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Release-Special 2023.12

Entdecken Sie die neuen Highlights: Vom Campus- bis zum Forschungsmanagement, vom Finanzmanagement bis zur Personalverwaltung.

Entdecken Sie die Highlights im Release 2023.12

Mit dem aktuellen Release stehen Ihnen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen für eine effiziente Hochschul-Verwaltung zur Verfügung. Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen und Möglichkeiten.

Hier gelangen Sie direkt zu den Schwerpunkten:


Release-Special zum Download

Laden Sie hier die Release-Highlights als PDF-Datei herunter.

Detaillierte Informationen zum aktuellen Release finden Sie in den Release Notes im HIS-Wiki.


Abkündigung von GX-Campus – das letzte Release für ZUL/QISZUL

Das Release 2023.12 ist das letzte Release für die GX-Module ZUL bzw. QISZUL. Die Entwicklung der weiteren GX-Campus-Module wird bis Dezember 2028 sukzessive eingestellt. Nach dem letzten Release werden Wartung, Pflege (Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates) und Support noch für jeweils 1,5 Jahre angeboten.


HISinOne

Neue Funktionen für die OZG-konforme Verwaltung

OZG-konformer Postkorb in HISinOne-STU
(OZG § 9)

Wichtige Bescheide und Nachrichten können den Studierenden mithilfe der Postkorb-Funktion zugestellt werden. Diese sogenannte „Bekanntgabe des elektronischen Verwaltungsakts“ steht nun auch für das Studierendenmanagment (HISinOne-STU) zur Verfügung. Im Bereich Bewerbung und Zulassung (HISinOne-APP) kann der Postkorb bereits seit dem Release 2022.12 eingesetzt werden.

Digitaler Datenaustausch nach XHochschule
(OZG § 4 /§ 6)

Durch die Funktion „XSD-konforme Dokumente erzeugen“ werden elektronische Dokumente (XML) entsprechend der XHochschule-Vorgaben generiert und den digitalen Dokumenten (PDF) beigefügt. Diese Dokumente können zudem elektronisch signiert werden. Dieser Dokumenten-Standard ermöglicht es, den Zulassungs- und Immatrikulationsprozess zukünftig durch automatisierte Prozesse zu vereinfachen.


Neue Funktion für Bewerbende – „Zugangsdaten vergessen“

Bewerber:innen profitieren von einem erleichterten Umgang mit vergessenen Zugangsdaten. Unter der Funktion „Zugangsdaten vergessen“ können vergessene Accountnamen unter Zuhilfenahme des Geburtsdatums per E-Mail angefordert werden. Anhand der E-Mail-Adresse kann eine Benutzererkennung durchgeführt und ein neues Passwort beantragt werden. Eine Kontaktaufnahme mit dem Helpdesk ist nur noch nötig, wenn die E-Mail-Adresse mehrfach vergeben ist oder vergessen wurde.


Zentrale Anbindung von Dokumenten-Management-Systemen

Die Einbindung von Dokumenten-Management-Systemen kann nur zentral an einer Stelle (Schlüsseltabelle) vorgenommen werden. Zudem wurden nicht benötigte Schaltflächen (z. B. Speicherstandorte oder Metadaten) entfernt. Alle verfügbaren Metadaten werden nun automatisiert übertragen. Eine zusätzliche Konfiguration über die „Globale Konfiguration“ ist nicht mehr notwendig und möglich.


Flexible Attribute einfach anpassen

Die Konfiguration der flexiblen Attribute in HISinOne wird einfacher: Die Anpassung erfolgt nun über einen grafischen Editor direkt in der HISinOne-Oberfläche. Bislang konnten die Attribute nur in der Datenbank konfiguriert werden.


Individuelle E-Mail-Abonnements für Bewerberstapel

Mit dem Release 2023.12 haben Sachbearbeiter:innen nun die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für ihre Bewerberstapel bedarfsgerecht zu abonnieren. In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Überprüfung der individuellen Abonnements: Sind neue Bewerber:innen hinzugekommen, wird eine E-Mail mit einem Deeplink zum Bewerberstapel versendet. Mit dem neuen Release ist jeder Bewerberstapel über einen permanenten Link erreichbar. Dies ermöglicht flexible Verweise auf Bewerberstapel aus Portlets heraus und schafft die Voraussetzung für die Nutzung der in HISinOne integrierten Lesezeichen.

