jahr 1966 steht die Universität Konstanz für Spitzenforschung, Exzellenz in Lehre und Studium, Internationalität und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Sie zählt damit zu den bundesweit elf Universitäten, deren „Zukunftskonzepte zum Ausbau universitärer Spitzenforschung“ von der Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder gefördert werden. Das Lehrangebot für die mehr als 11.600 Studierenden umfasst zahlreiche zum Großteil interdisziplinäre Studienangebote in den Bereichen Mathematik und Naturwissenschaften, Geisteswissenschaften sowie Rechts-, Wirtschafts- und Verwaltungswissenschaften.
Ausgangssituation
Während die Universität Konstanz steigende Studierendenzahlen verzeichnete, stieg nicht zuletzt durch den Bologna-Prozess zugleich auch die Vielseitigkeit des Aufgabenbereichs in der Verwaltung an. Mehr administrative Aufgaben, die auch die Studierenden immer stärker forderten, führten zu wachsenden Anforderungen an die eingesetzte Software.
Als Konsequenz entstanden zahlreiche Insellösungen und Eigenentwicklungen in der Datenverarbeitung der Universität. Die Aufwände für Instandhaltung, Schnittstellenpflege und Datenhaltung erhöhten sich exponentiell. Updates waren aufwändig, da sie auf diversen Datenbanken und an mehr als 100 Arbeitsplätzen durchgeführt werden mussten. Verbunden mit komplexen Datenflüssen zwischen den Systemen, wurde die Haltung eines einheitlichen und aktuellen Datenbestands zu einer Herausforderung.
Auch für Studierende war die Anmeldung an verschiedenen Systemen notwendig. So kam zielgruppenübergreifend der Wunsch nach einer zeitgemäßen, transparenten und integrierten Softwarelösung auf.
„Heute sind funktionierende und erweiterbare CM-Systeme ein zentraler Erfolgsfaktor für eine moderne Universität. Studierende brauchen reibungslose und transparente Abläufe zur optimalen Konzentration auf ihr Studium.“
Initialisierung und Vorbereitung
In dem Bewusstsein, dass mit der Erneuerung des Campus-Management-Systems auch eine Organisationsentwicklung einhergeht, rief die Universität Konstanz das Projekt „Campus Management“ ins Leben. Das Projektteam beinhaltet sowohl Mitarbeitende für die technische Umsetzung als auch für eine Analyse, Umgestaltung und Einführungsbegleitung der Prozesse. Das Team arbeitet zudem eng verzahnt mit den beteiligten Fach- und IT-Abteilungen.
Studierende sollen sich auf Inhalte konzentrieren
Die Ziele waren klar: Grundsätzlich sollten beste Studienbedingungen und mehr Transparenz rund um die Managementaufgaben in Lehre und Studium geschaffen werden. Insbesondere Studierende sollten sich weniger mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen um sich stärker auf ihr Studium fokussieren zu können.
Eine gute Grundkonzeption ist entscheidend
In der weiteren Planung wurden die notwendigen hochschulinternen Rahmenbedingungen für das erfolgreiche Projekt geschaffen. Eine Stakeholder-Runde bestehend aus CIO sowie Vertreterinnen und Vertretern der IT, der elektronischen Prüfungsverwaltung, der Studentischen Abteilung, der Fachbereiche sowie der Studierenden wurde gebildet. Aufwände sowie der Personal- und Ressourcenbedarf wurden festgelegt und mit der Hochschulleitung unter Einbeziehung der Abteilungsleitungen abgestimmt. So wurde auch die Basis für einen regen Austausch zwischen allen Beteiligten gelegt und eine transparente Kommunikationsstruktur etabliert. Gemeinsam mit weiteren Universitäten wurde im Verlauf des Projekts zudem die Möglichkeit zusatzfinanzierter Entwicklungen bei der HIS eG genutzt. Hierfür benötigte Budgets wurden vorab geklärt.
