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Der Umgang mit Dokumentkategorien wird mit dem neuen Release vereinfacht. Mit dem Release wird die Möglichkeit einer hierarchisch strukturierten Konfiguration implementiert und eine fachlich sinnvolle Struktur von fachlichen Oberkategorien im Standard ausgeliefert. Bestehende Dokumentkategorien  ordnen sich in diese Struktur ein. Untergeordnete Kategorien lassen sich über Vererbung zur Typisierung von Dokumenten in einer benutzerfreundlichen Konfigurationsoberfläche einfacher verwalten. Durch eine Erweiterung der Metadaten können diese Hierarchien auch an ein DMS übertragen werden. Zusätzlich können aus einer fachlichen Notwendigkeit heraus weitere Speicherorte konfiguriert werden. Durch eine neue Standardauslieferung der Speicherortkategorien wird hier die Konfiguration deutlich einfacher gestaltet.

Für die Datumssuche können nun dynamische Suchparameter eingerichtet werden. Damit lassen sich flexible Suchsets ohne feste Datumsangaben erstellen, die jederzeit wiederverwendbar sind – sei es für die tägliche Arbeit in der Oberfläche oder für generische, zeitunabhängige Kriterien in der automatisierten Auftragsausführung. Die Suchparameter können beispielsweise in der Form >TODAY oder TODAY - 3 WEEKS angelegt werden. Für dynamische Datums- und Zeitwerte wie TODAY, NOW und TIME stehen die üblichen Vergleichsoperatoren zur Verfügung.

Die Erfassung von Studienabschlussprüfungen als Zugangsvoraussetzung für Masterstudiengänge wird in mehreren Ausbaustufen optimiert. Ziel ist es, die Prozesse für Bewerbungen und Immatrikulationen effizienter zu gestalten und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Dadurch profitieren sowohl Bewerbende als auch die Hochschulverwaltung von einem geringeren Verwaltungsaufwand und einer höheren Datenqualität. In der ersten Ausbaustufe wurde der neue feste Bewerbungsbestandteil „Zugangsvoraussetzender Studienabschluss“ (MZB) umgesetzt.

Mit dem Release 2025.06 ist es möglich, die Reihenfolge der festen Bestandteile in der  Studienbewerbung und der Sachbearbeitung individuell zu konfigurieren. Die Anpassung kann sowohl innerhalb der festen Bestandteile als auch im Zusammenspiel mit eigenen dynamischen Inhalten vorgenommen werden. Die Funktion ermöglicht beispielsweise, Abfragen zu Härtefall- und Sonderanträgen nach der HZB zu platzieren, so dass sie abhängig vom Bildungstyp erscheinen.

Zusätzlich wurde in der Funktion „Bewerbungen sichten“ eine neue Sortiermöglichkeit implementiert:

• Die festen und dynamischen Bewerbungsbestandteile werden innerhalb der Prüfstatus-Spalte nach Prüfrelevanz sortiert, so dass die prüfrelevanten Bestandteile zuerst erscheinen.
• Anschließend erfolgt die Sortierung gemäß der im Zulassungspaket konfigurierten Reihenfolge.

Ausblick:
Im kommenden Release (2025.12) folgen weitere Optimierungen, u. a. zur fachweisen Sortierbarkeit
von Sonderanträgen und HZB bei Mehrfachstudiengängen, zur Konfigurierbarkeit der Texte von Sonderanträgen in der Studienbewerbung sowie zur Auswertung der Sortierung auf der Antragsabgabeseite der Studienbewerbung.

Nicht mehr benötigte Daten vorläufiger Studierender können mit dieser neuen Funktion gelöscht werden.
Hierzu kann über Suchkriterien eine Gruppe vorläufiger Studierender ausgewählt werden. Die studentischen Daten der ausgewählten Gruppe werden dann mittels Massenbearbeitung gelöscht. Nicht gelöscht werden vorhandene Bewerbungen und die Daten anderer Rollen.

