Release-Special 2023.12

Bewerber:innen profitieren von einem erleichterten Umgang mit vergessenen Zugangsdaten. Unter der Funktion „Zugangsdaten vergessen“ können vergessene Accountnamen unter Zuhilfenahme des Geburtsdatums per E-Mail angefordert werden. Anhand der E-Mail-Adresse kann eine Benutzererkennung durchgeführt und ein neues Passwort beantragt werden. Eine Kontaktaufnahme mit dem Helpdesk ist nur noch nötig, wenn die E-Mail-Adresse mehrfach vergeben ist oder vergessen wurde.

Die Einbindung von Dokumenten-Management-Systemen kann nur zentral an einer Stelle (Schlüsseltabelle) vorgenommen werden. Zudem wurden nicht benötigte Schaltflächen (z. B. Speicherstandorte oder Metadaten) entfernt. Alle verfügbaren Metadaten werden nun automatisiert übertragen. Eine zusätzliche Konfiguration über die „Globale Konfiguration“ ist nicht mehr notwendig und möglich.

Die Konfiguration der flexiblen Attribute in HISinOne wird einfacher: Die Anpassung erfolgt nun über einen grafischen Editor direkt in der HISinOne-Oberfläche. Bislang konnten die Attribute nur in der Datenbank konfiguriert werden.

Die Einstufung von Studiengangs-, Fach- und Hochschulwechslern erfolgt in der Regel dezentral in den Fachbereichen und Fakultäten. Mit der Implementierung der Funktionalität zur Änderung des eingestuften Fachsemesters in „Bewerbungen sichten“ können diese Teilprozesse medienbruchfrei dezentralisiert werden. Durch die feingranulare Steuerung der Zugriffsrechte in „Bewerbungen sichten“ können die Zuständigkeiten in den Bearbeitungsprozessen klar und eindeutig abgegrenzt werden. Die Funktionalität zur Einstufung der Fachsemester ist ebenfalls durch ein eigenes Zugriffsrecht abgesichert. Darüber hinaus hebt die neue Funktionalität die bisher bestehende Einschränkung auf und ermöglicht eine zulassungspaketübergreifende Umstufung.

In Ausnahmefällen kann es erforderlich sein, bereits freigegebene Ranglisten und damit auch Zulassungsentscheidungen nachträglich zu korrigieren. Mit dem neuen Release werden die Aktionen direkt in den Ranglisten der Funktion „Vergabeverfahren“ zur Verfügung gestellt. Es besteht die Möglichkeit, eine Zulassung in eine Ablehnung zu ändern und umgekehrt. Die im Rahmen der Verfahrenskorrektur neu in die Ranglisten aufgenommenen Bewerbungen können ebenfalls zugelassen oder abgelehnt werden. Die Funktionalität wird durch ein zusätzliches Recht abgesichert, um einzelne Sachbearbeiter:innen gezielt ausstatten zu können. Die Implementierung ersetzt die umständliche Funktionalität in „Bewerbungen bearbeiten“, die in nächster Zeit vollständig durch „Bewerbungen sichten“ abgelöst wird.

Die Oberflächen für Online-Anträge von Studierenden auf der Übersichts- und Detailseite wurden optimiert. Dabei sind Informationen zu Statusnachrichten und Ablehnungsgründen, sowie die Anzeige- und Bearbeitungsfunktion ab sofort über neue Schaltflächen einsehbar. Diese Schaltflächen haben vom jeweiligen Bearbeitungsstatus abhängige Farben und Oberflächentexte. Statuskommentare und vorliegende Ablehnungsgründe werden auf der Detailseite eines Antrags hervorgehoben.

Des Weiteren steht der Sachbearbeitung für die Prüfung von Anträgen der Studierenden ein Dokumenten-Viewer zur Verfügung, sodass Uploads zu Nachweisen ohne Download der Datei betrachtet werden können. Dazu wird das Dokument in einem separaten Browserfenster geöffnet. Dieses Fenster lässt sich beispielsweise auch auf einen anderen Monitor schieben, um die Antragsdaten und Nachweise parallel zu prüfen. Zusätzlich können für die Online-Anträge jetzt auch optionale Nachweise, antragstypspezifische Hilfetexte und Sichtbarkeitsbedingungen konfiguriert werden.