Ein Bewerberstapel ist eine aufgabenbezogene Liste von Bewerbungen. Durch die Definition unterschiedlicher Bewerberstapel, entsprechend der Bearbeitungsschritte in einem Workflow, können beliebig komplexe Prozesse abgebildet werden.


Einstufung von Studiengangs-, Fach- und Hochschulwechslern in „Bewerbungen sichten“

Die Einstufung von Studiengangs-, Fach- und Hochschulwechslern erfolgt in der Regel dezentral in den Fachbereichen und Fakultäten. Mit der Implementierung der Funktionalität zur Änderung des eingestuften Fachsemesters in „Bewerbungen sichten“ können diese Teilprozesse medienbruchfrei dezentralisiert werden. Durch die feingranulare Steuerung der Zugriffsrechte in „Bewerbungen sichten“ können die Zuständigkeiten in den Bearbeitungsprozessen klar und eindeutig abgegrenzt werden. Die Funktionalität zur Einstufung der Fachsemester ist ebenfalls durch ein eigenes Zugriffsrecht abgesichert. Darüber hinaus hebt die neue Funktionalität die bisher bestehende Einschränkung auf und ermöglicht eine zulassungspaketübergreifende Umstufung.


Nachträgliche Bearbeitung im Vergabeverfahren

In Ausnahmefällen kann es erforderlich sein, bereits freigegebene Ranglisten und damit auch Zulassungsentscheidungen nachträglich zu korrigieren. Mit dem neuen Release werden die Aktionen direkt in den Ranglisten der Funktion „Vergabeverfahren“ zur Verfügung gestellt. Es besteht die Möglichkeit, eine Zulassung in eine Ablehnung zu ändern und umgekehrt. Die im Rahmen der Verfahrenskorrektur neu in die Ranglisten aufgenommenen Bewerbungen können ebenfalls zugelassen oder abgelehnt werden. Die Funktionalität wird durch ein zusätzliches Recht abgesichert, um einzelne Sachbearbeiter:innen gezielt ausstatten zu können. Die Implementierung ersetzt die umständliche Funktionalität in „Bewerbungen bearbeiten“, die in nächster Zeit vollständig durch „Bewerbungen sichten“ abgelöst wird.


Erweiterung für das E-Payment – ePayBL & ePayService Bayern

Nach der erfolgreichen Implementierung der Grundfunktionen im vorausgegangenen Release wurden die Möglichkeiten des E-Payments nun weiter ausgebaut. So können Studierende Zahlungen direkt während der Online-Immatrikulation und im Studienservice veranlassen. Für Studierende, die über keine Bankverbindung im SEPA-Raum verfügen, besteht die Möglichkeit, Zahlungen per Kreditkarte vorzunehmen. Sachbearbeiter:innen können diese Zahlungen über eine neu gestaltete Oberfläche in HISinOne komfortabel einsehen und nachverfolgen. Für erfolgreiche Zahlungen per E-Payment entstehen nun Einträge in der fachlichen Protokollierung zum Studierenden. Zudem wurde die Schnittstelle ePayService Bayern um eine Rückzahlungsfunktion erweitert und die Behandlung von fehlerhaften Transaktionen bedacht.


    UX Optimierung im Online-Antragsmanagement

    Die Oberflächen für Online-Anträge von Studierenden auf der Übersichts- und Detailseite wurden optimiert. Dabei sind Informationen zu Statusnachrichten und Ablehnungsgründen, sowie die Anzeige- und Bearbeitungsfunktion ab sofort über neue Schaltflächen einsehbar. Diese Schaltflächen haben vom jeweiligen Bearbeitungsstatus abhängige Farben und Oberflächentexte. Statuskommentare und vorliegende Ablehnungsgründe werden auf der Detailseite eines Antrags hervorgehoben.

    Des Weiteren steht der Sachbearbeitung für die Prüfung von Anträgen der Studierenden ein Dokumenten-Viewer zur Verfügung, sodass Uploads zu Nachweisen ohne Download der Datei betrachtet werden können. Dazu wird das Dokument in einem separaten Browserfenster geöffnet. Dieses Fenster lässt sich beispielsweise auch auf einen anderen Monitor schieben, um die Antragsdaten und Nachweise parallel zu prüfen. Zusätzlich können für die Online-Anträge jetzt auch optionale Nachweise, antragstypspezifische Hilfetexte und Sichtbarkeitsbedingungen konfiguriert werden.


