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Release-Special 2022.12

Entdecken Sie die neuen Highlights: Vom Campus- bis zum Forschungsmanagement, vom Finanzmanagement bis zur Personalverwaltung.

Entdecken Sie die Highlights im Release 2022.12

Mit dem aktuellen Release stehen Ihnen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen für eine effiziente Hochschul-Verwaltung zur Verfügung. Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen und Möglichkeiten.


Release-Special zum Download

Laden Sie hier die Release-Highlights als PDF-Datei herunter.

Detaillierte Informationen zum aktuellen Release finden Sie in den Release Notes im HIS-Wiki.


Abkündigung von GX-Campus rückt näher

Wie bereits im März 2022 angekündigt, wird HIS die Weiterentwicklung für die GX-Campus-Module sukzessive einstellen. So erscheint das letzte Release für ZUL-GX im Dezember 2023, das letzte Release für SOS-GX im Dezember 2025 und das letzte POS-GX-Release Ende 2028. Nach dem letzten Release werden Wartung, Pflege (Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates) und Support noch für jeweils 1,5 Jahre angeboten.


HISinOne

Onlinezugangsgesetz (OZG)

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) gibt vor, dass bis Ende 2022 ein barriere- und medienbruchfreier Zugang zu elektronischen Verwaltungsleistungen ermöglicht wird. Bereits im vorherigen Release wurden dafür unterschiedliche Prototypen bereitgestellt. Mit dem Release 2022.12 wurden die Funktionen erweitert. So kann nun das OZG-Nutzerkonto als Rückkanal eines Antrags genutzt werden (Postkorb-Handling).

Mehr zum OZG finden Sie unter www.his.de/ozg


Verwaltungsoberfläche für Zertifikatsschlüssel

Im Zuge des Onlinezugangsgesetzes ist damit zu rechnen, dass die Verwendung von Zertifikatsschlüsseln zunimmt. Die Zertifikatsschlüsselverwaltung kann nun über eine grafische Oberfläche durchgeführt werden und erfordert keine Kenntnisse in der Nutzung von Kommandozeilen. Die Oberfläche bietet einen Überblick über alle Zertifikate, u. a. für OZG-Anwendungen, den Datenaustausch oder das Signieren von Reports.


Visualisierung der HISinOne-Modellklassen

Um die Erstellung eigener Reports, generischer Suche, Formulierungen von HQL-Abfragen und Bedingungen komfortabler zu gestalten, wurden die HISinOne-Modellklassen grafisch abgebildet. Hierdurch können die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Klassen besser erkannt werden. Die Funktion ermöglicht zudem einen verbesserten Einblick in das HISinOne-Datenmodell.


Prüfung digital eingereichter Dokumente

Zur Vereinfachung der Prüfung digital eingereichter Unterlagen wurde ein neues Layout der Fachansicht der Funktion „Bewerbungen sichten“ realisiert. Hochgeladene Dokumente sollen strukturiert dargestellt und einen Abgleich der Dokumente mit den Benutzereingaben ermöglicht werden.

Als Basis für die neue Funktionalität wird die integrierte Dokumenten-Vorschau verwendet. Die bereitgestellte Komponente wurde um die Darstellung der Bewerbungsbestandteile erweitert. Im Rahmen des Datenabgleichs ist es komfortabel möglich, das Ergebnis der Prüfung über den Prüfstatus der Bewerbungsbestandteile festzuhalten.


Planung und Durchführung der Aufnahmeprüfungen

Für die Planung der Auswahlverfahren und Aufnahmeprüfungen während der Bewerbungsphase, die insbesondere an vielen Kunst- und Musikhochschulen durchgeführt werden, steht die Funktion „Aufnahmeprüfungen planen“ zur Verfügung. Diese Erweiterung wurde auf Basis der bewährten Funktionalität in HISinOne-EXA umgesetzt.

