Release-Special 2024.12

Ab sofort besteht die Möglichkeit, moderierte Einwilligungen in HISinOne darzustellen. Die Funktion ermöglicht es, rechtskonforme Einwilligungen in HISinOne zu integrieren. Diese Einwilligungen bringen eine Versionierung mit, so dass klar und revisionssicher dargelegt werden kann, in welche Sachverhalte die Nutzenden eingewilligt haben. Zudem gibt es zahlreiche Verbesserungen der Nutzerfreundlichkeit und des Einsatzspektrums.

Neue Personen, zum Beispiel Mitarbeitende, können über eine nutzerfreundliche Anlagefunktion erfasst werden. In mehreren Schritten können alle relevanten Daten wie beispielsweise E-Mail Adresse, Passwort etc. angelegt werden. Funktionen wie die Dublettenprüfung werden automatisch durchgeführt. Neben der komfortablen und sicheren Datenerfassung bietet der neue Ablauf zugleich verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten.

Die überarbeitete Einstiegsseite der Studienbewerbung bietet eine deutlich verbesserte Übersicht und berücksichtigt verschiedenste Anforderungen, insbesondere in Bezug auf lange Ladezeiten und eine überladene Darstellung.

Die wichtigsten Ziele:

• Verbesserte Performance: Schnellere Ladezeiten und eine optimierte Laufzeit sorgen für ein flüssigeres Nutzererlebnis.
• Mobile-First-Strategie: Das neue responsive Design sorgt für eine optimale Darstellung und Bedienbarkeit, insbesondere auf mobilen Endgeräten.
• Verbesserte Usability: Eine klarere Struktur und eine vereinfachte Navigation machen die Bedienung intuitiver.
• Leichtere Bedienbarkeit: Eine moderne und aufgeräumte Oberfläche erleichtert die Nutzung.
• Barrierefreiheit: Die neue Seite wird vollständig barrierefrei gestaltet und ermöglicht allen Nutzergruppen einen leichten Zugang.

Technische Grundlage ist die Umstellung auf die aktuelle Oberflächentechnologie AngularJS, die die Basis für die Optimierungen
bietet.

In der ersten Ausbaustufe wurde eine prototypische Umsetzung realisiert, die noch nicht für den produktiven Einsatz geeignet
ist. Diese bildet jedoch die Grundlage für die weitere Entwicklung, so dass bereits im nächsten Release die Ergebnisse getestet
und weiter verfeinert werden können.

Im Rahmen der Überarbeitung des E-Mail-Versands in „Bewerbungen sichten“ wurden folgende Verbesserungen implementiert,
um den Kommunikationsprozess zu optimieren:

• Betreffzeile mit zusätzlichen Informationen: Die Betreffzeile wird nun automatisch um die Bewerbernummer und das Bewerbungssemester ergänzt, um E-Mails mit den notwendigen und leicht verständlichen Kontextinformationen zu versehen.
• Erweiterte Anrede: Namenszusätze (wie z. B. Titel) werden nun standardmäßig in der Anrede angezeigt, sofern diese im Bewerberprofil hinterlegt sind.
• Personalisierte Anredeformate: Für männliche und weibliche Bewerbende steht ab sofort die Option zur Verfügung, sowohl Vor- als auch Nachname in der Anrede zu verwenden. Diese Option war bisher nur für die Optionen „divers“ und „undefiniert“ verfügbar.
• Erweiterte Funktionalität mit Platzhaltervariablen: Die E-Mail-Vorlagen unterstützen nun die gleichen Optionen wie die Portalmeldungen, einschließlich der Nutzung von Velocity-Variablen sowie der Wahl zwischen Text- und HTML-Format.

Diese Neuerungen bieten mehr Flexibilität und Präzision bei der E-Mail-Kommunikation mit Bewerbenden.