    Online-Antrag für Veränderungsmitteilung

    HISinOne geht den nächsten Schritt in der Verwaltungsdigitalisierung: Der Online-Antrag „Veränderungsmitteilung“ setzt die geforderte Leika-Leistung „Veränderungsmitteilung Entgegennahme“ um. Hochschulspezifische Anträge oder Prozesse können mit diesem Antrag unterstützt werden. Alle Vorzüge eines Online Antrages können genutzt werden. Zu den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten
    zählen Nachweis-Upload, Abgaben von Bescheinigungen, Abgabebestätigungen, Anfragen auf Datenänderungen, Beantragung auf Einbeziehung in eine besondere Studierendengruppe oder für die Neuausstellung einer Bescheinigung.


    Online-Antrag auf Gebühren-Änderung in HISinOne-STU

    Der Online-Antrag zur Befreiung oder Minderung von Gebühren erfüllt die Anforderung des OZG zur Leika-Leistung „Studiengebühr Erlass“. Im Antrag können Studierende den Wunsch zur Rückerstattung auf ein bereits vorhandenes Zahlungsmittel mitteilen und sich per Portalnachricht und E-Mail über den Status des Antrags informieren. Die Sachbearbeitung erhält Informationen zu neu gestellten Online-Anträgen auf Gebührenänderung in HISinOne-STU, kann nach den Online-Anträgen suchen und diese bearbeiten. So wird eine enorme Zeitersparnis erzielt und Fehler werden vermieden. Darüber hinaus wird angezeigt, ob eine Rückerstattung auf das zuletzt verwendete Zahlungsmittel gewünscht ist. Die Rückerstattung zu viel gezahlter Gebühren erfolgt nach wie vor manuell durch die Sachbearbeitung.

    Konfigurationsmöglichkeiten für HISinOne-STU-Administrator:in

    • Festlegen von Fristen und Abgabezeiträumen
    • Nachweise für die begründeten Antragstypen bestimmen
    • Hinterlegen eines Abgabetextes, der durch die Studierenden bestätigt werden muss
    • Antragsstellung für das aktuelle oder auch für zukünftige Semester ermöglichen

    An vielen Hochschulen sind die begründeten Antragstypen für Gebührenänderung mit dem Tatbestand „sonstige Gründe“ hinterlegt. Dies kann dazu führen, dass in der Erfassungsmaske für Studierende die Auswahl „sonstige Gründe“ mehrfach angezeigt wird. Nun besteht die Möglichkeit, diese Felder mit einem individuellen Anzeigetext zu versehen. In diesem kann internationalisiert ein Text für die Auswahlliste konfiguriert werden. Wenn die Auswahlliste nicht konfiguriert ist, sind in der Studierendenansicht die Langtexte der Tatbestände zu sehen.


    Erweiterung der Funktion „Studienverlaufsänderungen durchführen“

    Auf Wunsch vieler Hochschulen sind die Möglichkeiten der Massenbearbeitung unter der Funktion „Studienverlaufsänderungen durchführen“ erweitert worden. Die erste Ausbaustufe ermöglichte bislang Studienverlaufsänderung nach den Merkmalen „Vertiefung, Schwerpunkt, Fachkennzeichen, PO-Version, Studienart/-typ/-form und Standort“ für eine ausgewählte Menge von Studierenden. Mit dem Release 2023.12 kann auch "Abschluss und/oder Studienfach" mittels Massenbearbeitung geändert werden, beispielsweise die Änderungen von einem "vorläufigen Master" in den "(endgültigen) Master". Somit entfällt für Prüfungsämter und Studierendensekretariate der bisherige Aufwand Einzelfallbearbeitungen durchzuführen.


    Abbildung von Prüfungsordnungen vereinfacht

    Die studiengangspezifische Versuchszählung erfordert eine studiengangspezifische Abbildung von Modulen. Im bisherigen Kopiermechanismus auf der Registerkarte „Grunddaten“ im Curriculum Designer war dies nicht möglich. Mit dem Release 2023.12 soll das Kopieren der Prüfungsordnungen unter Berücksichtigung studiengangspezifischer Abbildung von Modulen mit polyvalenter Verwendung von Prüfungen und Veranstaltungen vereinfacht werden. Außerdem wird eine detailliertere Auswahl von zu kopierenden Elementen der Prüfungsordnung ermöglicht.


