Neue Möglichkeiten für Ihre Hochschule!

Mit dem neuen Release wurde die Speicherung der Protokolldaten in der Audit-Datenbank optimiert. Ein zweistufiges Caching ermöglicht eine effizientere Speicherung neuer Daten. Zudem besteht die Möglichkeit, den bereits vorhandenen Datenbestand der Audit-Datenbank zu komprimieren und so eine merkliche Reduzierung des Speicherbedarfs zu erzielen.

Die Seite „Persönliche Daten und Einstellungen“ bietet nun eine zentrale Übersicht über alle persönlichen  Konfigurationsmöglichkeiten in HISinOne. Die Nutzer:innen können jetzt ganz einfach zu allen Funktionen navigieren, die ihre eigenen Daten, Konten und Einstellungen betreffen. Die Inhalte der Seite sind rechteabhängig: Anwender:innen sehen ausschließlich, was sie über ihre entsprechende Rolle und Berechtigung sehen sollen. Für eine intuitive und strukturierte Benutzerführung sind die Funktionen in Gruppen (Kacheln) organisiert, die jeweils in einer Zeile dargestellt werden.

Auf der Seite „Personendaten“ werden die eigenen personenbezogen Stammdaten angezeigt. Diese Daten können je nach Berechtigung bearbeitet werden. Die Seite „Bedienhilfen und Sprache“ ermöglicht Nutzer:innen die Konfiguration individueller Tastenkürzel (Hotkeys) und die Anpassung der Sprache der Benutzeroberfläche. Für das Overlay „Informationen zu … [Name der angemeldeten Person]“ wird nun ein Symbol mit den Initialen der angemeldeten Person angezeigt. Es besteht die Möglichkeit, die Daten für dieses Overlay hochschulseitig anzupassen. Ein Link führt direkt zur Seite „Persönliche Daten und Einstellungen“. In der mobilen Ansicht steht bei mehreren Rollen die Auswahl einer Rolle zur Verfügung.

Die Erfassung von Studienabschlussprüfungen als Zugangsvoraussetzung für Master- oder Promotionsstudiengänge wird schrittweise optimiert. Ziel ist es, die Prozesse für Bewerbungen und Immatrikulationen effizienter zu gestalten und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Dadurch profitieren sowohl Bewerber:innen als auch die Hochschulverwaltung von einem geringeren Verwaltungsaufwand und einer höheren Datenqualität. Die zweite Ausbaustufe enthält folgende Erweiterungen des festen Bewerbungsbestandteils „Zugangsvoraussetzender Studienabschluss” (H1_MZB):
 

• In der Studienbewerbung können eingeschriebene Studierende einen Studienabschluss aus ihrem aktuellen Studienverlauf direkt aus dem Studierenden- und Prüfungsmanagement übernehmen. Dabei werden sowohl die Abschlussnote als auch das Abschlussdatum importiert, sofern vorhanden.
• In „Bewerbungen sichten” kann der zugangsvoraussetzende Studienabschluss nun vollständig bearbeitet werden. Auch die Übernahmemöglichkeit einschließlich der nachträglichen Aktualisierung aus den Produktbereichen des Studierenden- und Prüfungsmanagements steht der Sachbearbeitung zur Verfügung.
• Ein in HISinOne-APP erfasster Studienabschluss kann im Rahmen der Immatrikulation zur Ansicht in das Studierendenmanagement übertragen werden.
• Die Webservices wurden erweitert, um lesend und schreibend auf den festen Bewerbungsbestandteil „Zugangsvoraussetzender Studienabschluss“ zugreifen zu können.

Hochschulen können in Zukunft den Kommentar für Rechnungen selbstständig in HISinOne anpassen. Die Studierenden bekommen diese Rechnungen als Vorlage im Studienservice angezeigt. Auch ein Abruf der Rechnungsvorlage als QR-Code ist möglich. 