HISinOne geht den nächsten Schritt in der Verwaltungsdigitalisierung: Der Online-Antrag „Veränderungsmitteilung“ setzt die geforderte Leika-Leistung „Veränderungsmitteilung Entgegennahme“ um. Hochschulspezifische Anträge oder Prozesse können mit diesem Antrag unterstützt werden. Alle Vorzüge eines Online Antrages können genutzt werden. Zu den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten
zählen Nachweis-Upload, Abgaben von Bescheinigungen, Abgabebestätigungen, Anfragen auf Datenänderungen, Beantragung auf Einbeziehung in eine besondere Studierendengruppe oder für die Neuausstellung einer Bescheinigung.

Der Online-Antrag zur Befreiung oder Minderung von Gebühren erfüllt die Anforderung des OZG zur Leika-Leistung „Studiengebühr Erlass“. Im Antrag können Studierende den Wunsch zur Rückerstattung auf ein bereits vorhandenes Zahlungsmittel mitteilen und sich per Portalnachricht und E-Mail über den Status des Antrags informieren. Die Sachbearbeitung erhält Informationen zu neu gestellten Online-Anträgen auf Gebührenänderung in HISinOne-STU, kann nach den Online-Anträgen suchen und diese bearbeiten. So wird eine enorme Zeitersparnis erzielt und Fehler werden vermieden. Darüber hinaus wird angezeigt, ob eine Rückerstattung auf das zuletzt verwendete Zahlungsmittel gewünscht ist. Die Rückerstattung zu viel gezahlter Gebühren erfolgt nach wie vor manuell durch die Sachbearbeitung.

Konfigurationsmöglichkeiten für HISinOne-STU-Administrator:in

• Festlegen von Fristen und Abgabezeiträumen
• Nachweise für die begründeten Antragstypen bestimmen
• Hinterlegen eines Abgabetextes, der durch die Studierenden bestätigt werden muss
• Antragsstellung für das aktuelle oder auch für zukünftige Semester ermöglichen

An vielen Hochschulen sind die begründeten Antragstypen für Gebührenänderung mit dem Tatbestand „sonstige Gründe“ hinterlegt. Dies kann dazu führen, dass in der Erfassungsmaske für Studierende die Auswahl „sonstige Gründe“ mehrfach angezeigt wird. Nun besteht die Möglichkeit, diese Felder mit einem individuellen Anzeigetext zu versehen. In diesem kann internationalisiert ein Text für die Auswahlliste konfiguriert werden. Wenn die Auswahlliste nicht konfiguriert ist, sind in der Studierendenansicht die Langtexte der Tatbestände zu sehen.

Auf Wunsch vieler Hochschulen sind die Möglichkeiten der Massenbearbeitung unter der Funktion „Studienverlaufsänderungen durchführen“ erweitert worden. Die erste Ausbaustufe ermöglichte bislang Studienverlaufsänderung nach den Merkmalen „Vertiefung, Schwerpunkt, Fachkennzeichen, PO-Version, Studienart/-typ/-form und Standort“ für eine ausgewählte Menge von Studierenden. Mit dem Release 2023.12 kann auch "Abschluss und/oder Studienfach" mittels Massenbearbeitung geändert werden, beispielsweise die Änderungen von einem "vorläufigen Master" in den "(endgültigen) Master". Somit entfällt für Prüfungsämter und Studierendensekretariate der bisherige Aufwand Einzelfallbearbeitungen durchzuführen.

Bisher basierten die Raumsuchen in HISinOne auf der generischen Suche und hatten die Suche nach Räumen im Fokus. Da im Tagesgeschäft die Raumsuche aber oft im Kontext einer Buchung bzw. Planung stattfindet, mit Fokus für den Termin einen freien Raum zu finden, wurde die detaillierte Raumsuche dahingehend überarbeitet und komfortabler gestaltet.

Nach einem Studiengangs- oder PO-Wechsel können die vorhandenen Leistungen in der Einzelbearbeitung der Studierenden anerkannt werden. Hierzu ist es in einigen Fällen erforderlich die Leistungen aus dem alten Studiengang in einen neuen Studiengang auch direkt umzubuchen. Dieser Prozess ist im neuen Release verschlankt worden und jetzt ohne den Zwischenschritt einer Einbuchung auf ein Überlaufkonto möglich.