Diese erlaubt der Sachbearbeitung eine komfortable Definition von Prüfungsterminen und Parallelgruppen sowie eine anschließende manuelle oder automatische Verteilung der Bewerber:innen auf diese Termine einschließlich der Raumbuchung und einer Zuordnung zur Prüfungskommission bzw. zu einem Prüfenden. Anschließend können die Bewerber:innen per E-Mail informiert werden.

Die geplanten Prüfungstermine können in „Bewerbungen sichten“ durch die Sachbearbeitung und in der „Studienbewerbung“ durch die Bewerber:innen eingesehen werden.


Zurückziehen von Immatrikulationsanträgen

Ab sofort ist es Bewerber:innen möglich, ihre Immatrikulationsanträge zurückzuziehen und bis zum Ablauf der gültigen Immatrikulationsfrist erneut abzugeben. Dies gilt für Anträge mit dem Status „Immatrikulation beantragt“ und „Immatrikulation in Bearbeitung“. Wenn die Immatrikulation bereits erfolgt ist (Antragsstatus = „Immatrikuliert“), ist kein Zurückziehen mehr möglich. Haben vorläufige Studierende Veranstaltungen belegt oder ist bereits eine Zulassung zu einer Prüfung erfolgt, werden diese Aktivitäten beim Zurückziehen des Immatrikulationsantrags zurückgesetzt. Der jeweilige Stand des zurückgezogenen Immatrikulationsantrags wird bei der Berechnung der Studiengebühren zugrunde gelegt.


Neue Möglichkeiten in der Rückmeldung für das Studierendensekretariat

Mit dem Release 2022.12 kann über neue Rechte konfiguriert werden, ob bei Vorliegen einer bestimmten Fallkonstellation eine Rückmeldung durch die Sachbearbeitung möglich ist oder nicht.

    Zu den möglichen Fallkonstellationen gehören:

    • bestandene oder nicht bestandene Abschlussprüfungen
    • verlorene Prüfungsansprüche
    • überschrittene Prüfungsfristen
    • ausstehende Gebühren
    • vorhandene Rückmeldesperren

     

    Während der Rückmeldung wird eine vorliegende Konstellationen mit weiteren Details angezeigt. Zusätzlich ist ersichtlich, ob alle bisherigen Studiengänge weiter studiert werden können oder bereits beendet sind. Diese detaillierten Informationen im Prozess der Rückmeldung erhöhen den Komfort und die Nutzerfreundlichkeit.

    Ergänzend ist es der Sachbearbeitung nun möglich, Studierende trotz nicht bestandener Abschlussprüfung in denselben Studiengang zurückzumelden, so lange z. B. die Widerspruchsfrist läuft.


    Massenbearbeitung von Studienverlaufsänderungen

    Ab Release 2022.12 kann zukünftig Zeit bei massenhaften Änderungen von Studiengangmerkmalen gespart werden, da dafür eine Massenbearbeitungsfunktion zur Verfügung steht. Dies gilt beispielsweise für Änderungen der Prüfungsordnungsversionen oder für Merkmale wie Studienform, Studientyp, Studienort, Vertiefung oder Schwerpunkt.


    Weiterer Funktionsausbau Studenten-Meldeverfahren (SMV)

    Die Funktionen zur elektronischen Übermittlung von Studierendendaten an die gesetzlichen Krankenkassen im Zuge des Studenten-Meldeverfahrens (SMV) wurden weiter ausgebaut und an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst. Die Information über das Geschlecht der Studierenden wird nicht mehr von und an die Krankenkassen übermittelt. Meldungen in der neuen Schnittstellenversion 2.0 können im- und exportiert werden.