Die Konfiguration des Rechnungskommentar erfolgt in drei Schritten: Zuerst wird über ein JavaScript-Snippet eine Bedingung festgelegt, für die der Rechnungskommentar gelten soll. Dann wird eine Vorlage erstellt, die den Inhalt des Rechnungskommentars festlegt. Über die Konfigurationsoberfläche werden die einzelnen Komponenten zusammengeführt.

Nach Ablauf der Nachreichfrist können (vorläufige) Studierende keine Dokumente mehr zur Immatrikulation nachreichen. Die Abgabe wird mit Ablauf der Nachreichfrist gesperrt. Um (vorläufigen) Studierenden das Nachreichen von Dokumenten zu erleichtern, kann jetzt im Portal ein Portlet zum Nachreichen von Dokumenten hinzugefügt werden.
Zudem ist eine Vorbelegung der Nachreichfrist mit dem Tagesdatum plus x Tage in der Sachbearbeitung möglich. Hierdurch muss die Nachreichfrist nicht mehr manuell erfasst werden. Die Vorbelegung der Nachreichfrist von z. B. 14 Tagen in die Zukunft kann in der globalen Konfiguration festgelegt werden.

Für Studierende wird – wenn die Funktion aktiviert ist – bei Exmatrikulation die neue Rolle „Ehemalige-/r“ im Anschluss an die ablaufende Studierenden-Rolle angelegt. Nach erfolgter Einwilligung der/des Studierenden während des Studiums kann bei Exmatrikulation ein Ehemaligen-Account eingerichtet werden. Über diesen Account können sich die Ehemaligen ohne zusätzliche Registrierung erneut auf einen Studiengang bewerben oder einen Promotionsantrag zur Zulassung zur Promotion stellen. In der Datenbank entstehen somit deutlich weniger Duplikate, was für die Sachbearbeitung die Anzahl der benötigten Duplikatszusammenführungen deutlich verringert. 

Zusätzlich kann die Ehemaligen-Rolle mit Rechten für weitere Anwendungsfälle ausgestattet werden, z. B. um auch längere Zeit nach Exmatrikulation – bis zur Aufbewahrung und Löschung der Studierendendaten – Bescheide und Bescheinigungen aus dem Studium abzurufen.

Mit den flexiblen Attributen können Hochschulen ihre Anträge in HISinOne spezifischer gestalten und somit weitere Papierformulare ablösen: Das bereits vorhandene flexible Attribute Framework kann nun in einem ersten Antragstypen - der Veränderungsmitteilung - verwendet werden. 
Mit Release 2025.12 können beliebige Felder und Feldformate, z.B.  Textfelder, Datumsfelder, Ja-/Nein- bzw. Auswahllisten in einem dafür vorgesehenen Bereich für einen bestimmten Antrag positioniert , sowie Pflichtfeldmarkierungen und Übersetzungen konfiguriert werden. Somit können konkrete Informationen im Online-Antrag abgefragt und in der Sachbearbeitung weiter verarbeitet werden. Rechte und Rechtepara-meter steuern die Sicht- und Bearbeitbarkeit dieser flexiblen Attribute.

Der Umgang mit Bescheiden zu Promotionen und mehreren Promotionen einer Person wurde verbessert. Hierzu wurde die Registerkarte „Berichte“ im Management überarbeitet und die Auswahl der Berichtsvor-lagen wurde um eine Promotionsurkunde erweitert. Dies ermöglicht den Anwender:innen eine Urkunde mit vorbesetzten Daten als Bericht anzufordern und zu drucken. Der Auftragsstarter für Berichte wurde um ein Auswahlfeld für zugelassene Promotionen ergänzt. Das ermöglicht, Dokumente für eine spezifische Promotion zu erzeugen. Das Nachfordern von Bescheiden erfolgt nun über eine Auswahlliste, was das An- und Nachfordern von Bescheiden für einzelne Promotionen vereinfacht. 

Um die Zuordnung der einzelnen Anforderungen zur jeweiligen Promotion zu erleichtern, wurde die Tabelle für die Anzeige von Bescheidanforderungen ebenfalls überarbeitet. Die Vorlage der Promotionsurkunde im Berichtscenter ist mit Angaben zum Titel der Dissertation, Gesamt-prädikat sowie Personendaten zum Dekan oder Lehrstuhl vorbelegt und ermöglicht eine automatische Erstellung von Urkunden.