Die Verwaltung von Beurlaubungsanträgen innerhalb der Sachbearbeitung wurde mit dem neuen Release konsolidiert. Sowurde das Overlay überarbeitet und an das bekannte Design und Verhalten der Rückmeldung angeglichen. Diese Vereinheitlichung sorgt für ein konsistentes Benutzererlebnis und verbessert die Bedienbarkeit.

Eine einheitliche Codebasis für die verschiedenen Beurlaubungsmöglichkeiten (Link, Anträge und Beurlaubung durch vorgemerkte Anträge) ermöglicht eine verbesserte Wartung und Erweiterung der Software.

Mit diesem Release ist es möglich, über einen neuen globalen Schalter das Verhalten bei der Fachsemesterzählung im 1. Fachsemester zu steuern. Sie ist nun, wie aus dem GX-Modul SOS bekannt, individuell konfigurierbar.

Sowohl für die Prüfung der Immatrikulationsvoraussetzungen als auch im weiteren Verlauf des Studiums muss auf bestimmte Informationen aus der Bewerbung zugegriffen werden, um Entscheidungen oder weitere Bearbeitungen zu ermöglichen. Darüber hinaus können auch Informationen aus dem Zulassungsbescheid oder anderen Bescheiden aus dem Studienverlauf relevant sein.

Daher sollen der Sachbearbeitung ausgewählte Daten aus der Bewerbung sowie Bescheide auch nach der Zulassung oder der Semesterbereinigung für die immatrikulierten Studierenden für die Dauer des Studiums zugänglich sein. Um die Speicherung der relevanten Bewerbungsdaten in HISinOne-STU zu ermöglichen, wurde eine neue lesende Schnittstelle in HISinOne-APP implementiert.

Welche Bewerbungsbestandteile, Nachweise und Bescheide in die Studierendenverwaltung zur Ansicht übernommen werden sollen, kann flexibel von der Fachadministration Bewerbung und Zulassung über die neue Konfigurationsfunktionalität gesteuert werden.

Die definierten Daten werden bei Beantragung der Immatrikulation durch die Bewerbenden respektive bei Übernahme von Bewerbungen in die Studierendendaten übernommen. Die Sachbearbeitung im Studierendensekretariat hat während des gesamten Student-Lifecycles auf diese Daten und Bescheide Zugriff.

Die Änderungen der SEPA-Versionen beinhalten keine Erweiterung der Funktionen in HISinOne sondern gewährleisten eine gültige SEPA-konforme Verarbeitung der Zahlungsdateien.

Mit der neuen Funktion werden Immatrikulationsanträge, bei denen alle erforderlichen Dokumente hochgeladen wurden, automatisch gekennzeichnet. Dies ermöglicht der Sachbearbeitung im Studierendenmanagement, Personen mit eingereichten Pflichtdokumenten schnell zu ermitteln, um die immatrikulationsrelevanten Daten zu prüfen.

Mithilfe der neuen Suchkriterien können Sachbearbeiter:innen gezielt nach (vorläufigen) Studierenden suchen, bei denen alle Pflichtdokumente eingereicht wurden. Zu den neuen Suchkriterien zählen der Gesamtstatus der Dokumente und das Semester des Immatrikulationsantrags.

Über den Gesamtstatus der Dokumente bekommt die Sachbearbeitung die Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus der Dokumente eines Immatrikulationsantrags festzuhalten. Auch bei manuell oder per Webservice angelegten (vorläufigen) Studierenden kann in der Sachbearbeitung der Status von Dokumenten erfasst werden, um die Bearbeitung korrekt zu dokumentieren.
Der Status eines Immatrikulationsantrags (immatrikuliert / zurückgezogen / storniert) bleibt auch nach erfolgter Einschreibung erhalten und wird durch eine Semesterbereinigung nicht gelöscht. Dies sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit. Immatrikulationsanträge, aus denen keine Immatrikulation resultiert, werden bei der Semesterbereinigung automatisch gelöscht.

