„Im Grunde ein Organisationsentwicklungsprojekt“
01. Juli 2021
Seit Ende 2020 läuft HISinOne an der Universität Hohenheim vollumfänglich im Produktivbetrieb. Damit ist nach rund siebenjähriger Laufzeit die Umstellung des Campusmanagements abgeschlossen. Im Rückblick erläutern Projektleiter Henning Reineke und Volker Schmid von der Universität Hohenheim, wie das Projekt umgesetzt wurde und warum eine HISinOne-Einführung für eine Hochschule mehr bedeutet, als eine reine Aktualisierung der Campusmanagement-Software.
Ausgangssituation
Vor dem Projektstart im Jahr 2014 nutzte die Universität Hohenheim bereits die HIS-Produkte HIS-ZUL, -SOS, -POS und -LSF. Über HISconnect wurde die Verbindung zum DoSV hergestellt. LSF und das bestehende Content Management System waren eng verknüpft, allerdings bestand keine Integration von LSF mit POS. Perfekt angepasste Eigen- und Zusatzentwicklungen waren nur schwer durch Standardsoftware zu ersetzen. Diese komplexe Landschaft sollte nun durch HISinOne abgelöst werden. Die Universität Hohenheim wollte so ein zukunftsfähiges, einheitlich steuerbares Campusmanagement in einer homogenen IT-Infrastruktur schaffen. Zudem sollte doppelte Datenhaltung vermieden werden.
Verbundprojekt fördert die Entscheidung für HISinOne
Ein wesentlicher Auslöser für die Entscheidung HISinOne einzuführen, war das bwCMS-Projekt. Die neun Landesuniversitäten des Landes Baden-Württemberg hatten sich zusammengeschlossen, um gemeinsam eine zeitgemäße IT-Infrastruktur umzusetzen, hierzu zählte auch die Einführung von HISinOne. Als Verbund konnten die Universitäten ihre Interessen und Kompetenzen bündeln. Projektleiter Henning Reineke: „Es gab bereits damals eine gute Zusammenarbeit mit HIS. Zudem wussten wir, dass auch andere große Universitäten sich für HISinOne entschieden hatten und wir aus Kooperationen mit ihnen in der Einführungsphase profitieren konnten. Beispiel: Gemeinsame Beauftragung fehlender Funktionalitäten. Daher erschien es logisch, die alten Systeme durch HISinOne abzulösen.“
Die Entscheidung für HISinOne fiel in einer auch für HIS bewegten Zeit: Die HIS GmbH befand sich gerade in der Umstrukturierung zur HIS eG. „Gerade in dieser Zeit war es für uns wichtig, das Vertrauen der Hochschulen zu spüren“, erinnert sich Dr. Tom Karasek, Arbeitsbereichsleiter Kundenbeziehungen bei HIS. „Jeder neue Auftrag hat uns motiviert, den Weg von HISinOne und einer Genossenschaft der Hochschulen weiter fortzusetzen.“
Mehr als eine einfache Systemeinführung
Auf Seite der Universität Hohenheim wurde das Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum mit der Leitung der HISinOne-Einführung betraut. „Beim Aufbau des Projektteams haben wir die Kollegschaft mit ins Boot geholt, die später auch mit der neuen Software arbeiten sollten“, erklärt Volker Schmid. „Das detaillierte Fachwissen im Umgang mit den Altsystemen hat uns bei der Migration geholfen und uns wurde schnell klar, wo noch Herausforderungen zu bewältigen waren.“ Dieses Fachpersonal wurde durch befristete Kräfte entlastet. Zusätzlich haben sich Projektmitarbeiter:innen um das Projektmanagement gekümmert.
Die eigentlichen Herausforderungen des Projektes haben sich erst im Projektverlauf herausgestellt und waren anders als erwartet. So war nicht klar, wie lange die Altsysteme noch weitergenutzt werden mussten. Koordinierungsaufgaben und organisatorische Probleme wurden unterschätzt.
„Eine HISinOne-Einführung ist im Grunde ein Organisationsentwicklungsprojekt: Die technischen Anforderungen sind relativ gut umzusetzen, die eigentliche Herausforderung liegt in der Organisation der Zusammenarbeit von Universitätseinrichtungen auf einer gemeinsamen Datengrundlage und Anpassen der bisherigen Arbeitsabläufe“, meint Henning Reineke. „Wir würden im Nachhinein empfehlen, auch jemanden in der Projektleitung zu etablieren, der gut mit der Hochschulorganisation vertraut ist und einen guten Draht zu den Entscheidungsträger:innen hat.“
Durch die Einbeziehung der betroffenen Abteilungen waren die einzelnen Universitätseinrichtungen über den Fortgang des Projektes informiert. Die Hochschulleitung wurde durch Berichte in Senatskommissionen auf dem Laufenden gehalten. Die hochschulinterne Öffentlichkeit wurde über eine Projektwebseite und im Intranet informiert. „Die Zugriffszahlen auf die Website hätten besser sein können“, berichtet Volker Schmid schmunzelnd und verweist auf das wohl erfolgreichste Format: „2015 haben wir Feedbackrunden mit den vom Projekt betroffenen Fakultäten etabliert. Viele dieser Runden bestehen noch heute und werden zum übergreifenden Austausch genutzt.“
Vorgehen
Die einzelnen HISinOne-Segmente wurden an der Universität Hohenheim nacheinander eingeführt. „Die sukzessive Produktivsetzung war eine besondere Herausforderung, da wir in dieser Phase einen Mischbetrieb von Altsystem und HISinOne gewährleisten mussten“, sagt Henning Reineke. Eine andere Schwierigkeit war es, die Nutzer:innen an das neue System heranzuführen und von den gewohnten Arbeitsabläufen zu lösen. „Unsere Altsysteme waren mit einer eigens entwickelten Weboberfläche nutzerfreundlich und ansprechend gestaltet. Das hatte zur Folge, dass für viele Kollegen und Kolleginnen das „Look and Feel“ der neuen Software weniger ansprechend war, als die gewohnten Systeme.“ erinnert sich Volker Schmid.