Die Konfigurationsmöglichkeiten für Reports im Selfservice-Portal sind mit diesem Release erweitert worden. Doktorand:innen können jetzt ihre Anträge und Bescheinigungen zentral einsehen und verwalten. Sie haben die Möglichkeit, Links zum Ausdrucken von Anträgen zu erhalten und Dokumente direkt auszudrucken. Dies ermöglicht eine übersichtliche und effiziente Verwaltung von Dokumenten und Anträgen. Im Selfservice können Doktorand:innen auf verschiedene Funktionen zugreifen, um ihre Anträge und Bescheinigungen zu verwalten. Für alle verfügbaren Anträge können PDF-Links zum Ausdrucken bereit-gestellt werden, die direkt auf der Bearbeitungsseite des jeweiligen Antrags angezeigt werden. Die Sprache des Drucks richtet sich nach der Portalsprache (Deutsch oder Englisch). 

Zusätzlich bietet das Selfservice-Portal des Doktorandenmanagements einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Bescheinigungen und Bescheide mit Bescheidanforderung. Die Promovierenden können hier die verfügbaren Dokumente einsehen und bei Bedarf direkt ausdrucken. Eine gemeinsame Anzeige von Bescheiden und Bescheinigungen ist auch über das kombinierte Portlet „Bescheinigungen und Bescheide“ auf der Startseite möglich.

Die neue Funktion erleichtert die Auswahl der richtigen Prüfungsform und reduziert Fehleingaben bei der Planung eines Prüfungstermins. Bislang konnten Prüfungsplaner:innen beim Planen eines Prüfungstermins die an der semesterunabhängigen Prüfung vorgegebene Prüfungsform beliebig durch eine andere Prüfungsform überschreiben. Teilweise werden in den Modulbeschreibungen / Prüfungsordnungen mehrere Varianten von Prüfungsformen angegeben, aus denen die Prüfenden dann eine Variante auswählen können. Jetzt besteht die Möglichkeit, alternative Prüfungsformen an der semesterunabhängigen Prüfung zu erfassen. Hierdurch wird den prüfenden Personen eine Liste mit möglichen Prüfungsformen vorgegeben, aus denen ausgewählt werden kann.

Bislang konnte die Sichtbarkeit der Verteilungsergebnisse bei jedem Verteilungsverfahren nur manuell gesperrt oder freigegeben werden. Wurde vor dem Lauf eines Verteilungsverfahrens vergessen, die Sichtbar-keit zu sperren, konnte dies zur ungewollten Anzeige der Ergebnisse (auch für Studierende) führen. Mit dem Release 2025.12 gibt es nun eine Möglichkeit, die Ergebnisse bei jeder Verteilung automatisch zu sperren und dann bei Bedarf manuell freizugeben. Diese Einstellung wird über die globale Konfiguration von HISinOne vorgenommen.

Mit dem neuen Release können einem Termin mehrere Räume zugeordnet werden. Die Funktion ermög-licht die einfache Abbildung von Veranstaltung, die zeitgleich in verschiedenen Räumen stattfinden. Beispiele können Prüfungen sein, die gleichzeitig in einem Labor und einem Vorlesungsraum stattfinden oder Großver-anstaltungen wie Tagungen und Feiern. 

Die Massenfeldsetzung der tabellarischen Bearbeitung von Elementen wurde benutzerfreundlicher gestaltet. Bislang musste die Massenfeldsetzung bereits in der Suche ausgewählt werden. Diese Einstellung kann jetzt komfortabel nach der erfolgten Suche vorgenommen werden. Zudem kann über Checkboxen die Massen-feldsetzung für einzelne Teile des Suchergebnisses aktiviert werden. Die neue Funktion steht für „Alle Elemente tabellarisch bearbeiten“, „Module tabellarisch bearbeiten“, „Veranstaltungen tabellarisch bearbeiten“ und „Prüfungen tabellarisch bearbeiten“ zur Verfügung. 

