Release-Special 2024.06

Eine hierarchische Darstellung der Kommunikation ermöglicht zukünftig die Einsicht in unterschiedliche Interaktionen zwischen Sachbearbeitenden, Bewerbenden und Studierenden. Somit ist nachzuvollziehen ob beispielsweise Anträge gestellt und Telefonate geführt wurden. Auch automatisierte Portalmeldungen aus HISinOne werden chronologisch im Protokoll aufgeführt. Es wurde die erste von zwei Ausbaustufen fertig gestellt. Ein produktiver Einsatz ist noch nicht möglich.

Zur besseren Nachverfolgung im Curriculum Designer wurde eine Protokollierung integriert, sodass Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Im Zuge der medienbruchfreien digitalen Prozesse können authentisierte Daten, sofern sie einem bestimmten Vertrauensniveau entsprechen, ohne Identitätsprüfung übernommen werden. Bei der Datenübernahme aus der Bund-ID kann das entsprechende Vertrauensniveau hinterlegt werden. Es wurde die erste von zwei Ausbaustufen fertig gestellt. Ein produktiver Einsatz ist noch nicht möglich.

Nach intensiver interner und externer Prüfung wurden die Funktionen „Bewerbungen sichten“ und „Aufnahmeprüfungen planen“ so überarbeitet, dass sie für Menschen mit motorischen und/oder visuellen Einschränkungen besser nutzbar sind. Damit wurde ein weiterer wichtiger Schritt zur Verbesserung der Barrierefreiheit getan.

Um speziell die Sachbearbeitung für internationale Bewerbende zu unterstützen, wurde die Bearbeitung von assist-Datensätzen vereinfacht. Das Überprüfen von Dokumenten, die von uni-assist bereitgestellt werden, kann jetzt komfortabel direkt in Bewerbungen sichten erfolgen, ohne dass die Dateien manuell vom uni-assist-Portal heruntergeladen werden müssen. Nach dem gewohnten Import der assist-Datensätze werden die referenzierten Dateien im Hintergrund automatisch heruntergeladen und als Bewerbungsbestandteil-Upload-Feld in HISinOne-APP gespeichert.

Vor dem Hintergrund der strategischen Konsolidierung und Ablösung des Frameworks Ruby on Rails wurden die Funktionen für Fachadministratoren „Zulassungspaket bearbeiten“ und „Zulassungspaket anlegen“ auf die neue technische Basis (Angular) umgestellt. Dabei wurden insbesondere die Anforderungen an Usability, Barrierefreiheit und Performance berücksichtigt: So lassen sich Bewerbungsbestandteile und Statusanmerkungen wesentlich einfacher zuordnen und sortieren. Beim Kopieren von Zulassungspaketen können Studiengänge, Bewerbungsbestandteile und Statusanmerkungen optional nicht übernommen werden.

Durch vorgenommene Fehlerkorrekturen insbesondere bei seltenen Anwendungsfällen wird die Sachbearbeitung besser unterstützt. Auch der Automatisierungsprozess bei weiteren Sonderkonstellationen trägt zu einer Erleichterung bei. Darüber hinaus werden Meldungen der Krankenkassen ab Release 2024.06 nach Zuordnung vom Status „Neu“ nun auf „verarbeitet“ gesetzt. Wenn die Meldung beim Studierenden gelöst wird, wird sie zurück auf „Neu“ gesetzt. Für ein einfacheres Fehlermonitoring des Datenaustausches mit dem GKV-Server wurde ein neues Portlet entwickelt, das den fachlichen Administor:innen auf einen Blick die letzten Fehlermeldungen inkl. Schweregrad aus der importierten dakota-Protokolldatei anzeigt.

Bei erfolgter Exmatrikulation wird ein fachliches Ereignis „Exmatrikulation“ ausgelöst und verschiedene Daten geliefert, auf die im Eventframework reagiert werden kann. Die mitgelieferten Daten sind z. B. Grund der Exmatrikulation, Semester, Hörerstatus oder Studiengang. Zudem wird bei diesem Ereignis die Quelle der Exmatrikulation mitgeliefert – d.h. das die Exmatrikulation in der Einzelfallbearbeitung, per Masse oder über ein Webservice identifiziert werden. So könnten über das Eventframework die unterschiedlichen Exmatrikulationen auch unterschiedliche Aktionen, wie Portalmeldungen, auslösen.