In der Prüfungsverwaltung gibt es eine Reihe von Anwendungsfällen, in denen Bescheide für einzelne Leistungen oder mit expliziter Ausweisung einzelner Leistungen erforderlich sind. Beispielsweise für Täuschungsversuche oder für Bescheide über das endgültige Nicht-Bestehen einer Pflichtprüfung in einem Studiengang. Mit der neuen Funktion ist es nun möglich, Bescheide mit Anforderung (BSA) für einzelne Leistungen zu erstellen.

Im überarbeiteten Promotionsantrag können alle Merkmale der amtlichen Promovierendenstatistik abgedeckt werden. Durch den Self-Service der Antragstellenden, welche alle relevanten Daten direkt mitteilen können, entfallen die bislang notwendigen Nacharbeiten. Die Daten des Antrages verbleiben ausschließlich im Antrag und werden erst bei Genehmigung in HISinOne übernommen. Das Zwischenspeichern im Antrag ermöglicht es, dass Daten bei Antragstellung neu angegeben, bzw. korrigiert werden können, diese aber erst nach Prüfung durch das Management in die produktiven Daten übernommen werden. Die bestehenden Promotionsanträge aus vorangegangenen Releases bleiben erhalten. Ein Update dieser bestehenden Anträge erfolgt nicht.

Mit dem neuen Portlet im Doktorandenmanagement wird der Ausbau der Benutzeroberfläche weiter fortgesetzt. Nachdem das Portlet durch die Hochschule hinzugefügt wurde, können Doktoranden und Doktorandinnen im HISinOne Portal folgende Informationen zu Promotionen einsehen:

Mit dem Release 2023.12 können flexible Attribute nun überall in HISinOne-RES eingesetzt werden. Diese ermöglichen es Hochschulen selbst zusätzliche hochschulspezifische Felder an beliebigen Stellen in HISinOne-RES hinzuzufügen. Flexible Attribute können nicht nur mit Freitext, sondern insbesondere auch mit definierten Datentypen wie Datum oder selbsterstellten Auswahllisten versehen werden. Über das Operative Reporting sind sie suchbar und auswertbar.

Für Projekte in HISinOne-RES können mit dem Release 2023.12 verschiedene Logos hochgeladen werden, sodass diese in der Projektdetailseite in der Außendarstellung der Forschungsleistungen sichtbar sind. Hierbei kann zusätzlich zwischen dem Logo des jeweiligen Projektes und weiteren projektzugehörigen Logos von Mittelgebern oder Kooperationspartnern unterschieden werden.

Eine funktionale Weiterentwicklung der BI-Analyse sorgt für die Integration von hierarchischen Schlüsselstrukturen. Nutzer:innen haben die Möglichkeit, Ad-Hoc-Analysen mithilfe eigener Daten zu erstellen. Konkret ermöglicht die Erweiterung die Integration unbalancierter hierarchischer Schlüssel als Dimensionen in die BI-Analyse. Diese hierarchischen Dimensionen erlauben die Beantwortung von Fragen, die sich auf die von den Hierarchien gebildeten Teilmengen beziehen.

Um die BI im Bereich des Forschungssegmentes weiter voranzubringen, wurde die Auswertung von Patenten als weiteres Thema in die BI-Analyse integriert. Damit lassen sich zu weiteren Themenblöcken Auswertungen erstellen und Ad-Hoc-Fragestellungen beantworten. Neben diesem neuen Thema wurden die vorhandenen Forschungsthemen um weitere Attribute erweitert.

Die neu integrierte Übersichtsfunktion in SVA bietet die Möglichkeit sich anzeigen zu lassen, ob sich Mitarbeitende aktuell im Dienst befinden oder nicht. Nebst der Einstellung „im Büro“, kann hier auch das Mobile Working ausgewählt werden. Selbstverständlich können Hochschulen den Personenkreis wählen, welcher diese Funktionalität nutzen darf, und können diese auch vollständig abschalten. Das neue Feature ist ebenso über die Web-Zeiterfassung nutzbar.

Die neue Funktion ermöglicht es, dass Urlaubsanträge auch für andere Personen gestellt werden können. Hierbei übernimmt eine im Vorfeld definierte Vertretung die Erfassung der Anträge. Mittels konfigurierbarer Regeln kann festgelegt werden, wer als Vertretung Urlaubsanträge erfassen kann und für welche Mitarbeitenden die Anträge gestellt werden können. Anträge im Auftrag können sowohl für einzelne Personen als auch für alle Personen, die zu einer Beschäftigungsstelle zählen, erfasst werden.