Bei der Weiterentwicklung von Modulen und Curriculae ist es wichtig, alle notwendigen Schritte und Verknüpfungen zu beachten. Mit der neuen Funktion können jegliche Versionen, Kopien und Kopplungen von Modulen im Blick behalten und an einer Stelle vereint werden. Für eine umfassende Interpretation werden alle Verknüpfungen des betreffenden Moduls automatisch in einer Ansicht dargestellt. 

Die Leseansicht bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit, sich einen Überblick über die Leistungsdaten von Studierenden zu verschaffen, ohne dass die Person eine Berechtigung zum Verändern von Leistungsdaten haben muss. Diese Funktion kann durch umfangreiche Rechteparameter gezielt eingeschränkt werden, sodass nur Zugriff auf eine bestimmte Studierendengruppe besteht. Über den neuen Menüpunkt „Leistungsdaten anzeigen“, gelangen die Nutzer:innen zunächst zu einer generischen Suche. Das Suchergebnis führt dabei nur Studierende auf, deren Leistungsdaten man entsprechend der Rechtekonfiguration sehen darf. In der Suche ist das Berichtscenter integriert, entsprechend können aus dem Ergebnis auch Aufträge erzeugt werden. Über das Suchergebnis gelangt man zu einer Detailseite. Hier sind in verschiedenen Fieldsets Auflistungen aller Anmeldungen und Leistungen zu Modulen, Prüfungen oder Veranstaltungen des Studierenden dargestellt.

Diese Funktion unterstützt Prüfende und Sachbearbeiter:innen an Musikhochschulen bei der Abbildung der Unterrichtsansprüche. Bislang gab es für Dozent:innen keine Möglichkeit, Unterrichtsansprüche als „erfolg-reich“ zu kennzeichnen und daraus eine „Leistung“ zu erzeugen. Nun können entsprechende Status durch die Sachbearbeitung im Prüfungsamt bzw. zuständige Lehrende vergeben werden. Ein vollständig erfolg-reich erhaltener Unterrichtsanspruch erhält statusabhängig eine Leistung zum dazugehörigen Element der Prüfungsordnung. Grundlage für die Entwicklung dieser Funktion war ein Anwendungsworkshop mit mehreren Musikhochschulen.

Diese neue Funktion gewährt auch Personen ohne Zugang zum Betriebssystem Einsicht in die Protokolle und Auswertung der letzten Konnektorläufe. Mit der Erweiterung ist es nun möglich, die vollständigen Protokolle direkt aus der Anwendung heraus zur Ansicht zu bringen und auch vergangene Protokolle aufzurufen und einzusehen. Damit ist es nun auch ohne Hilfe aus dem Rechenzentrum möglich, automatisierte Vorgänge nachträglich zu kontrollieren.

BI-Analysen sollen perspektivisch für alle Sachgebiete die alte OLAP-Funktionalität durch Saiku ablösen und mehr Möglichkeiten bieten. In der nun vorliegenden verbesserten Ausbaustufe profitieren die Nutzenden von modernen, barrierefreien OLAP-Funktionen mit einer verbesserter Datenaufbereitung des Kerndaten-satz Forschung (KDSF). Die BI-Analyse deckt jetzt mit Qualifizierungsverfahren und Personal alle Bereiche des KDSF ab. Im Zusammenspiel mit dem Rechtemanagement, den Oberflächen und Möglichkeiten zum Speichern und Tauschen von Analysen ist ein praxisnaher Einsatz möglich.

Bei der manuellen Erfassung einer Publikation können nun viele Publikationsmetadaten automatisch voraus-gefüllt werden. Anhand des Identifiers, wie beispielsweise einer DOI, werden die verfügbaren Daten aus OpenAlex importiert. So wird die Neuanlage von Publikationen merklich beschleunigt, da nur noch wenige Informationen manuell ergänzt werden müssen.