Nachdem HISinOne mit dem Release 2022.12 die neue Uploadfunktion in der Online-Immatrikulation zur Verfügung gestellt hat,
wurde diese stetig weiter ausgebaut. Nun gibt es in der Sachbearbeitung pro Unterlage ein internes Kommentarfeld, welches nur für die Sachbearbeitung sichtbar ist. Im Studierendenmanagement wurde die erweiterte Suche im Fieldset „Dokumente der Immatrikulation“ um das Attribut „Kommentar intern“ erweitert. Damit wird die Suche nach internen Kommentaren ermöglicht.
Für die Sachbearbeitung ist in der Registerkarte Dokumente ersichtlich, wenn Dokumente von Studierenden oder Bewerbenden zwischengespeichert wurden. Dateien, die zu den zwischengespeicherten Unterlagen hochgeladen wurden, sind in der Sachbearbeitung allerdings nicht einsehbar.
Außerdem existiert ein neues Recht für die Rollen Student/-in, Student/-in (vorläufig) und Bewerber/-in, über das die Erfassung
eines Kommentars zu einer Unterlage gesteuert werden kann. Sofern ein Statuskommentar von der Sachbearbeitung erfasst wurde, wird dieser den Studierenden direkt auf der Seite „Dokumente zur Immatrikulation einreichen“ angezeigt. Bei längeren Statuskommentaren werden die ersten 100 Zeichen angezeigt; der gesamte Text kann in der Studierenden- und Sachbearbeitungsansicht aufgeklappt werden.

Aufgrund der Forderung der Amtlichen Statistik wurden die Auswahlmöglichkeiten für statistikrelevante Angaben in der Online-Immatrikulation angepasst. Währende der Online-Immatrikulation werden z. B. auf den Seiten der Hochschulreife und Studienvergangenheit bei den Auswahlmöglichkeiten zum Land nur noch gültige Schlüssel angeboten. Diese Änderungen führen zu weniger Korrekturen im Rahmen der Lieferung an die Amtliche Statistik. Darüber hinaus wurde die Anzeige der Schlüssel auf den Datenkontrollblättern der Online-Immatrikulation und des Studienservices verbessert. Die ausgewählten Schlüssel werden jetzt unabhängig von ihrer Gültigkeit im Datenkontrollblatt angezeigt.

Um die Überweisung von Semesterbeiträgen für Studierende noch leichter zu gestalten, wurde im Studienservice unter Zahlungen die Aktion „QR-Code anzeigen“ eingerichtet. Mit dem Scan des Codes werden automatisch alle wichtigen Informationen wie Empfänger, Betrag und Verwendungszweck in das Überweisungsformular übertragen.

Durch die Umstellung auf die neue Technologie und somit die sukzessive Ablösung von Ruby on Rails im Curriculum Designer werden bessere Wartbarkeit und flexiblere Erweiterungsmöglichkeit der betroffenen Funktionen sichergestellt.

Die Verlagerung der Verfahren zur Teilnehmerverteilung in das Auftragsmanagement ermöglicht den Anwender:innen den dauerhaften Zugriff auf das Protokoll. Die stetige Abrufbarkeit des Protokolls ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit des Verteilungsverfahrens. Durch erweiterte Testabdeckung wird die Fehleranfälligkeit der Funktion reduziert und die gesteigerte Performance trägt zur komfortableren Benutzbarkeit der Funktion bei.

Mit der feineren Rechtesteuerung bei der Planung, Leistungsbearbeitung und Abbildung der Prüfungsordnung werden die betroffenen Masken für Bearbeitende übersichtlicher und die Hochschulprozesse werden besser unterstützt. In „Leistungen bearbeiten“, „Noten eingeben“ und „Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit“ werden bei der Leistungsbearbeitung Einschränkungen auf Elementtypen und die Organisationseinheit ausgewertet. Die Bearbeitungsrechte für Elemente im Curriculum Designer wurden durch neue Rechte und Rechteparameter ergänzt, die die Bearbeitungsmöglichkeiten von Zuordnungen zwischen den Elementen steuern. Außerdem können nun durch eine geeignete Konfiguration der Rechteparameter auch bestimmte Karteikarten in der Bearbeitung der Semesterabhängigen Veranstaltung ausgeblendet werden.