Die Anzeige in den Funktionen „Noten eingeben“ und „Leistungen bearbeiten“ wurde um die Angabe der Versuchsnummer und des Studiensemesters der Studierenden ergänzt. Die Anzeige dieser Daten wird jetzt durch einzelne Rechte gesteuert. Bei Mehrfachstudierenden werden diese Angaben bezogen auf die Zuordnung zu dem Studiengang, in dem die Leistung erbracht wurde, ausgewertet. Diese Anpassungen gelten auch für den Excel-Export in den jeweiligen Funktionen.

Die zusätzlich zur Verfügung gestellten Informationen decken den Informationsbedarf unterschiedlicher Anwendergruppen. Gleichzeitig sorgt die Rechte-gesteuerte Anzeige für Datenschutz-Konformität.

Die Berechnung von relativen Fristen wurde verfeinert. Die Fristberechnung kann nun auf Werktage eingegrenzt werden. Zusätzlich ist es möglich, festzulegen, ob die Frist tagesrelativ oder uhrzeitrelativ abläuft.

Insgesamt erspart die detaillierte Steuerung der relativen Fristen für Prüfungsanmeldungen und -rücktritte eine zusätzliche manuelle Nachbereitung der Fristen bei der Prüfungsplanung.

Um zukünftig die Datenerfassung von Evaluationen transparent zu machen, kann in HISinOne festgehalten werden, ob eine Evaluation durchgeführt und geprüft worden ist. In Veranstaltungen und Prüfungen jeder Organisationseinheit kann der Evaluationsstatus auf einer neuen Registerkarte eingesehen werden. Ebenso ist es möglich, diese Informationen in einem Bericht zusammen zu fassen und so den manuellen Aufwand zu verringern.

Offene Vorbehalte können jetzt zeitgesteuert mittels Cronjob überprüft werden. Die Überprüfung der Vorbehalte läuft automatisch und zeitgesteuert ab, sodass sich der manuelle Aufwand merklich verringert.

Die bisherigen Funktionalitäten und Oberflächen der Leistungsübernahme werden für den Wechsel von Modulversionen adaptiert – sowohl in der Einzelbearbeitung als auch massenweise für viele Studierende. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand in der Leistungsübernahme. Für die Leistungsverbuchung ist auch weiterhin u. a. relevant, welche Modulversion durch die jeweiligen Studierenden begonnen wurde. Durch einen globalen Schalter kann jetzt festgelegt werden, ab wann ein Modul
als „begonnen“ gilt. Außerdem kann durch ein weiteres Merkmal an den Modulversionen gesteuert werden, ob ein Wechsel in die neuere Version verpflichtend ist.

Die Möglichkeit, das Berichtscenter in das Vorlesungsverzeichnis zu integrieren, eröffnet neue Möglichkeiten, Aufträge flexibel zu konfigurieren. Die bekannten Funktionen „Vorlesungsverzeichnis bearbeiten“ und „Vorlesungsverzeichnis anzeigen“ werden nun durch das Berichtscenter ergänzt.

Die Usability in der Funktion „Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen“ wird durch die Ergänzung von Such- und Filteroptionen für das Suchergebnis verbessert. Insbesondere auf der Registerkarte „Gekoppelte Prüfungen“ wird die Anzeige mehrerer Prüfer:innen optimiert. Hinzugekommen ist außerdem eine direkte Termin-Bearbeitungsmöglichkeit für die Prüfenden.

Anträge sind hilfreich, um akademische und administrative Angelegenheiten zu regeln. Der Antrag auf Verfahrenseröffnung wird nun durch verschiedene Felder ergänzt. So können jetzt Informationen zu Gutachter:innen, Titel der Promotion, Angestrebter akademischer Grad, Art der Dissertation im Antrag auf Verfahrenseröffnung erfasst werden. Mit Eröffnung des Promotionsverfahrens wird durch die Doktorand:innen der Titel ihrer Dissertation bekanntgegeben. Dieser Titel wird in den Doktorandendaten
hinterlegt.