    Optimierung der Raumsuche und Raumplanung

    Bisher basierten die Raumsuchen in HISinOne auf der generischen Suche und hatten die Suche nach Räumen im Fokus. Da im Tagesgeschäft die Raumsuche aber oft im Kontext einer Buchung bzw. Planung stattfindet, mit Fokus für den Termin einen freien Raum zu finden, wurde die detaillierte Raumsuche dahingehend überarbeitet und komfortabler gestaltet.


    Umbuchen von Leistungen bei Anerkennungsvorgängen ist vereinfacht

    Nach einem Studiengangs- oder PO-Wechsel können die vorhandenen Leistungen in der Einzelbearbeitung der Studierenden anerkannt werden. Hierzu ist es in einigen Fällen erforderlich die Leistungen aus dem alten Studiengang in einen neuen Studiengang auch direkt umzubuchen. Dieser Prozess ist im neuen Release verschlankt worden und jetzt ohne den Zwischenschritt einer Einbuchung auf ein Überlaufkonto möglich.


    Erstellung von Bescheiden für einzelne Leistungen

    In der Prüfungsverwaltung gibt es eine Reihe von Anwendungsfällen, in denen Bescheide für einzelne Leistungen oder mit expliziter Ausweisung einzelner Leistungen erforderlich sind. Beispielsweise für Täuschungsversuche oder für Bescheide über das endgültige Nicht-Bestehen einer Pflichtprüfung in einem Studiengang. Mit der neuen Funktion ist es nun möglich, Bescheide mit Anforderung (BSA) für einzelne Leistungen zu erstellen.


    Promotionsantrag wurde überarbeitet

    Im überarbeiteten Promotionsantrag können alle Merkmale der amtlichen Promovierendenstatistik abgedeckt werden. Durch den Self-Service der Antragstellenden, welche alle relevanten Daten direkt mitteilen können, entfallen die bislang notwendigen Nacharbeiten. Die Daten des Antrages verbleiben ausschließlich im Antrag und werden erst bei Genehmigung in HISinOne übernommen. Das Zwischenspeichern im Antrag ermöglicht es, dass Daten bei Antragstellung neu angegeben, bzw. korrigiert werden können, diese aber erst nach Prüfung durch das Management in die produktiven Daten übernommen werden. Die bestehenden Promotionsanträge aus vorangegangenen Releases bleiben erhalten. Ein Update dieser bestehenden Anträge erfolgt nicht.


    Stetiger Ausbau der Portlets

    Mit dem neuen Portlet im Doktorandenmanagement wird der Ausbau der Benutzeroberfläche weiter fortgesetzt. Nachdem das Portlet durch die Hochschule hinzugefügt wurde, können Doktoranden und Doktorandinnen im HISinOne Portal folgende Informationen zu Promotionen einsehen:

    • Vorhandene Promotionen
    • Status der Promotion nach HStatG
    • Betreuungspersonen, die direkt per Mail kontaktiert werden können
    • Informationen über mögliche Unterbrechungen

    Auch in zukünftigen Releases sind weitere Portlets im Bereich Doktorandenmanagement geplant.


    Forschungsmanagement

    Flexible Attribute für alle Forschungsobjekte

    Mit dem Release 2023.12 können flexible Attribute nun überall in HISinOne-RES eingesetzt werden. Diese ermöglichen es Hochschulen selbst zusätzliche hochschulspezifische Felder an beliebigen Stellen in HISinOne-RES hinzuzufügen. Flexible Attribute können nicht nur mit Freitext, sondern insbesondere auch mit definierten Datentypen wie Datum oder selbsterstellten Auswahllisten versehen werden. Über das Operative Reporting sind sie suchbar und auswertbar.


    Platzierung von Logos bei Forschungsleistungen

    Für Projekte in HISinOne-RES können mit dem Release 2023.12 verschiedene Logos hochgeladen werden, sodass diese in der Projektdetailseite in der Außendarstellung der Forschungsleistungen sichtbar sind. Hierbei kann zusätzlich zwischen dem Logo des jeweiligen Projektes und weiteren projektzugehörigen Logos von Mittelgebern oder Kooperationspartnern unterschieden werden.


