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Das Online-Zugangsgesetz
digitale Verwaltung ab 2022

Digitalisierung der deutschen Verwaltungen

Der Wunsch der Politik, digitale Behörden und Verwaltungsleistungen zu schaffen, ist nicht neu.  Auch die Bürger:innen wünschen sich moderne und effiziente Abläufe in Behörden und Serviceeinrichtungen. Zur Beschleunigung der Transformation hin zu einer computerbasierten Verwaltung wurden auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene Gesetze und Verordnungen beschlossen bzw. erlassen. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden diese Gesetzte unter dem Begriff „Onlinezugangsgesetz“ (OZG) zusammengefasst. Da die konkrete Umsetzung allerdings sehr detailreich ist, muss auch hier eine Differenzierung stattfinden.

Onlinezugangsgesetz (OZG)

Das OZG ist ein Bundesgesetz und treibende Kraft der Digitalisierung der Verwaltungsabläufe. Die Zielgruppe des Gesetzes sind die Bürger:innen, für die sich Verwaltungsleistungen als durchgängiger Prozess darstellen sollen. So sollen beispielsweise Unterlagen und amtliche Dokumente zukünftig digital angefordert und zugestellt werden. Zwei wesentliche Aspekte des OZG sind die verpflichtende Anbindung von Nutzer- bzw. Servicekonten. Diese werden vom Bund und teilweise von den Ländern zur Verfügung gestellt. Die Nutzenden können dann wahlweise sich über diese Konten authentifizieren und sogar in einen digitalen Verwaltungsakt inkl. digitaler Bescheidzustellung einwilligen.

Zudem bieten die Konten ein eigenes Postfach an, dass nur von Behörden befüllt werden kann.

In der ersten Ausbaustufe bis Ende 2022 sollen insgesamt 575 Verwaltungsleistungen digital angeboten werden. Um den Umsetzungsfortschritt zu beschleunigen (s.g. OZG-Booster) wurden diese nochmals priorisiert. Da die meisten Hochschulen als Behörden gelten, müssen auch sie den Anforderungen des Gesetzes nachkommen.


E-Government-Gesetz (EGovG)

Das EGovG gilt für  Bundeseinrichtungen als Bundesgesetz und in jedem Bundesland als Landesgesetz. Inhaltlich sind diese Gesetze sehr ähnlich, allerdings sind Hochschulen nicht in jedem Bundesland zur Erfüllung des Gesetzes verpflichtet. Das EGovG zielt auf eine digitale Verwaltung aus Behördensicht ab. Inhalte sind bspw. die Verpflichtung zum Führen einer digitalen Akte oder das Anbieten von digitalen Bezahlverfahren für eventuell anfallende Gebühren. In Kombination mit dem OZG und weiteren Gesetzen bzw. Verordnungen (z.B. BITV, EU-GSGVO, etc.) ergibt sich ein digitales Gesamtpaket. Die E-Government-Gesetze laufen bis 2025.

Single Digital Gateway (SDG)

Das SDG ist eine EU-Verordnung und ist für alle Mitgliedstaaten verpflichtend. Es bündelt die digitalen Verwaltungsleistungen aller EU-Staaten in einem Portal und stellt eine Verknüpfung zu den jeweiligen Landeslösungen her. Vor allem im Zusammenspiel mit dem Registermodernisierungsgesetz ergibt sich ein direkter behördlicher Datenaustausch. Entsprechend dem „Once-Only“-Prinzip sollen Daten, die einer Behörde bereits bekannt sind, nicht erneut angegeben werden müssen, sondern direkt aus der Quelle übernommen werden. Dies gilt insbesondere für Nachweise aller Art, wie bspw. dem Abiturzeugnis oder dem Hochschulabschlusszeugnis. Insgesamt wird erwartet, dass durch dieses Vorhaben die Qualität der Registerdaten gesteigert wird. Auch Hochschulen werden im Sinne des SDG als Register betrachtet .


Besonderheiten der Hochschulverwaltungen

Im Gegensatz zur föderalistisch geprägten Behördenlandschaft ist die deutsche Hochschullandschaft durch die Hochschulautonomie charakterisiert. Gerade im Hochschulbereich besteht durch die Nutzung integrierter Campus-Management-Systeme (CaMS) bereits ein hoher Digitalisierungsgrad. Diese modernen Fachverfahren gilt es nun auf die neuen Rahmenbedingungen auszurichten und so den Hochschulverwaltungen eine Gesetzeskonformität und den Bürger:innen ein positives digitales Erlebnis zu ermöglichen.