Umso erleichterter war das Projektteam als im April 2015 die Produktivsetzung von HISinOne-APP erfolgte. Dieser erste Meilenstein und die Abbildung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens mit HISinOne zeigten, dass die neue Software funktionierte und gaben Motivation, die nächsten Segmente anzugehen.
Im Laufe des Projektes wurden die Planungen immer wieder überprüft und auf die aktuellen Gegebenheiten angepasst. Neue Anforderungen wurden formuliert und umgesetzt. Auch organisatorische Details standen immer wieder auf dem Prüfstand: Hierzu zählten beispielsweise die Bewilligung neuer Mittel vom Rektorat oder die Aufstockung und die Verlängerung von Verträgen mit HIS.
Zusammenarbeit mit HIS
Als Konstante im Projekt stellte sich die gute Zusammenarbeit zwischen HIS und der Universität Hohenheim heraus. In Vor-Ort-Workshops aber auch in Online-Konferenzen konnten viele Herausforderungen bewältigt und das weitere Vorgehen festgelegt werden. Auch der Wechsel von der HIS-seitigen Projektleitung zu einer Betreuung durch CHE Consult stellte sich als positiv heraus: „Anfangs waren wir irritiert, dass die Projektleitung an einen Dienstleister übergeben wurden. Im Nachhinein können wir aber sagen, dass die externe Projektleitung hervorragende Arbeit geleistet und ideal zwischen unseren Positionen und den Ansichten der HIS vermittelt hat.“ so Henning Reineke. „Auch die externe Sichtweise auf das Projekt hat unsere Einführung enorm bereichert.“
Die Entwicklung von HISinOne konnte in Hohenheim genau beobachtet werden: „Uns war bewusst, dass HISinOne zum Projektstart noch ausbaufähig sein würde. Die Weiterentwicklung haben wir genau verfolgt: Vor allem HISinOne-APP deckt mittlerweile alle benötigten Funktionen ab und erfüllt unsere Erwartungen. Allerdings vermissen wir noch Funktionen, vor allem in HISinOne-EXA. Hier hoffen wir auf die kommenden Releases.“
Fazit
Die Einführung von HISinOne hat deutliche Verbesserungen in den Abläufen an der Universität Hohenheim geschaffen. Es gibt jetzt eine klarere Datenlage gerade bei den Personendaten, weil durch die Integration getrennte doppelte Datenhaltungen aufgehoben werden konnten. Gerade in der Anfangsphase wurde die Umstellung kritisch wahrgenommen. Viele Mitarbeiter:innen nahmen die Bedienung des Systems als kompliziert wahr und vermissten die von LSF bekannte optimierte Weboberfläche. Zudem waren Funktionen der Software zur Einführung teilweise noch nicht ausgereift. „Die Kollegen und Kolleginnen mussten dann mit einer Notlösung arbeiten, bis die Verbesserungen im System umgesetzt waren“, so Volker Schmid.
Insgesamt hat die Universität mit dem neuen System gewonnen, auch wenn die Situation sich für einzelne Nutzer:innen verschlechtert haben mag. „Wie gut die Neuerungen letztlich bei den Mitarbeiter:innen, die HISinOne nicht regelmäßig nutzen und bei den Studierenden ankommen, lässt sich nur schwer nachvollziehen“, sagt Henning Reineke. Die Serviceverbesserungen würden einfach hingenommen, hier gelte wohl das schwäbische Motto „nicht kritisiert ist Lob genug“.
Im Weiteren werden an der Universität Hohenheim die Software und die Abläufe weiter konsolidiert und Funktionen aktiviert, die bisher nicht produktiv genutzt wurden. Hierzu zählen Themen wie Belegungs- und Verteilverfahren, Schnittstelle zum eLearning-System, Shibboleth-Anmeldung oder Zweifaktorauthentifizierung.
Die Universität Hohenheim
Die älteste Universität Stuttgarts wurde 1818 gegründet. In der Tradition der Hochschule liegt es, innovative Lösungen für drängende gesellschaftliche Probleme zu entwickeln. Anders als andere Universitäten besitzt die Universität Hohenheim dazu einen bundesweit einmaligen Fächerkanon mit den Schwerpunkten Agrar-, Natur-, Kommunikations- und Wirtschaftswissenschaften. Ein gemeinsamer Schwerpunkt in Forschung und Lehre aller Fächer ist die Bioökonomie. Dabei handelt es sich um die Wirtschaftsweise der Zukunft, mit neuen Produkten und neuen Produktionsverfahren, deren Rohstoffe von Pflanzen, Tieren oder Mikroorganismen stammen. Besonders im Bereich der Agrarwissenschaften ist die Universität weltweit vernetzt.