Mit dem Release steht die neue Funktion „Studierendendaten anzeigen“ zur Verfügung. Sie bietet Hochschulen die Möglichkeit, Leserollen für das Studierendenmanagement zu erstellen. Die angezeigten Daten variieren abhängig von Rolle oder Person. So können für unterschiedliche Abteilungen, Mitarbeitende oder andere Gruppen an der Hochschule unterschiedliche Leserechte vergeben werden. Basis für die Konfiguration ist die generische Suche und damit auch das Framework der Generischen Suche, das den Hochschulen einen großer Spielraum zur Gestaltung der Sichtbarkeiten zur Verfügung stellt.

Der Online-Antrag auf Verfahrenseröffnung wurde fertiggestellt und um zwei weitere Funktionen ergänzt.
Eine Logikprüfung unterstützt bei der Bearbeitung des Antrags auf Verfahrenseröffnung. Diese erlaubt
zukünftig nur einen genehmigten Antrag pro Promotion. Zudem können nur nicht genehmigte und stornierte Anträge auf Verfahrenseröffnung vom Doktorandenmanagement gelöscht werden.
Bei der Nennung von Gutachtenden im Zuge der Verfahrensöffnung ist es jetzt möglich, die genannte
Person einer bereits im System bekannten Person zuzuordnen. Diese Suche nach Gutachtenden kann in der Konfiguration für begründete Antragstypen für einen begründeten Antragstypen in einer im System
gespeicherte Suche festgelegt werden. Diese gespeicherte Suche wird dann im Antrag auf Verfahrenseröffnung bei der Suche nach Gutachtenden berücksichtigt.

Für Prozesse, in denen eine Promotionsbewerbung in Papierform erforderlich ist, können die entsprechenden Anträge gedruckt und bei Bedarf händisch unterschrieben werden. Die Antragstellenden können eine Kopie der Antragsdaten erhalten.

• Ausgabe und Druck der Inhalte des Antrags im PDF-Format ist sowohl im Self-Service (für Antragstellende) als auch im Management (für Bearbeiter:innen) möglich.
• Die Ausgabe der Daten deckt vollständig den Inhalt des Antrags ab.
• Das Drucken ist in jedem Zustand des Antrags (z. B. vorbereitet, abgegeben) möglich.
• Dokumente können auf Deutsch und Englisch ausgegeben werden.

Wünsche auf Änderung von Personendaten für Doktorand:innen können direkt in HISinOne übermittelt
werden. Der bereits in HISinOne-STU genutzte Antrag auf Personendatenänderung steht nun auch im
Doktorandenmanagement zur Verfügung. Die Funktion kann sowohl als Selbstbedienungsfunktion als auch in der Sachbearbeitung, genutzt werden. Mit der Genehmigung eines Antrags werden die Änderungen automatisch in die Personendaten übernommen.

Doktorand:innen, die auf eigenen Wunsch oder auf Grund der Immatrikulationspflicht eingeschrieben
werden sollen, können von der Hochschule zur Immatrikulation aufgefordert werden und die Immatrikulation beantragen. Sofern sie bislang noch nicht an der Hochschule eingeschrieben waren, durchlaufen sie die Online-Immatrikulation und können noch nicht erfasste Daten ergänzen. Bereits exmatrikulierte oder aktive Studierende können die Immatrikulation ebenfalls beantragen und benötigte Dokumente hochladen. Mit dem Release 2025.06 steht die erste Ausbaustufe dieser Funktion zur Verfügung.

Im Prüfungsamt können im Zuge der Pflichtanmeldung nun folgende zuordnungsspezifische Eigenschaften ausgewertet werden:

• Empfohlenes Fachsemester
• Spätestes Erstversuchs-Fachsemester
• Pflichtkennzeichen
• Status der Leistung

Dies erleichtert den Einsatz dieser Verfahren bei polyvalenten Elementen mit unterschiedlichen zuordnungsspezifischen Angaben. Die Konfiguration der Verfahren zur Pflichtanmeldung bleibt unverändert. Bei der Ausführung der Verfahren werden jedoch, falls vorhanden, die neuen zuordnungsspezifischen Angaben ausgewertet. Sind diese nicht vorhanden, werden, wie bisher, die Daten des Elementes bzw. der Leistung selbst ausgewertet.

