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Studenten-Meldeverfahren SMV

Mit dem Release 2021.06 unterstützt die HIS-Software die elektronische Übermittlung von Krankenkassendaten.

HIS-Software ermöglicht Umsetzung des neuen Studenten-Meldeverfahrens

Das neue Studenten-Meldeverfahren (SMV) der gesetzlichen Krankenversicherungen schreibt eine elektronische Übermittlung der relevanten Daten zwischen Hochschulen und Krankenkassen vor. Ab 2022 wird der Datentransfer in beide Richtungen ausschließlich elektronisch stattfinden – dieser Prozess wird mit dem Release 2021.06 durch die HIS-Software unterstützt.


Das Studenten-Meldeverfahren

Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer zwischen Hochschulen und Krankenkassen in beide Richtungen ausschließlich elektronisch stattfinden. Dieses elektronische Verfahren löst das bisherige Papierverfahren ab. Innerhalb des Studenten-Meldeverfahrens (SMV) werden meldepflichtige Daten zwischen Hochschulen und Krankenkassen ausgetauscht: Krankenkassen melden beispielsweise den Versicherungsstatus, Krankenkassenwechsel und Informationen zu ausstehenden Beiträgen. Die Hochschulen senden Informationen zu Beginn und Ende des Studiums der versicherten Studierenden.
mehr zum Studenten-Meldeverfahren der GKV

Das SMV ist angelehnt an das bereits etablierte Arbeitgeberverfahren: Über einen GKV-Server werden xml-Dokumente an die Hochschulen bzw. Krankenkassen geschickt. Die Kommunikation zwischen der HIS-Software und dem Kommunikationsserver der Krankenkassen erfolgt über die Software dakota (Datenaustausch und Kommunikationen auf der Basis Technischer Anlagen). Dakota ist ein Programm der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zum gesicherten Übertragen von Sozialversicherungsmeldungen. Die Software und die entsprechenden Lizenzen erhalten Mitglieder ab sofort bequem über die HIS eG.


Relevante Inhalte des SMV

Meldepflichten der Krankenkassen

  • M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)
  • M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel
  • M12: Verzug Zahlung der Beiträge
  • M13: Begleichung rückständiger Beiträge

Meldepflichten der Hochschulen

  • M20: Beginn des Studiums mit Semesterstart und Tag der Einschreibung
  • M30: Ende des Studiums mit Semesterende und Tag der Exmatrikulation/Beendigung

Umsetzung ab Release 2021.06

Um eine fristgerechte Teilnahme am SMV zu ermöglichen, unterstützt die HIS-Software diesen Prozess ab dem Release 2021.06, das im Juni freigegeben wird. Um die Voraussetzungen für eine Teilnahme an dem neuen Verfahren zu schaffen, planen Sie bitte ein entsprechendes Update Ihrer Software für das Studierendenmanagement (HISinOne-STU bzw. SOS-GX) auf die Version 2021.06 bzw. 2021.12 ein. Zudem ist eine Installation der Software dakota erforderlich. Die Software und die entsprechenden Lizenzen stellen wir Ihnen zur Verfügung. Die Nutzung ist über die Überlassungsentgelte für HISinOne-CM bzw. SOS-GX bereits abgedeckt. Zur Vorbereitung auf die neuen Prozesse bieten wir im 2. Halbjahr 2021 Online-Schulungen zum SMV an.


So erhalten Sie die dakota-Software

In nur drei Schritten erhalten Sie die für das SMV benötigte dakota-Software:

Schritt 1: Lizenzbedingungen erhalten
Kontaktieren Sie uns unter customer@his.de, um die Lizenzbedingungen des Herstellers ITSG GmbH zu erhalten.

Schritt 2: Lizenzbedingungen annehmen
Senden Sie die Annahme der Lizenzbedingungen an uns.

Schritt 3: Software herunterladen
Laden Sie die Software über unseren Auslieferungsserver herunter.