Online-Anträge

Eine wesentliche Rolle, im Verständnis der Verwaltungsleistungen, nehmen Online-Anträge ein. Diese nehmen Daten und Nachweise (Bestätigung eines Sachverhalts) entgegen. Anschließend findet eine Bearbeitung statt und abschließend wird ein Bescheid ausgestellt. In der Hochschulrealität stellen sich die Prozesse oft nicht ganz so linear dar, daher ist dies als vereinfachtes Muster zu verstehen.


Übersicht der von Hochschulen zu erbringenden Leistungen

  • Gebühren / Beiträge
    (+++)
  • Zentrale Vergabeverfahren durch die SfH Durchführung
    (+++)
  • Unterbrechung des Studiums / Beurlaubung
    (+++)
  • Hochschulabschlussdokumente Erstellung
    (++)
  • Gebühren / Beiträge Erlass
    (+)
  • Gasthörerschaft Zulassung
    (+)
  • Immatrikulation Bescheinigung
    (+++)
  • Veränderungsmitteilung Entgegennahme (Sonstige)
    (Anforderungen noch nicht spezifiziert)
  • Bewerbung um ein Hochschul-Studium Entscheidung (+++)
  • Veränderungsmitteilung Entgegennahme Namens- und Adressänderungen
    (+++)
  • Exmatrikulation Bescheinigung
    (+++)

Unterstützung der Leistungen in HISinOne:
(+) grundlegende Elemente vorhanden | (++) erweiterte Funktionen verfügbar | (+++) hoher Umsetzungsgrad


OZG-Booster

Durch den sogenannten "OZG-Booster" wurden einzelne Leistungen im Leistungskatalog besonders hoch priorisiert. Die folgenden Aspekte sind nach aktuellen Angaben für die Arbeit der Hochschulen relevant:

Bewerbung und Zulassung

Leistungskatalog-NummerName der LeistungUmsetzung in HIsinOne
99061039221000Bewerbung um ein Studium an einer Hochschule Entscheidung

Die Funktion ist in HISinOne verfügbar.

99061039013000Bewerbung um ein Studium an einer Hochschule InformationserteilungDie Funktion ist in HISinOne verfügbar.
9906106058000

Zentrale Vergabeverfahren durch die SfH Durchführung

Die Anbindung an das Vergabeverfahren erfolgt über den DoSV-Konnektor in HISinOne.
99061035113000Koordinierung durch die SfH Unterstützung

Die Anbindung an das DoSV erfolgt über den DoSV-Konnektor in HISinOne.

99061003022000Immatrikulation Bescheinigung

Kann nach der Immatrikulation abgerufen oder digital zugestellt werden.

Semesterbeitrag

Leistungskatalog-NummerName der LeistungUmsetzung in HIsinOne
99061040111000Semesterbeitrag Erhebung

Die Funktion ist Teil des Immatrikulationsprozesses in HIsinOne.

99061040171000Semesterbeitrag ErlassHierzu steht der Online-Antrag "Erstattung Beiträge" zur Verfügung. Ein weiterer Ausbau ist geplant.
99061040013000Semesterbeitrag InformationserteilungInformation erfolgt über die Hochschule (Webseite etc.).

 

Studiengebühren

Leistungskatalog-NummerName der LeistungUmsetzung in HIsinOne
99061017171000

Studiengebühr Erlass

Hierzu steht der Online-Antrag "Erstattung Beiträge" zur Verfügung. Ein weiterer Ausbau ist geplant.
99061017111000Studiengebühr ErhebungDie Funktion ist Teil des Immatrikulationsprozesses in HIsinOne.
99061017013000Studiengebühr InformationserteilungInformation erfolgt über dieHochschule (Webseite etc.)

OZG-Informationsplattform

Mehr Informationen zu den OZG-Leistungen und deren Spezifikationen finden Sie auf der offiziellen Informationsplattform des Innenministeriums unter www.informationsplattform.ozg-umsetzung.de.


Wie unterstützt HISinOne diesen Prozess?

Die HISinOne-Infrastruktur (HISinOne-SYS und -PSV) stellt die grundsätzlichen Möglichkeiten zur Umsetzung der Anforderungen bereit. Zudem stellen die fachlichen Produktbereiche (HISinOne-APP, HISinOne-STU und HISinOne-EXA) die digitalen Prozesse zur Erfüllung der Verwaltungsleistungen zur Verfügung. Es ist zu prüfen ob die aktuelle eigene hochschulspezifische Konfiguration den digitalen Ansprüchen entspricht. Dafür kann der OZG-Reifegradcheck verwendet werden. Dieser führt alle Kriterien alles oben genannter Gesetze / Verordnungen auf, allerdings unabhängig von der gesetzlich verankerten Bereitstellungsfrist.