Bei einer laufenden Promotion können Doktorand:innen einen Antrag auf Verfahrenseröffnung im Self Service stellen. Analog kann die Antragsstellung auch im Management durch die Doktorandenmanager:innen erfolgen. Der Antrag kann bearbeitet, genehmigt, abgelehnt oder storniert werden. Die Promotionsordnung und die zuvor getätigten Angaben werden angezeigt.

Wiedervorlagen ermöglichen es, Aufgaben, Dokumente oder Informationen zu einem späteren Zeitpunkt gezielt zur Bearbeitung oder Überprüfung vorzulegen. Analog zu HISinOne-STU können in HISinOne-DOC aus dem Management heraus Wiedervorlagen (Erinnerungen) für ausgewählte Fälle erstellt werden. Je nach zugeordnetem Recht können Wiedervorlagen für sich selbst oder andere Personen im Studierenden- oder Doktorandenmanagement erstellt werden. Die Suche nach diesen erstellten Wiedervorlagen ist möglich.

Betreuungspersonen sollen zukünftig einen aktiven Part im Zulassungsprozess von Promotionen einnehmen können. Hierfür wurde der Zugriff auf Daten der Doktorand:innen um eine weitere Berechtigungsprüfung mit dem Kriterium „selbst betreute Doktorand/-innen“ erweitert.
Damit einhergehend wurde der Promotionsantrag um die Angabe einer Zustimmung zur Betreuungsanfrage sowie Angaben zum Forschungsfeld laut KDSF der Promotion ergänzt.

Um den Zugriff auf diese Daten zu vereinfachen wurde die Funktion der gespeicherten Suchen eingeführt. Gespeicherte Suchen erlauben die Ausführung von vorkonfigurierten Suchanfragen durch bestimmte Anwender:innen. Im Zusammenhang mit der Einbindung der Betreuungspersonen in den Zulassungsprozess können spezifische prozessorientierte Arbeitslisten für den Anwendungsfall angelegt werden.

Um zukünftig einen noch besseren Überblick zu schaffen, können innerhalb von Projekten Termine und Fristen erfasst werden. Diese können sowohl als Einzeltermine oder als Terminserien hinterlegt werden. Ebenfalls können für die Termine Benachrichtigungen und Erinnerungen für Projektmitglieder konfiguriert werden, wie zum Beispiel für Mittelabrufe oder Zwischenberichte.

Nachdem bereits bei laufenden Projekten Änderungsanträge gestellt werden können, wurden diese um bedingte Kontexte ergänzt. Hierdurch können verschiedene vorkonfigurierte Antragsvarianten konfiguriert werden. Änderungsanträge können für einen bestimmten Änderungsgrund zusammengestellt werden, wie zum Beispiel Laufzeitverlängerungen oder Mittelaufstockungen. Sie können auch selbstgenehmigend sein, wenn nur unkritische Dinge geändert wurden, die allein keine Genehmigung benötigen.

Werden viele Publikationen importiert, können die nicht erforderlichen Importkandidaten (zum Beispiel, weil bereits vorhanden oder mehrfach importiert) nun auch über eine Massenbearbeitungsfunktion wieder entfernt werden. Über die Importkandidatenliste können mehrere (oder alle) Publikationen ausgewählt und über einen Button gelöscht werden.

In der Funktion „BI-Analysen“ kann nun zu jeder Dimension, jedem Dimensionsattribut und jeder Kennzahl ein Infotext hinzugefügt werden, der eine kurze Dokumentation liefert, welche Daten hinter dem Element stehen. Damit wird das Verständnis beim Zusammenstellen von Auswertungen verbessert. So besteht die Möglichkeit, direkt in die Dokumentation der den Themen der „BI-Analysen“ zu Grunde liegenden Modelle zu springen, um die Entstehung der Daten nachvollziehen zu können. Hierzu sind entsprechende Rechte notwendig, wie sie zum Beispiel die Rolle „BI-Administrator“ hat.