Leitfäden im HIS-Wiki

Fortlaufend aktualiserte Leitfäden zur SMV-Umsetzung mit HISinOne bzw. SOS-GX finden Sie im HIS-Wiki unter folgenden Links:

HISinOne:  https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Leitfaden_SMV-HISinOne

SOS-GX: https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Leitfaden_SMV-GX


Beispiel-Zeitplan für die SMV-Einführung an Hochschulen


Fragen zum Thema SMV

Nein, dies ist im Verfahren nicht vorgesehen. Entweder nimmt eine Hochschule am Verfahren teil oder nicht. Dies wird in der sogenannten Hochschuldatei dokumentiert, welche zur Feststellung der Teilnahme am SMV von den Krankenkassen gesichtet wird. Nimmt die Hochschule also teil erhält sie elektronische Meldungen. Nimmt sie nicht teil, werden Meldungen wie bisher in Papierform ausgetauscht. Analog ist es in der HIS Software: Entweder ist der Schalter an und die Fachlogik für das SMV ist aktiv (z.B. werden elektronische Meldungen für Beginn und Ende des Studiums generiert) oder nicht.


Dazu geben die FAQs von dakota Auskunft (s. Frage 20):
https://www.itsg.de/oeffentliche-services/dakota-ag/faqs/


Für das Studenten-Meldeverfahren (SMV) wird eine separate Absendernummer benötigt.


Das Arbeitgeberverfahren und das Studenten-Meldeverfahren laufen getrennt voneinander.


Der Auftrag (Job), der den Im-und Export und das Zuordnen (Matching) übernimmt, kann von den Hochschulen zeitgesteuert automatisiert werden, analog der vorhandenen Möglichkeiten in HISinOne über Quartz (siehe HISinOne-SYS-Dokumentation im HIS-Wiki). Das bedeutet, dass hier der Takt von den Hochschulen konfigurierbar ist. Laut Bestimmungen des GKV-KOM-Servers darf maximal alle 15 min zugegriffen werden.

Beim Zeitverzug des Absendens der Hochschulmeldungen ist nur für die M30 (Ende des Studiums) ein zeitlichen Verzug vorgesehen, der in der globalen Konfiguration einstellbar ist. Beispiel: Am 05.03.2021 wird die Zwangsexmatrikulation durchgeführt und automatisch M30-Meldungen generiert. Bei einer Frist von 20 Tagen würden die bereits erzeugten M30-Meldungen aber erst am 25.03.2021 vom automatischen Auftrag abgeschickt werden. Falls Studierende in der Zwischenzeit doch noch rückgemeldet wurden, wird eine bereits erzeugte und noch nicht versandte M30 gelöscht. In diesem Fall muss also kein Storno geschickt werden.


Ja, diese Meldungen werden automatisch erstellt.


Die durchgeführte Fachlogik für eine Exmatrikulation, sowohl für eine manuell durchgeführte Exmatrikulation als auch in der Massenexmatrikulation über BSOS. Es gibt jedoch noch andere Verwaltungsvorgänge, wo eine M30 erzeugt werden muss: Und zwar wenn bei einem versicherungspflichtigen Studierenden ein Studiengangwechsel ausschließlich in ein Studium erfolgt, das nicht für die Teilnahme in der KVdS berechtigt. Anwendungsfall: Beendigung des Masters und Wechsel in ein Promotionsstudium. In diesem Fall ist auch eine M30 zu schicken. In SOS-GX muss in diesem Fall manuell eine M30 erzeugt werden.

Wenn Zwangsexmatrikulationen über Updates in der Datenbank eingetragen werden (nicht mit BSOS), gilt: Die M30 müssen entweder manuell für jeden Fall innerhalb von SOS-GX nacherzeugt oder per INSERT in die Datenbank eingetragen werden (Letzteres wäre kein von HISvorgesehener und somit supporteter Prozess).


Unser Team ist informiert und wird die notwendigen Installationen durchführen. Fachliche Konfigurationen und auch die Beantragung der gesonderten Absendernummer müssen durch die Hochschulen selbst vorgenommen werden.


Das SMV wird dort durchgeführt, wo die Studierendenverwaltung produktiv ist, also Einschreibungen, Rückmeldungen und Exmatrikulationen durchgeführt werden. In diesem  Fall wird also das SMV mit SOS-GX und der sospos-Datenbank laufen. Für Bewerbung und Studienplatzvergabe ist das SMV nicht relevant. Falls Sie bereits die Online-Immatrikulation in HISinOne nutzen, können die zugelassenen Bewerber*innen wie gehabt den Status versicherungspflichtig (gesetzlich versichert) oder befreit (privat versichert) wählen, ggf. ihre Krankenkversichertennummer eingeben und ihre Krankenkasse angeben. Diese Daten werden wie üblich in die sospos-Datenbank remigriert. Dort sind eventuell schon M10-Meldungen alsVersicherungsbestätigung eingetroffen, die dann über das Matching zugeordnet werden. In SOS-GX kann dann wie gewohnt immatrikuliert werden.