Das Projekt
Dem prozessorientierten Projekt-Vorgehen der HIS eG entsprechend, wurde in mehreren Workshops zunächst eine Analyse der IST-Prozesse durchgeführt, bevor in weiteren Terminen die SOLL-Prozesse erarbeitet wurden. Annette Manz, Projektleiterin des Campus Management Projekts an der Universität Konstanz, betont: „Das Festhalten der IST-Prozesse ist fundamental, um alle wichtigen Aspekte erfassen zu können und Fehlern und Missverständnissen im späteren Projekt vorzubeugen.“
In den Workshops wurde zudem schnell deutlich, wie wichtig die Einbindung aller fachlich am Projekt beteiligten Stakeholder ist, um eine Gesamtsicht auf die Abläufe an der Universität zu erhalten. Die bereits erwähnte enge Verzahnung von Prozessen und Technik trat vor allem in dem darauf folgenden Schritt hervor: dem Abgleich mit den HISinOne-Prozessen. In diesem Schritt wurden die Prozesse und das System parallel betrachtet. So entstanden auf fachlicher Seite Zielprozesse während auf der technischen Seite Anforderungen an das System aufgenommen wurden.
Ohne gegenseitiges Verständnis kommt man nicht weit
„Uns war von Anfang an klar, dass das Projekt nur gelingen kann, wenn IT- und Prozessseite einander verstehen, um die Bedenken des jeweils anderen nachvollziehen zu können. So bauten unsere Prozessverantwortlichen Know-how zur HIS-Software sowie der Hochschul-IT auf, während die IT-Fachleute sich mit den prozessualen Abläufen, die hinter der Software stehen, auseinandersetzten.“, so Manz. „Fragen zu Funktionen konnten wir jederzeit schnell per Online-Meeting mit unseren HIS-Kontakten klären. Diese Sitzungen halfen uns, die Software besser kennenzulernen und sparten Zeit im Vergleich zu Vor-Ort-Meetings“, erläutert sie weiter.
„Das prozessorientierte Vorgehen mit der HIS eG hat sich bewährt: Durch die Arbeit an den Hochschulprozessen werden Anforderungen deutlich. Durch die parallele Dokumentation der Ergebnisse in den Referenzprozessen durch die HIS-Mitarbeiter wird die Umsetzung erleichtert.“
Umsetzung und Kommunikation
Zum strukturierten Projektmanagement gehörten regelmäßige Abstimmungen, Ressourcenplanungen und fortlaufende Dokumentationen. Allen Beteiligten war jedoch klar, dass ein solches Projekt nicht linear verläuft und man sich auf iterative Prozesse einstellen muss. Manz ergänzt: „Es freut mich daher, dass die HIS eG parallel zu ihren Planungsphasen ein agiles Entwicklungsvorgehen unterstützt.“
Botschafter ist das Projektteam vor Ort
Das Projektteam prägt eine offene und ehrliche Kommunikation und tritt als Botschafter in Dialog mit den internen Stakeholdern. Im Mittelpunkt steht stets der Leitgedanke miteinander das Ziel eines neuen Campus Managements zu erreichen. Eine bedachte Wegplanung, die Schritt für Schritt umgesetzt wird sowie realistische Versprechungen sind Grundsätze des Teams. Zudem wird die eigene Beratungsaufgabe sehr ernst genommen, Transparenz wird geschaffen und Mitarbeit eingefordert.
Die Lösung
Studierende der Universität Konstanz haben seit der Migration zu HISinOne-APP und -STU die Möglichkeit, sich mit einer einzigen Anmeldung zu bewerben, Informationen einzusehen und sich im weiteren Verlauf z.B. Studienbescheinigungen herunterzuladen. Individuelle Informationen zu Studium und Lehre sind jederzeit transparent abrufbar.
Die zentrale HISinOne-Datenbank vereint Informationen, die bislang verteilt waren und nur mit einigem Aufwand verknüpft werden konnten. Gleichzeitig sind Updates und Prozessanpassungen dank der modernen Architektur einfacher als bisher.
„Von dem gelungenen Projekt haben alle Seiten profitiert. Durch den Dialog haben sich sowohl die Universität Konstanz als auch die HIS eG weiterentwickelt. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“