      Zusätzlich wurden weitere Optimierungen vorgenommen, z. B.:

      • Usability Verbesserung in der Online-Immatrikulation: Wenn der/die Bewerber:in versicherungspflichtig ist, aber noch keine Krankenversicherungsnummer bekommen hat, ist diese Angabe kein Pflichtfeld mehr
      • Die Verzögerung des M30-Versandzeitpunktes kann für bestimmte Exmatrikulationsgründe konfiguriert werden
      • Die Suchfunktion, insbesondere das Matching mit mehreren Vornamen und bei abweichender Groß- und Kleinschreibung, wurde optimiert
      • Stornomeldungen mit den zugehörigen stornierten Meldungen können ausgeblendet werden
      • Nicht zuordbare Meldungen der Krankenkassen können als „geprüft“ markiert und in der Folge unter „SMV Meldungen bearbeiten“ ausgeblendet werden

      Uploadfunktion für eine komfortablere Online-Immatrikulation

      HISinOne stellt eine neue Uploadfunktion zur Verfügung, die beispielsweise die Online-Immatrikulation erleichtert. Bewerber:innen, vorläufige Studierende und Studierende können innerhalb der Online-Immatrikulation ergänzend zu ihren Angaben im Immatrikulationsantrag Dokumente hochladen. Die Funktion kann über neue Registerkarten bzw. neue Menüpunkte aufgerufen werden. Bei der Prüfung durch die Sachbearbeitung können Status und Statuskommentare gesetzt werden, die den Bewerberinnen und Bewerbern angezeigt werden. In bestimmten Status ist ein erneuter Upload möglich. Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten sorgen für eine hochschulindividuelle Anpassung der Uploadfelder. So können Erläuterungstexte erstellt oder Anzeigebedingungen definiert werden.


      Mehr Übersicht für Sachbearbeiter:innen, Lehrende und Prüfer:innen

      Zahlreiche Sachbearbeiter:innen, Lehrende und Prüfer:innen nutzen „Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit“ bzw. „Meine Veranstaltungen und Prüfungen“ als Einstiegsseiten in HISinOne. Mit dem Release 2022.12 wurden die Seiten übersichtlicher gestaltet und bieten nun auch detaillierte Informationen zu Teilnehmenden und Auslastung der Veranstaltungen.


      Mehr Konfigurationsmöglichkeiten beim Online-Promotionsantrag

      Der überarbeitete Online-Promotionsantrag schafft mehr Komfort und bietet zusätzliche Einstellungen. Hochgeladene Dateien werden im Antrag direkt gespeichert. Der Antrag basiert nun auf dem HISinOne-Antragsmanagement und profitiert somit zukünftig an allen Erweiterungen, die im Antragsmanagement vorgenommen werden. Bei einem Statuswechsel können Antragstellende per E-Mail informiert werden oder Anträge zur Überarbeitung direkt von der Sachbearbeitung erhalten.


      Mit den folgenden Releases werden die Möglichkeiten des Online-Promotionsantrags noch weiter ausgebaut.


      Hinterlegung des angestrebten akademischen Grads

      Der angestrebte akademische Grad kann individuell bei den Promotionsdaten hinterlegt werden. So ist sichergestellt, dass auch bei Studiengängen mit mehreren möglichen Abschlüssen der korrekte akademische Grad erfasst wird.


      Forschungsmanagement

      Schnittstelle zum Repositorium

      In der ersten Ausbaustufe werden Publikationen von HISinOne als führendes System an ein angebundenes Repositorium übertragen. Forschende erfassen die Publikationen vollständig in HISinOne und lassen diese durch die Bibliothek validieren. Über die neue Schnittstelle wird die Publikation im Repositorium angelegt, so dass sie darüber veröffentlicht werden kann.


      Erkennung von Duplikaten

      Die Duplikatserkennung bei Publikationen wurde erweitert. Sowohl beim Import als auch beim Anlegen und Bearbeiten von Publikationen werden mögliche Duplikate angezeigt. Diese können direkt bearbeitet werden.