Ja, der Einstieg ist erst mit Release 2021.06 möglich. Im Release 2020.12 sind zwar schon viele Funktionalitäten des SMV enthalten, jedoch einige Fallkonstellationen und Funktionalitäten noch nicht fertig entwickelt, so dass dieses Release ausschließlich für Tests und für ein begleitetes Verfahren mit speziell ausgewählten Pilothochschulen vorgesehen ist.


Für bereits erfolgte Einschreibungen ist kein zeitlicher Versatz zum Versand der Meldungen vorgesehen. Nach einer erfolgten Einschreibung würde die automatisch generierte M20 (Beginn des Studiums) beim nächsten Versand der Hochschulmeldungen (vermutlich in der nächsten Nacht) an die Krankenkassen verschickt werden. Wenn eine Einschreibung danach annuliert wird, ist eine Storno-Meldung M20 zu generieren. Je nachdem, wie das an Ihrer Hochschule gehandhabt wird und ob in SOS-GX oder HISinOne erfolgt die Erzeugung der Storno M20 manuell auf Knopfdruck oder in HISinOne automatisch bei Exmatrikulation über eine zusätzliche Wirkung am begründeten Antragstyp für Rücknahme der Immatrikulation.


Grundsätzlich kann eine Hochschule zukünftig konfigurieren, ob in der Online-Immatrikulation bereits ein Abgleich zu der M10-Meldung (Versicherungsstatus) erfolgen soll oder nicht. Hier wird sich in der Praxis zeigen, ob die Datenqualität für eine Zuordnung während der Online-Immatrikulation ausreicht und wie gut die Performance für ein an dieser Stelle auszuführendes Matching ist. Davon unabhängig gibt der Bewerber nach wie vor an, ob er versicherungspflichtig (gesetzlich versichert) oder befreit (privat versichert) ist. Es gibt nur diese 2 Optionen. Bei gesetzlichenVersicherten muss die KV-NR eingegeben werden, damit im Folgenden die M10-Meldung sicher zugeordnet werden kann. Entweder bereits während der Online-Immatrikulation oder später in der Sachbearbeitung, siehe oben. Die Angabe der Krankenkasse für gesetzlich Versicherte ist zukünftig optional (konfigurierbar). Ursächlich hierfür ist, dass uns einige Hochschulen berichtet haben, dass die Angabe zur Krankenkasse bei den Bewerber*innen oft falsch ist. Im SMV wird die Krankenkasse sowieso nicht für das Matching einer M10 herangezogen und bei Zuordnung werden die Daten aus der Meldung übernommen bzw. ersetzt, so dass auf diese Angabe verzichtet werden könnte. Für Befreite sind keine weiteren Angaben erforderlich. Falls bereits in der Online-Immatrikulation eine Zuordnung der M10 erfolgen soll, könnte das Ergebnis des Matchings dem Bewerber als Hinweis angezeigt werden: Entweder dass sein Versicherungsnachweis bereits eingetroffen ist oder dass dieser noch fehlt. Das Fehlen könnte mehrere Gründe haben:

  • Die M10 ist da, aber konnte nicht zugeordnet werden. Dann muss die Sachbearbeitung tätig werden. ODER
  • Der Bewerber hat noch keine M10 angefordert und muss dies noch tun. ODER
  • Die M10 ist bei einer falschen Hochschule gelandet. Dann müsste der Bewerber erneut tätig werden. ODER
  • Die M10 ist durch die nächtlichen Verarbeitungsprozess noch nicht bei der Hochschule angekommen. Dann muss nur abgewartet werden.

Die Erweiterungen in der Online-Immatrikulation stehen erst ab 2021.06 zur Verfügung.


Nein, noch nicht. Evtl. können unsere Pilothochschulen nach den Einschreibungen in das SoSe 21 oder WiSe 21/22 über Erfahrungswerte berichten. Mit dem Personalbereich ist das nicht zu vergleichen, da dort Meldetatbestände für einzelne Beschäftigte ausgetauscht werden. Die Datenqualität und auch das Mengengerüst ist hier anders.