Der Webservice wurde um die Suche von Sonderveranstaltungen erweitert. Durch die Erweiterung ist es möglich, im Webservice alle bestehenden Sonderveranstaltungen ausgeben zu lassen. Die Suche wurde zudem um Filteroptionen ergänzt.

Der im Release 2023.12 vorgestellte Prototyp für die detaillierte Raumsuche wurde weiterentwickelt und ist nun vollumfänglich nutzbar. Unter anderem ist es nun auch möglich die Verfügbarkeit mehrerer Räume für einen Einzeltermin zu prüfen und diesen zu buchen.

Durch die weitere Integration des Berichtscenters gibt es mit dem Release 2024.06 noch mehr Möglichkeiten zur Erstellung von
Berichten. In folgenden Funktionen wurde ein Berichtscenter aufgenommen:

• Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit
• Meine Veranstaltungen und Prüfungen
• Leistungen bearbeiten

Das Berichtscenter erlaubt beispielsweise Notenlisten auszuwerfen und im Fall der ersten beiden Funktionen diese auch
massenhaft für mehrere markierte Prüfungen zu generieren.

Der im Release 2023.12 ausgelieferte Promotionsantrag wurde verbessert und stabilisiert. Im Selfservice können promotionsbezogene
Auslandsaufenthalte erfasst werden, die in der Amtlichen Prüfungsstatistik für die abgeschlossenen Promotionen zu liefern sind. Im Management erleichtert ein Dokumentenviewer die Prüfung der hochgeladenen Nachweise. Vor dem Genehmigen, Ablehnen oder Stornieren eines Promotionsantrags erscheint eine Rückfrage, da diese Zustände nicht wieder rückgängig gemacht werden können.

Die Anforderung, den Mittelträger in Drittmittelprojekten zu erfassen, wurde mit dem Release 2024.06 umgesetzt. Zukünftig ist es möglich, neben der Erfassung des Mittelgebers auch die Zahlungspartner eines Projektes zu hinterlegen.

Hochschulen erhalten durch die neue Funktionalität der feldübergreifenden Bedingungen die Möglichkeit, die Workflowunterstützung bei der Projektbearbeitung stärker an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Bei Projekten können im Release 2024.06 erstmals einfache Bedingungen definiert werden. Hierdurch können zum Beispiel durch die Auswahl eines bestimmten Eintrags wie „wirtschaftlich“ weitere Felder eingeblendet werden.

Nach der Erfassung der für die Statistik relevanten Daten können je nach Anforderung des Statistisches Landesamtes unterschiedliche Schnellmeldungen erzeugt werden. Der Export der Schnellmeldung kann unter anderem Informationen über Studierende und die Ausgabe nach Hochschulstandorten beinhalten.

In der HISinOne Business Intelligence wurden die Tabellenkomponenten im Frontend verbessert. Durch die Überarbeitung des Layouts von BI-Analysen und der Optimierung der Frontend-Backend Schnittstellen, wurden ein verbessertes Rendering im Browser sowie eine bessere Wart- und Erweiterbarkeit erzielt.

Eine Ampelfunktion bietet mehr Übersicht über die Arbeitszeitkonten der Mitarbeitenden und die Abweichungen von der
vereinbarten Arbeitszeit. Unter Verwendung von Multiplikatoren können drei Bereiche festgelegt werden:

• Grüner Bereich: Es liegt keine oder nur eine geringe Abweichung der vereinbarten Arbeitszeit vor. Der grüne Bereich wird im System nicht farblich hervorgehoben.
• Gelber Bereich: Es liegt eine große Abweichung von der vereinbarten Arbeitszeit vor.
• Roter Bereich: Es liegt eine sehr große Abweichung von der vereinbarten Arbeitszeit vor.