Die Funktionalität des Studienplaners wurde grundlegend in Bezug auf die Verwendung auf mobilen
Endgeräten überarbeitet und optimiert. Durch Usability-Tests mit Studierenden unterschiedlicher Hochschulen konnten sowohl die Übersichtlichkeit als auch die Benutzerführung beim Einsatz von mobilen
Endgeräten nachhaltig verbessert werden.

Wiedervorlagen können nun auch für ganze Gruppen angelegt werden.
Die aus HISinOne-PSV bekannte Funktion „Gruppen anlegen“ wird nun in HISinOne-EXA genutzt, um Wiedervorlagen an Gruppen zuzuweisen.

• Anwender:innen im Prüfungsamt können für eine Person über die Funktion „Leistungen bearbeiten pro Studierendem“ eine Wiedervorlage anlegen und diese einer bestehenden Zuständigkeitsgruppe zuweisen.
• Über die Funktion „Elemente bearbeiten“ im Curriculum Designer kann nun auch eine Personengruppe dem Element zugeordnet werden, für das die Regel gilt. Dies erfolgt über die Registerkarte Zuständigkeiten im Bereich Benachrichtigungen und Wiedervorlagen.

Bei der Bearbeitung von Elementen der Prüfungsordnung im Curriculum Designer ist es wichtig zu wissen, ob diese Elemente polyvalent in mehreren PO-Strukturen genutzt werden. Diese Information wird nun bei der Suche und Bearbeitung von Elementen in der Einzel- und Massenbearbeitungsfunktion des Curriculum Designers noch deutlicher hervorgehoben.

• Die Suche nach Elementen im Curriculum Designer berücksichtigt jetzt die Einschränkung auf polyvalent oder nicht-polyvalent verwendete Elemente.
• Die Liste der Suchergebnisse wurde um ein neues Symbol ergänzt, welches die Anzahl der Ordnungen beziffert, in denen das Element Verwendung findet. Nach einem Klick auf das Symbol erscheint ein Overlay, das die Ordnungen anzeigt. Diese können von dort direkt in einem neuen Tab geöffnet werden.
• Bei einem polyvalent verwendeten Element wird in der Bearbeitungsoberfläche der Einzelbearbeitung auf der Registerkarte „Struktur“ in der Schaltflächenzeile ebenfalls das neue Symbol angezeigt.

Die grundlegenden Funktionen zum Erfassen des Lehrevaluationsstatus bei Veranstaltungen wurden mit
dem aktuellen Release fertiggestellt. Neben der Verfeinerung der Rechte und der Erweiterung der erfassbaren Daten umfasst die Funktion nun auch eine standardisierte Schnittstelle zum Evaluationstool über den Webservice TeachingEvaluationService.

Im Rahmen der Leistungsverbuchung von Prüfungen, Studienleistungen und Veranstaltungen gibt es
verschiedene Bearbeitungsstatus, die einen entscheidungsrelevanten Sachverhalt darstellen. Wenn einer
dieser Status vorliegt, können über das neue fachliche Ereignis die Personen benachrichtigt werden, die für die Weiterverarbeitung verantwortlich sind.

Mit dieser Funktion wurde die Möglichkeit geschaffen, die in HISinOne durch Studierende vorgenommenen Belegungen (inklusive Belegungspfad und Priorität) per Webservice in ein externes System zu exportieren. Ebenso ist es jetzt möglich, die Ergebnisse der in einem externen System vorgenommenen Verteilung zurück an HISinOne zu spielen. Dadurch kann eine bestehende Belegung in eine Zulassung, Ablehnung oder einen Platz auf der Warteliste umgewandelt werden.

Nutzer:innen der Business Intelligence können für Standardberichte jetzt die Selektionsparameter
vorbelegen. Filter auf Studiengänge oder S mesterzeiträume können so konfiguriert werden, dass sie beim
Aufruf weiterer Berichte automatisch übernommen werden. Diese Funktion steht nur für Angular-Berichte
zur Verfügung.

Mit der Einrichtung zahlreicher fachlicher Ereignisse, können individuelle Benachrichtigungen für verschiedene Personengruppen eingerichtet werden. Auf Basis der fachlichen Ereignisse können Hochschulen Aktionen konfigurieren, die unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden. Für HISinOne-RES wurden nun viele fachliche Ereignisse definiert, so dass die Hochschulen individuell konfigurieren können, wann beispielsweise Benachrichtigungen mit welchem Text an welche Personengruppen in welcher Form verschickt werden.