HISinOne kann bereits testweise und ab 2022.12 regulär an die Nutzer- bzw. Servicekonten angebunden werden. Dabei steht die Authentifizierung und die Datenübernahme bzw. –validierung im Vordergrund.


Alle Oberflächen von HISinOne werden bereits in der Konzeptphase von einem speziell ausgebildeten Team auf Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit geprüft. Ein besonderes Augenmerk verdient dabei der Aspekt der Barrierefreiheit als rechtlich vorgeschriebene Anforderung. Hierzu finden unter externer Begleitung regelmäßig Tests und Reviews statt. So erhielt HISinOne zuletzt die Bewertung „sehr gut zugänglich“ gemäß der der BITV 2.0 (Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik). Zusätzlich erfüllt HISinOne auch die Vorgaben der WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).


Im Rahmen der EGovG-Umsetzungen wird die Führung einer elektronischen Akte gefordert. Dies kam mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgen. HISinOne kann an solche Systeme zur strukturierten Dokumentenablage angebunden werden.


Gebühren können via SEPA-Lastschrift bezahlt werden. Ab dem Release 2023.06 wird in HISinOne prototypisch die Anbindung weiterer elektronischer Bezahlverfahren zur Verfügung stehen. Ziel ist mit dem Release 2023.12 eine umfangreiche Anbindung verschiedener Systeme zur Bezahlung zu ermöglichen. HIS begleitet die EfA-Leistung zu elektronischen Bezahlverfahren aktiv.


HISinOne-APP verfügt über dynamische Bewerbungsbestandteile und eine Seite zum Dokumentenupload wird ab dem Release 2022.12 Teil der Online-Immatrikulation (HISinOne-STU) sein.  Die rechtskonforme und digitale Zustellung der Bescheide nach § 41 VwVfG erfolgt bereits im Rahmen der Bewerbungsprozesse und wird mit dem kommenden Release auch dem §9 OZG entsprechen sowie auf die studentischen Funktionen ausgeweitet sein.


Seit ihrer Gründung beteiligt die HIS eG Mitgliedshochschulen am Produktentwicklungsprozess. Hierzu gehören Analysen der User Experience ebenso wie Workshops zu Fachdesigns und der Beteiligungsmöglichkeiten, z. B. in den Beraterkreisen. Mit den Hochschulen werden Usability-Hospitationen durchgeführt.


HIS strebt an alle relevanten elektronischen Datenformate (XHEIE, XSchule, ELMO, SDG) zu verarbeiten und, wenn zutreffend, auch erzeugen zu können. Neben der bereits bestehenden technischen Anbindung an das EMREX-Netzwerk und der PIM-Plattform beteiligt sich HIS aktiv an der Umsetzung der X-Standards und erstellt Prototypen. Auch die Bereitstellung der Daten entsprechend des Registermodernisierungsgesetztes und die Anbindung internationaler Plattformen zum Austausch digitaler Diploma (Schule und Hochschule) befinden sich in der Planung.


HISinOne arbeitet mit Einwilligungen und bietet den Bewerbenden und Studierenden jederzeit Auszüge zur Datenkontrolle an. Ein umfangreicher, EU-DSGVO-konformer, Datenschutzbericht kann auf Anfrage erzeugt werden. Darüber hinaus unterstützt HISinOne vielfältig die Anbindung anderer Systeme inkl. der Berechtigung und Zustimmung zur Datenverarbeitung. Hier spielen Protokolle wie SAML2, OAuth2 und OIDC eine entscheidende Rolle.


HISinOne bietet verschiedene Möglichkeiten der E-Mail-Kommunikation, Push-Benachrichtigungen sowie persönliche Nachrichten eingebettet im HISinOne-Portal. Zudem stehen Webservices zur Verfügung zur Anbindung und Einbettung verschiedener Systeme zur Verfügung. In Zukunft wird ein Kommunikationsprotokoll einen Überblick über die erfolgte Austausch zwischen Sachbearbeitung und Nutzendem bieten.



Weitere Informationen

Mehr Informationen zum den vorbereitenden OZG-Maßnahmen und die Umsetzung in HISinOne finden Sie im HIS-Wiki.

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