Die Umstellung der Hochschul-ERP-Module auf die HISinOne-Technologie schreitet voran. Im letzten Halbjahr wurde verstärkt an den dezentralen Modulen der Abwesenheitsverwaltung gearbeitet. Diese werden auf die HISinOne-Technologie umgestellt. Obwohl ein sinnvoller Einsatz erst möglich ist, wenn alle dezentralen Teile auf die neue Technologie umgestellt wurden, stellen wir das Modul Abwesenheitsverwaltung in der Standardauslieferung zur Verfügung. So kann die neue Version getestet und der HIS eG erste Erfahrungswerte mitgeteilt werden.

Durch die Umstellung auf die HISinOne-Technologie bieten die dezentralen Module der Abwesenheitsverwaltung nun folgende neue Features:

Barrierefreie und responsive Darstellung
Die Anzeige ist ab sofort barrierefrei gestaltet und wird automatisch für die Darstellung auf mobilen Endgeräten skaliert.

Neue Kalenderfunktionen
Ein Klick auf das Kalenderfeld zeigt alle Eigenschaften und Ereignisse des Tages an. Es wird auch zwischen „Wochenende“ und „kein Arbeitstag“ unterschieden. Der Datumsbereich im Kalender ist auswählbar und kann in den Abwesenheitsantrag übernommen werden. Darüber hinaus werden nicht nur ganze Jahre dargestellt, sondern einzelne Monate können per Klick angehängt werden, was die Planung jahresübergreifender Abwesenheiten vereinfacht. In der adaptiven Legende werden nur
Aspekte aufgeführt, die tatsächlich im ausgewählten Kalender enthalten sind.

Weitere Bearbeitende
Die auswählbaren Personen werden in Abhängigkeit des gewählten Schrittes vorgeschlagen. Es werden nur Personen angezeigt, die als Folgebearbeiter des konkret gewählten Vorgangs infrage kommen.

Abwesenheitsstatistik
Summierte Tage je Abbuchung sind nun Bestandteil der Abwesenheitsstatistik und werden zusammen mit der bekannten Übersicht aller gültigen Urlaubsanspruchsbuchungen und deren Restansprüchen dargestellt.

Dynamisches Formular
Das Antragsformular passt sich dynamisch der gewählten zu beantragenden Abwesenheitsart an. Wird die zu beantragende
Abwesenheitsart gewechselt, ändern sich auch die Formularfelder.

Auch im Bereich Reisekostenmanagement findet eine Umstellung auf HISinOne- Technologie statt. Mit diesem Release wird die erste Version der HISinOne-Dienstreiseabrechnung ergänzt. Da der Desktopteil des Reisekostenmanagements noch an die neuen Dialoge angepasst werden muss, steht diese Version aktuell nur zum Testbetrieb zur Verfügung. Der Produktivbetrieb von Anmeldung oder Abrechnung ist daher momentan noch nicht möglich.

Auch die Desktopanwendungen des Hochschul-ERP werden weiterentwickelt. Im Folgenden finden Sie zwei wichtige Aspekte des Releases 2024.12.

Geänderte Funktionalität in den Bearbeitungsdialogen
Unter Verwendung der Desktopdialoge (Bearbeitungsdialoge) des Hochschul-ERP ist es nun möglich, Feldinhalte direkt zu kopieren und weiter zu verwenden. Hierzu wurde die Darstellung der Attribute, die aktuell nicht bearbeitet werden können, von Inaktiv auf Read Only umgestellt. Im Zuge der Erweiterung der Barrierefreiheit können Texte direkt von Screenreadern erfasst und vorgelesen werden. Hierzu ist kein Wechsel in den Bearbeitungsmodus mehr notwendig.