An Projekten sind nicht immer alle Projektleitungen im gleichen Umfang beteiligt. Daher kann mit diesem
Release in HISinOne-RES der prozentuale Anteil einer Projektleitung am Projekt erfasst werden. Bisher waren Projekte mit zwei Leitungen zu gleichen Anteilen auf beide Personen verteilt. Nun kann die Verteilung an die tatsächlichen Aufwände angepasst werden, beispielsweise 70% und 30%.

Die Funktionen für die Verwaltung von Publikationen in HISinOne-RES wurden erweitert. So stehen ab sofort ein konfigurierbares Mapping beim Import, normalisierte Identifier und bedingte Kontexte zur Verfügung.

Publikationsimporte

Publikationsimporte können konfiguriert werden, um hochschulindividuelle Felder und Daten zu unterstützen. Beispielsweise können hochschuleigene Publikationstypen importiert werden. In der Funktion „Schnittstellen konfigurieren“ gibt es bei den entsprechenden Schnittstellen (generischer Import, OAI-PMHImport, ORCID-Import, BibTeX-Import, RIS-Import) für Publikationsimporte ein zusätzliches Feld zur Eingabe eines JavaScripts. Hierüber können Hochschulen das Mapping zum Publikationsimport individuell anpassen.

Identifier

Für Identifier von Publikationen und Fachzeitschriften wurde eine Normalisierung und Plausibilitätsüberprüfung implementiert. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Identifier ein einheitliches und korrektes Format aufweisen. Dies ist für die Duplikatsprüfung hilfreich.

Bedingte Kontexte

Bedingte Kontexte (Bedingungen) ermöglichen es, dass Felder in Abhängigkeit von den Werten anderer
Felder eine abweichende Konfiguration im DataDictionary erhalten. Somit ist es zum Beispiel möglich, je nach Publikationstyp andere Felder ein- und auszublenden. Die bedingten Kontexte können sich auf ausgelieferte (statische) Felder und auch auf hochschulspezifische Felder (flexible Attribute) auswirken sowie auf diesen basieren. Die Umstellung der bisherigen Konfiguration für Publikationstypen auf bedingte Kontexte bieten den Hochschulen mehr Konfigurationsmöglichkeiten.

Der Schwerpunkt im Bereich Hochschul-ERP liegt auf der Umstellung der Hochschul-ERP-Module auf
HISinOne-Technologie. Das Projekt schreitet voran und die erste auf Angular basierende Teilkomponente
steht mit diesem Release zur Verfügung. Mit der Hilfs- und Lehrkraftverwaltung HISinOne-HLA wurde der
erste Teil der Umstellung von HISinOne-SVA freigegeben.

Mit dem nächsten Release 2025.12 werden neue Versionen für die dezentralen Module zum Dienstreisemanagement und zur Beschaffung bereitgestellt. Im Bereich Beschaffungen wird dann auch die Anbindung von Onlineshops möglich sein.

Die von den Hochschulen erstmals zu Februar 2026 abzugebenden Meldungen für das Wirtschaftsjahr
2024 gem. den Anforderungen der Mitteilungsverordnungen können vorbereitet werden. In der Desktopanwendung von MBS (Mittelbewirtschaftung) können die Daten zur erweiterten Mitteilungsverordnung erfasst werden, wie z. B. die zusätzlichen Merkmale bei Zahlungspartnern. Die Implementierung der Prozesse und die Umsetzung der Anbindung an das ELSTER-Portal sind die nächsten Schritte, die wir nun angehen und mit dem nächsten Release veröffentlichen werden.

Die Weiterbildungsangebote der Hochschulen sind wirtschaftliche Tätigkeiten und unterliegen damit
den Vorgaben der Trennungsrechnung (EU-Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung,
Entwicklung und Innovation). Daher müssen sie sich, ohne durch Steuergelder subventioniert zu werden,
wirtschaftlich selber tragen. Die Hochschulen können mit dem Release 2025.06 nun auch die Weiterbildungsstudiengänge finanziell mit der Zuschlagskalkulation von COA planen.