Kontaktpersonen von externen Organisationen können nun mit Projekten verknüpft werden. In der Projektbearbeitung können sie mit ihren Kontaktdaten angezeigt werden. So ist beispielsweise die richtige Ansprechperson beim Kooperationspartner für mein Projekt direkt hinterlegt.
Bei der Verwaltung von externen Organisationen kann ebenfalls nachvollzogen werden, wenn eine Kontaktperson zu einem Projekt zugeordnet worden ist.

In der fachlichen Protokollierung werden die Änderungen an einem Objekt gut nachvollziehbar dargestellt. Über eine neue Registerkarte kann nachvollzogen werden, welche Änderungen wann von wem vorgenommen worden sind. Auch eine gezielte Suche nach Änderungen ist möglich. Bei jedem Speichern wird ein entsprechender neuer Eintrag vorgenommen. Der Datenschutz ist gewährleistet, weil die Änderungen zum Objekt dargestellt werden und nicht nach Personenaktivitäten ausgewertet werden können. Die fachliche Protokollierung ist zunächst für Projekte verfügbar und wird im nächsten Release für Publikationen bereitgestellt.

Die Abwesenheitsverwaltung ist eine der ersten Funktionen, die auf HISinOne-Technologie umgestellt werden. Diese Funktionen stehen jetzt als HISinOne-Anwendung zur Verfügung:

• Übersicht über die eigenen Abwesenheiten im Kalender
• Stellen eines Urlaubsantrags (für sich selbst oder im Auftrag)
• Einsicht in Abwesenheitsanträge
• Krankmeldung (für sich selbst oder im Auftrag)

Mit den kommenden Releases wird der Funktionsumfang kontinuierlich weiter ausgebaut.

Die EU schreibt im Rahmen der Instant Payment Regulierung (RegIP) seit dem 5. Oktober 2025 für alle Banken das neue Verfahren Verification of Payee (VoP) zur Überprüfung der Kontoinhaber:innen bei allen SEPA-Zahlungen vor. Bei jeder Art von Zahlungsverkehr wird zukünftig durch das Finanzinstitut des Zahlungsemp-fängers überprüft, ob die Angabe im Feld „Kontoinhaber“ tatsächlich mit dem Inhaber und den ggf. hinter-legten Aliassen des Kontos beim Finanzinstitut übereinstimmt.
Zur Umsetzung der dadurch entstandenen Anforderung wurde der Funktionsumfang des Hochschul-ERP erweitert. Im Hochschul-ERP können zukünftig zusätzlich zu dem Namen und ggf. Vornamen auch weitere Kontoinhaber:innen erfasst werden. Ein bei der Buchung hinterlegter Wert für die Kontoinhaber:innen wird sowohl in der HÜL als auch in der Tabelle „Druck“, die die Basis für den DTA ist, gespeichert.

Die Kennzeichnung von mitteilungsrelevanten Daten ist weiter vereinfacht worden und erfolgt nun über den Button „MV-Zusatzdaten“. Für die Übermittlung der Daten wurde eine eigene Aktivität geschaffen. Dies gilt auch für die Pflege von Mietobjekten die ggf. für Zahlungen relevant sein können. Darüber hinaus ist ab Anfang 2026 eine Anbindung an das ELSTER-Verfahren möglich.
In den kommenden Releases wird die Kennzeichnung mitteilungsrelevanter Daten weiter ausgebaut:  Geplant ist beispielsweise eine Integration in die Buchungsmasken.

Der Verarbeitung von elektronischen Rechnungsdokumenten kann nun auch im Haushalt besser an die hoch-schulspezifischen Anforderungen angepasst werden. Im Rechnungscockpit lassen sich eigene Belegstatus in Verbindung mit ihren Auswirkungen auf zulässige Bearbeitungsfunktionen und Bearbeitungsreihenfolgen über die vorhandenen Workflowkomponenten individuell konfigurieren. Dies ermöglicht neben neuen Prozessschritten wie z.B. „Eingangsprüfung“, oder „Klärung“ auch die Möglichkeiten, mehrfache dezentrale Prüfungsworkflows mit Teil-, Rest- oder Gesamtfreigaben für einen Beleg abzubilden.