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Datenschutzerklärung

Wir freuen uns, dass Sie unsere Webseiten besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse an der HIS eG und unseren Leistungen. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Webseiten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die HIS Hochschul-Informations-System eG. Vgl. Sie dazu unser Impressum.

Beauftragte Dienstleister

Die allgemeine Bereitstellung und Wartung unserer Webseiten und E-Mail-Systeme erfolgt mit Unterstützung von IT-Dienstleistern, die in unserem Auftrag tätig sind und somit auch ggf. Ihre Daten im erforderlichen Umfang einsehen (empfangen) können.

Datenschutzbeauftragter:
Thomas Althammer
c/o Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Roscherstr. 7
30161 Hannover
Telefon: +49 511 330603-0
Telefax: +49 511 330603-48
E-Mail: kontakt-dsb(at)althammer-kill.de
https://www.althammer-kill.de

Erhebung und Verwendung Ihrer Daten

Umfang und Art der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unterscheidet sich danach, ob Sie unseren Internetauftritt nur zum Abruf von Informationen besuchen oder von uns  evtl. angebotene Leistungen in Anspruch nehmen.

Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf weitere (IT-)Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge (alle Datenverarbeitungen) informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer und die zutreffende Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Allgemeine Datenschutzinformationen

Informatorische Nutzung

Für die informatorische Nutzung unserer Webseiten, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die uns Ihr Browser automatisch übermittelt, wie etwa:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • jeweils übertragene Datenmenge und der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
  • Webseite, von der die Anforderung kommt
  • Browsertyp / Version / Sprache
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version Ihres Browsers

Speicherdauer
Die Speicherdauer dieser Daten (Logs) beträgt 7 Tage.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
Die o.g. Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen unsere Webseiten anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Kontaktformular

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns über das Kontaktformular oder per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht) von uns gespeichert, um Ihre Frage(n) zu beantworten. Hierfür notwendige Pflichtangaben sind gesondert markiert, weitere Angaben sind freiwillig.

Speicherdauer
Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (max. zehn Jahre im Rahmen der handels- und steuerrechtlich notwendigen Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrages zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder in unserem berechtigten Interesse, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung
Sollten die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgen, können Sie diese für die Zukunft jederzeit formlos per E-Mail an info(at)his.de widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.  

Bewerbungen

Hinweise zur Verarbeitung der für Bewerbungen erforderlichen personenbezogenen Daten können Sie der Datenschutzerklärung für Bewerbungen entnehmen.

Mailinglisten

Um unsere Mailingliste regelmäßig empfangen zu können, benötigen wir neben Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung mindestens Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe), an die der Newsletter versendet werden soll. Etwaige weitere Angaben sind freiwillig und werden verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können sowie Rückfragen zur E-Mail-Adresse klären zu können.

Für die Anmeldung verwenden wir in der Regel das sog. Double Opt-In-Verfahren, d.h. wir werden Ihnen erst dann den Newsletter zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail per darin enthaltenem Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zur Mailingliste anmelden können. Ihre diesbezügliche Bestätigung muss zeitnah nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da andernfalls Ihre Newsletter-Anmeldung automatisch gelöscht wird.

Speicherdauer
Registrierungsmails werden nach sechs Monaten gelöscht. Zugriffs- und Zustellungsprotokolle werden nach zwei Monaten überschrieben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Bestellung des Newsletters erfolgt durch Ihre persönliche Einwilligung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Das Speichern von näheren Informationen bezüglich des Zeitpunktes Ihrer Anmeldung und der verwendeten IP-Adresse erfolgt in unserem Interesse, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können einen von Ihnen bei uns abonnierten Newsletter jederzeit auf der Seite der zu der betreffenden Mailingliste unter listserv.his.de/cgi-bin/mailman/listinfo abbestellen, alternativ kontaktieren Sie und per Mail unter: info(at)his.de

Weitere Verarbeitung

Einsatz von Cookies

Für unsere Webseiten nutzen wir Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuches unserer Webseiten von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Cookies können grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilt werden:
Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf die Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder Sie den Browser schließen.

Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie bei Nutzung dieser Einstellungen eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Webanalyse

Uns ist es wichtig, unsere Webseiten möglichst optimal auszugestalten und damit für unsere Besucher attraktiv zu machen. Dazu ist es nötig, dass wir wissen, welche Teile davon wie bei unseren Besuchern ankommen. Dazu setzen wir in unserem Interesse folgende Technologien ein.

Matomo
Innerhalb unserer Webseiten verwenden wir Matomo, einen Webanalysedienst, der uns die anonyme Auswertung Ihres Nutzungsverhaltenen auf unseren Webseiten ermöglicht. Matomo verwendet Cookies, die auf Ihrem Computer in Ihrem aktuellen Browser gespeichert werden. Zu diesem Zweck werden die erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, sodass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Die durch ein Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseiten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern.

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten nicht einverstanden sind, dann können Sie dieser auch nachfolgend per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt.

Abmeldung Webanalyse:

Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

Speicherdauer
Die gespeicherten anonymisierten Nutzungsvorgänge werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir verwenden Matomo im eigenen Interesse, um die Nutzung unserer Webseiten analysieren und regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Eingebundene Dienste

Zur Gestaltung unserer Webseiten und der Bereitstellung von Zusatzfunktionen, binden wir im eigenen Interesse folgende externe Dienste ein. Alle Dienste lassen sich durch den Einsatz spezieller Plugins für Ihren Browser deaktivieren oder konkreter, die notwendige Verbindung zu den entsprechenden Servern wird unterbunden. Beachten Sie jedoch, dass der Einsatz solcher Tools mit Einbußen im bekannten Alltags-Komfort verbunden sein könnte, denn vieles funktioniert anschließend nicht mehr so wie Sie es ggf. üblicherweise erwarten.

cookiebot.com
Auf unserer Webseite wird ein Webservice des Unternehmens Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen (nachfolgend: cookiebot.com) nachgeladen. Wir nutzen diese Daten, um die volle Funktionalität unserer Webseite zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang wird Ihr Browser ggf. personenbezogene Daten an cookiebot.com übermitteln. Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von cookiebot.com: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy. Sie können die Erfassung sowie die Verarbeitung Ihrer Daten durch cookiebot.com verhindern, indem Sie die Ausführung von Script-Code in Ihrem Browser deaktivieren oder einen Script-Blocker in Ihrem Browser installieren (diesen finden Sie z .B. unter www.noscript.net  oder www.ghostery.com).

Speicherdauer
Die Löschung der Daten erfolgt, sobald der Zweck ihrer Erhebung erfüllt wurde.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion der Internetseite.

Spezielle Datenschutzinformationen

Die folgenden Erklärungen gelten jeweils in Ergänzung zu den allgemeinen Informationen in den jeweiligen speziellen Verarbeitungsprozessen.

Anmeldung zu Veranstaltungen und Schulungen, Bestellung eines Supportkontingents

Hinweise zur Verarbeitung der für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen und Schulungen und die Bestellung eines Supportkontingents erforderlichen Angaben können Sie der für die Anmeldung bzw. Bestellung gesondert zu bestätigenden Datenschutzerklärungen entnehmen.

BigBlueButton

Mit der Anmeldung zu einer Online-Schulung mit BigBlueButton ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Bei der Teilnahme an einer BigBlueButton Videokonferenz werden neben Bild- und Tondaten zusätzliche Daten zur Konferenz verarbeitet: Name des Raumes, IP Adresse des Teilnehmenden, Vor- und Nachname, Information zum genutzten Endgerät. Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an.

Alle Teilnehmenden einer Videokonferenz haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Videokonferenz Chats, geteilte Dateien, Bildschirmfreigaben und Beiträgen auf Whiteboards.