Zunächst muss im SMV die Schlüsseltabelle der Krankenkassen (sospos.k_krabnr bzw. hisinone.k_health_insurance) immer aktuell sein. In HISinOne kann dies ab Release 2019.12 automatisiert werden. Für BSOS steht hier eine für das SMV erweiterte Schlüsseltabelle der Krankenkassenbetriebsnummern für die Aktualisierung über das HIS-Wiki ab Release 2020.06 bereit. Für die aktuell Immatrikulierten wäre nach Eintritt in das SMV von den Hochschulen das Ende des Studiums (M30) zu melden. Diese M30 müssen natürlich an die korrekte Krankenkasse gehen. Falls bei diesen Studierenden noch eine ungültige Krankenkasse hinterlegt ist, würde in der M30 die Nachfolge-Krankenkasse (bzw. Datenannahmestelle) eingetragen werden und die Daten beim Studierenden ebenfalls aktualisiert.


Es könnten auch jederzeit von den Krankenkassen Meldungen eintreffen (M11 Krankenkassenwechsel, M12 Zahlungsverzug, M13 Zahlungsverzug liegt nicht mehr vor). Die sichere Zuordnung dieser Meldungen zu Studierenden erfolgt über die KV-Nr., von daher würde eine hohe Datenqualität die manuelle Nacharbeit der Zuordnung für Sachbearbeitung verringern.


Bei Zuordnung einer M11 (Krankenkassenwechsel) würde automatisch die neue Krankenkasse bei den Studierendendaten hinterlegt werden und automatisch eine M20 für die neue Krankenkasse generiert werden. Optimalerweise muss hier die Sachbearbeitung gar nicht eingreifen. Im Meldungsverlauf eines Studierenden (Registerkarte bzw. Fenster Krankenversicherung) ist die M11 und M20 zu sehen. Wenn es interessiert, bei welchen Studierenden das vorgekommen ist, könnten diese Studierenden anhand der zugeordneten Meldungen gesucht werden.

Bei Zuordnung einer M12 (Zahlungsverzug) würde automatisch eine bestimmte Rückmeldesperre bei den Studierendendaten hinterlegt werden. Optimalerweise muss hier die Sachbearbeitung gar nicht eingreifen. Im Meldungsverlauf eines Studierenden (Registerkarte bzw. Fenster Krankenversicherung) ist die M12 zu sehen. Wenn es interessiert, bei welchen Studierenden das vorgekommen ist, könnten diese Studierenden anhand der zugeordneten Meldungen gesucht werden.


In der Online-Immatrikulation muss der Bewerber nichts hochladen. Die elektronische M10 wird von der Krankenkasse direkt über den GKV-KOM-Server nach HISinOne/SOS-GX zur Hochschule übertragen. Es ist kein Papiernachweis mehr erforderlich.

Erst bei tatsächlich erfolgter Einschreibung durch die Sachbearbeitung wird automatisch eine M20 (Beginn des Studiums) generiert.


In HISinOne kann mit einer der entsprechenden Berechtigung trotz Sperre eine Rückmeldung durchgeführt werden. Theoretisch könnte die Sperre auch manuell gelöscht werden, das verhindern wir in HISinOne nicht. Beides wäre laut Prozess in der Verfahrensbeschreibung jedoch nicht vorgesehen.

In SOS müsste die Sperre gelöscht werden, um eine Rückmeldung durchzuführen. Die Sperre könnte manuell nach der Rückmeldung wieder hinzugefügt werden. Auch hier gilt: Eine Rückmeldung trotz rückständiger KV-Beiträge ist im Verfahren nicht vorgesehen.


Die Fragen und Antworten wurden basieren auf einer Online-Veranstaltung im November 2020 und geben den zu diesem Zeitraum aktuellen Entwicklungsstand wieder.

Die aktuellen und detaillierten Leitfäden und Dokumentationen finden Sie unter diesen Links im HIS-Wiki.


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Account-Management
customer@his.de

Weitere Informationen

Diese Seite und die enthaltenen Informationen zum Studentischen Meldeverfahren SMV werden regelmäßig aktualisiert.

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