    Kontinuierliche Usability-Verbesserungen

    Nutzungskomfort und die Barrierefreiheit von HISinOne-RES durchlaufen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. So werden Projektlaufzeitänderungen auf Personenzuordnungen und Förderzeiträume automatisch übernommen und Warnung bei Laufzeitabweichungen angezeigt. Overlays ersetzen die Eingabefelder in Tabellen für eine verbesserte Barrierefreiheit. In der Suche wurde die Sprachausgabe von fremdsprachigen Texten optimiert.

    Der Link „Zeiträume aktualisieren“ erscheint, wenn der Projektzeitraum (Felder „Projektbeginn“ oder „Projektende“) geändert wurde. Außerdem werden Warn-Icons an den Registerkarten angezeigt, wenn dort abweichende Zeiträume vorhanden sind.


    Business Intelligence

    Erweiterte BI-Analyse durch Ausbau essentieller Basisfunktionen

    Eine funktionale Weiterentwicklung der BI-Analyse sorgt für die Integration von hierarchischen Schlüsselstrukturen. Nutzer:innen haben die Möglichkeit, Ad-Hoc-Analysen mithilfe eigener Daten zu erstellen. Konkret ermöglicht die Erweiterung die Integration unbalancierter hierarchischer Schlüssel als Dimensionen in die BI-Analyse. Diese hierarchischen Dimensionen erlauben die Beantwortung von Fragen, die sich auf die von den Hierarchien gebildeten Teilmengen beziehen.

    Integration weiterer Segmente des Forschungsmanagements in die BI-Analyse

    Um die BI im Bereich des Forschungssegmentes weiter voranzubringen, wurde die Auswertung von Patenten als weiteres Thema in die BI-Analyse integriert. Damit lassen sich zu weiteren Themenblöcken Auswertungen erstellen und Ad-Hoc-Fragestellungen beantworten. Neben diesem neuen Thema wurden die vorhandenen Forschungsthemen um weitere Attribute erweitert.


    Hochschul-ERP

    Erweiterung der Suche im Dienstreisemanagement

    Mit dem Ausbau der Suche im Dienstreisemanagement wird im Hochschul-ERP eine weitere Anforderung der Hochschulen umgesetzt. Um zukünftig Dokumente im Dokumentenmanagement noch einfacher zu finden, wurden die bereits vorhandenen Metadaten um die Dienstreiseantragsnummer erweitert und es ist nun möglich diese in der Suchfunktion zu nutzen.


    Konstante Optimierung der Zeiterfassung

    Die neu integrierte Übersichtsfunktion in SVA bietet die Möglichkeit sich anzeigen zu lassen, ob sich Mitarbeitende aktuell im Dienst befinden oder nicht. Nebst der Einstellung „im Büro“, kann hier auch das Mobile Working ausgewählt werden. Selbstverständlich können Hochschulen den Personenkreis wählen, welcher diese Funktionalität nutzen darf, und können diese auch vollständig abschalten. Das neue Feature ist ebenso über die Web-Zeiterfassung nutzbar.


    Urlaubsanträge stellen durch eine Vertretung

    Die neue Funktion ermöglicht es, dass Urlaubsanträge auch für andere Personen gestellt werden können. Hierbei übernimmt eine im Vorfeld definierte Vertretung die Erfassung der Anträge. Mittels konfigurierbarer Regeln kann festgelegt werden, wer als Vertretung Urlaubsanträge erfassen kann und für welche Mitarbeitenden die Anträge gestellt werden können. Anträge im Auftrag können sowohl für einzelne Personen als auch für alle Personen, die zu einer Beschäftigungsstelle zählen, erfasst werden.


    Systemvoraussetzungen und Software-Download

    Hier gelangen Sie zu den technischen Voraussetzungen für den Betrieb der HIS-Software 2022.12 und zum Download-Portal.

    Systemvoraussetzungen        Software-Download


    Release-Notes

    Detaillierte Informationen zu den neuen Funktionen finden Sie in den Release-Notes:

    zu den Release-Notes für HISinOne

    zu den Release-Notes für das Hochschul-ERP