Unsere BigBlueButton Instanz wird mit der Unterstützung vom ELAN e.V. (www.elan-ev.de) betrieben. Der ELAN e.V. verarbeitet ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf er sie nur für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen. Im Sinne des Datenschutzrechts findet keine Übermittlung statt.

Speicherdauer
Eine Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten bei Online-Schulungen durch die HIS eG erfolgt nicht. Die Inhalte von Chats, geteilte Dateien und Whiteboards werden in der Plattform gelöscht, sobald ein Konferenzraum geschlossen wird. Eine Aufzeichnung und Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten durch die HIS eG erfolgt nur bei Produkt-Demos für die Dauer der technischen Aktualität. Die Aufzeichnung wird im HIS-Wiki zum Download bereitgestellt und allen angemeldeten Teilnehmenden zugänglich gemacht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung basiert auf ihrer persönlichen Einwilligung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Das Speichern von näheren Informationen bezüglich des Zeitpunktes Ihrer Anmeldung und der verwendeten IP-Adresse erfolgt in unserem Interesse, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung für die Zukunft jederzeit formlos per E-Mail an info(at)his.de widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Virtuelle Generalversammlung mit ViStream

Mit der Anmeldung zur virtuellen Generalversammlung mit ViStream ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Bei der Teilnahme an der virtuellen Generalversammlung werden Daten zum Videostream verarbeitet: IP Adresse des Teilnehmenden, Vor- und Nachname, Information zum genutzten Endgerät. Je nach Nutzung der Funktionen im Videostream werden auch Bild- und Tondaten und zusätzliche Chats verarbeitet.

Die virtuelle Generalversammlung wird mit der Unterstützung der ViStream GmbH (https://www.vistream.online/) betrieben. Die ViStream GmbH verarbeitet ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf sie sie nur für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen. Im Sinne des Datenschutzrechts findet keine Übermittlung statt.

Speicherdauer
Eine Speicherung der virtuellen Generalversammlung der HIS eG erfolgt nicht. Die Inhalte von Chats werden nach Abschluss der Veranstaltung in der Plattform gelöscht. Sonstige Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder bei berechtigtem Interesse gespeichert und nach Ablauf der Fristen oder nach Wegfall des Speicherungszweckes gelöscht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung basiert auf Ihrer persönlichen Einwilligung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Das Speichern von näheren Informationen bezüglich des Zeitpunktes Ihrer Anmeldung und der verwendeten IP-Adresse erfolgt in unserem Interesse, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung für die Zukunft jederzeit formlos per E-Mail an info(at)his.de widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.  

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der EU und des EWR (Drittstaaten)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes findet nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.


Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns unmittelbar zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen:
https://lfd.niedersachsen.de

Widerspruchs- und Widerrufsrecht
Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung (Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der Erläuterung der einzelnen Datenverarbeitungen und Funktionen auf unseren Webseiten weiter oben in dieser Datenschutzerklärung angesprochen wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Kontaktmöglichkeiten bezüglich Ihrer Rechte
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen. Verwenden Sie dazu am besten folgende E-Mail-Adresse: kontakt-dsb(at)althammer-kill.de
Sie können gerne auch eine der Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum verwenden oder sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten oben) wenden.

Datensicherheit
Wir setzen zudem technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um anfallende oder erhobene personenbezogene Daten zu schützen, insb. gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten wird dabei per SSL-Technik (https) verschlüsselt, um Zugriffe unberechtigter Dritter zu verhindern.

Kommunikation per E-Mail

Unsere E-Mail-Systeme unterstützen die verschlüsselte Kommunikation per SSL-Technik (TLS 1.2 inkl. PFS). Die Übertragung Ihrer E-Mail kann somit grundsätzlich verschlüsselt erfolgen. Beachten Sie jedoch, dass die Verschlüsselung auch von der Konfiguration Ihres E-Mail-Programms abhängt und wir somit eine vollständige Datensicherheit für den Transportweg nicht gewährleisten können. Bei Informationen mit einem hohen Geheimhaltungsbedürfnis empfehlen wir Ihnen den Postweg.

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