      Business Intelligence

      Interaktives Zusammenstellen von Berichten

      Um zukünftig explorativ Daten zu untersuchen, aber auch entstandene Auswertungen an interessierte Fachabteilungen weiterzugeben, steht eine entsprechende Modellierung der Datenbankstrukturen in der Business Intelligence zur Verfügung. So können über die Benutzeroberfläche interaktive Auswertung zusammengestellt und ausgegeben werden.


      Neue Komponentenverwaltung

      Die neue Komponentenverwaltung basiert ausschließlich auf Konfigurationsdaten, die in der HISinOne-Business Intelligence abgelegt sind und wird über die HISinOne-Angular-Oberfläche angesteuert. Hierdurch ist eine einfachere Anbindung von Drittsystemen an die HISinOne-BI möglich.


      Neumodellierung des Moduls „Bewerbung und Zulassung“

      Die Daten für den Themenkomplex „Bewerbung und Zulassung“ wurden an die Datenbankstrukturen von HISinOne-APP ausgerichtet. Im Rahmen dieser Umstellung wurde eine Struktur gewählt, wie sie in aktuellen Datawarehouse-Systemen verwendet wird. Durch die Modernisierung werden über HISinOne eigene Berichte, sowohl in der bisherigen Berichtstechnik, als auch Ad hoc-Auswertungen über interaktive Zusammenstellungen bereitgestellt.


      Hochschul-ERP

      Online-Erfassung von Arbeitsunfähigkeit und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

      Meldung von Arbeitsunfähigkeit

      Durch eine Erweiterung im Workflowmanagement ist es Mitarbeiter:innen möglich, online ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden. Es können mehrere Empfänger für diese Meldung hinterlegt werden, sodass zum Beispiel gleichzeitig Personen in der Fachabteilung und der Personalverwaltung informiert werden. Durch diesen Vorgang wird die Verarbeitung von Abwesenheitsmeldungen beschleunigt.

      Digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

      Ab dem 01. Januar 2023 müssen gesetzlich Versicherte ihre Abeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr selbst an Krankenkassen und Arbeitgeber:innen weitergeben. Ärztinnen und Ärzte übermitteln die Daten elektronisch an die Krankenkassen. Diese wiederum stellen dem Arbeitgeber die benötigten Informationen elektronisch zum Abruf bereit. Im Hochschul-ERP wurden die Grundlagen geschaffen, um diese Daten nach dem Abruf in das Hochschul-ERP zu importieren und weiter zu verarbeiten. Für die Nutzung dieser Funktion ist eine Zertifizierung von dritter Seite erforderlich. Dieser Zertifizierungsprozess ist aktuell noch nicht vollständig abgeschlossen. Daher wird die Funktion erst nach der erfolgten Zertifizierung zur Verfügung stehen.


      Digital Urlaubsanträge stornieren

      Durch einen neuen Stornierungsworkflow können eingereichte und genehmigte Urlaubsanträge jetzt online storniert werden. Im Workflow kann definiert werden, welche Personen der Stornierung zustimmen müssen und wer über die Stornierung informiert wird.


      Referenzprozesse für das Hochschul-ERP

      Neu definierte Referenzprozesse sorgen für eine noch effizientere Einführung der Hochschul-ERP-Software. Analog zum bewährten Vorgehen bei einer HISinOne-Einführung, helfen die Referenzprozesse dabei, die Software auf die vorhandenen Prozesse an den Hochschulen auszurichten und Workflows anzupassen.


      Systemvoraussetzungen und Software-Download

      Hier gelangen Sie zu den technischen Voraussetzungen für den Betrieb der HIS-Software 2022.12 und zum Download-Portal.

      Systemvoraussetzungen        Software-Download


      Release-Notes

      Detaillierte Informationen zu den neuen Funktionen finden Sie in den Release-Notes:

      zu den Release-Notes für HISinOne

      Die Release-Notes für das Hochschul-ERP finden Sie im jeweiligen Produktbereich im HIS-Wiki.