HISinOne-Projektvorbereitung
Ihr Weg zu HISinOne
Ihre Hochschule möchte HISinOne einführen?
Wir begleiten Sie durch Ihr komplettes Projekt.
Wie bei allen komplexen Projekten schafft auch bei einer HISinOne-Einführung eine gründliche Vorbereitung die Grundlage für einen gelungenen Projektverlauf. In der Projektvorbereitung werden die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen analysiert, um realistische Aussagen für den eigentlichen Projektverlauf treffen zu können. Mögliche Herausforderungen werden während der Projektvorbereitung identifiziert und Lösungsmöglichkeiten erörtert. Seit mehr als zehn Jahren hat sich unser praxiserprobtes Projektvorgehen bewiesen und gibt den Rahmen für eine erfolgreiche HISinOne-Einführung. Hierbei arbeiten unsere zertifizierten Projektleiter:innen gemäß dem führenden Projektmanagement-Standard „PRINCE2“, um Sie und Ihre Hochschule optimal auf Ihre HISinOne-Einführung vorzubereiten.
Über PRINCE2
PRINCE2 („Projects In Controlled Environments“, zu Deutsch: „Projekte in kontrollierten Umgebungen“) ist eine führende Projektmanagementmethode. Schwerpunkte sind unter anderem die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Produktorientierung und die Anpassung an die Projektumgebung. Weiterhin werden Risiken und Chancen sowie ein Änderungsmanagement betrachtet.
In vier Schritten zu HISinOne
Die Projektvorbereitung
Funktionalitäten
Welche Funktionen von HISinOne möchten Sie nutzen? HISinOne bietet Ihnen alle Funktionen und Möglichkeiten eines modernen Campusmanagements. Diese Funktionen lassen sich individuell auf die Anforderungen Ihrer Hochschule anpassen - vom besonderen Bewerbungsverfahren bis zur spezifischen Prüfungsordnung.
Unterstützung
Jede Hochschule hat unterschiedliche Schwerpunkte und Anforderungen. Daher werden Umfang und Art der Begleitung Ihrer HISinOne-Einführung individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
Kosten
Die Projektvorbereitung erlaubt eine realistische Einschätzung der erforderlichen Anpassungen und der damit verbundenen Kosten.
Zeitrahmen
Gibt es bereits einen Stichtag, an dem HISinOne an Ihrer Hochschule einsatzbereit sein soll? Wir definieren mit Ihnen den Zeitrahmen, in dem die Umstellung
erfolgen soll.
Optimierungspotenzial
In der Projektvorbereitung identifizieren wir Möglichkeiten, Ihre Strukturen, Prozesse und Zuständigkeiten zu verbessern. Hierdurch erzielen Sie effiziente, zum Teil automatisierte Workflows in der täglichen Arbeit mit HISinOne.
Technik
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen die vorhandene Infrastruktur und ggf. die bisher genutzten Campusmanagement-Systeme. Auch die Qualität der bestehenden Daten wird überprüft, um einen reibungslosen Übertrag nach HISinOne zu gewährleisten.
Akzeptanz
Zur Einführung von HISinOne gehört nicht nur die technische Umsetzung. Es ist wichtig, alle Personen, die direkt oder indirekt in das neue Campusmanagement involviert sind, über das Projekt zu informieren. Mithilfe regelmäßiger Informationen basierend auf einem Kommunikationskonzept schaffen Sie Akzeptanz für die neuen Prozesse und erleichtern Ihren Kolleg:innen die Umstellung.
Prozessberatung
Wir stellen Ihnen das HIS-Standardvorgehen für die fachliche Planung im Einführungsprojekt und unser bewährtes Referenzprozessmodell vor. Zudem betrachten wir das vorhandene Prozessmanagement an Ihrer Hochschule. Auf dieser Basis stimmen wir mit Ihnen das Prozessmanagement für die weitere Zusammenarbeit ab.
Personal
Wir ermitteln und empfehlen in welchem Umfang Ihr Projekt durch HIS unterstützt werden sollte. Zusätzlich dazu machen wir einen Vorschlag für die Struktur des Projektteams Ihrer Hochschule.
Einführungsszenarien
Wir setzen mit Ihnen jede Art von Einführung um, ob „Big Bang“-Einführung oder sukzessive in für Ihre Hochschule sinnvoller Reihenfolge. Je nach Verfahren passen wir das Projektvorgehen und die Aufwandseinschätzung an.
Fünf gute Gründe für die Projektvorbereitung
Während der Projektvorbereitung werden gemeinsame Zielvorstellungen erarbeitet. Diese klar definierten Ziele sorgen für ein gemeinsames Verständnis und einen reibungslosen Projektverlauf im Einführungsprojekt.
Eine konkrete Planung sorgt für klare Abläufe, verständliche Aufgaben und vermindert unvorhergesehene Verzögerungen. Davon profitieren sowohl Ihre Hochschule als auch das Team der HIS.
Damit bei der HISinOne-Einführung eine Fokussierung auf das Wesentliche stattfinden kann, werden in der Projektvorbereitung klare Rahmenbedingungen geschaffen. Beispielsweise werden die folgenden Fragen beantwortet:
- Welche Personen sind an der Einführung beteiligt?
- Wie muss sich die Hochschule auf das Projekt vorbereiten?
- Wo können Probleme entstehen und wie kann man diese lösen?
Es ist unser Anliegen, den Projektumfang und den Kostenrahmen realistisch abzuschätzen und Ihnen ein verlässliches Angebot zu machen. So erhalten Sie Klarheit über die Kosten Ihres Projektes. Ein solches Angebot können wir erst dann erstellen, wenn während der Projektvorbereitung die Rahmenbedingungen und Besonderheiten geklärt wurden.
Eine klare Kommunikation ist grundlegend für den Erfolg Ihres Einführungsprojekts. Durch die Projektvorbereitung wird allen Projektbeteiligten ermöglicht, die Abläufe besser kennenzulernen, das Einführungsprojekt zu verstehen und aufkommende Fragen bereits im Vorfeld zu klären.
Das Ergebnis Ihrer Projektvorbereitung
Klarheit und Transparenz
In der Projektvorbereitung wird ein realistischer finanzieller, zeitlicher und personeller Rahmen zur erfolgreichen Durchführung des Einführungsprojekts erarbeitet.
Meilenstein- und Projektplan
Der Plan umfasst neben dem Ablauf mit Meilensteinen und Projektphasen auch Zuständigkeiten und zeitliche Rahmenbedingungen.
Anforderungs- und Tätigkeitsprofil
Das Anforderungs- und Tätigkeitsprofil ist eine wichtige Grundlage für Ihr anstehendes Einführungsprojekt. Anhand dieses standardisierten Profils können Sie die Rollen innerhalb Ihres Team definieren und die anstehenden Arbeitsschritte planen.
Ihr Kommunikationsplan
Eine professionelle Projektstruktur ist die Grundlage einer gelungenen Einbindung aller Stakeholder in Ihr Projekt. Unser entsprechend der PRINCE2-Methode gestalteter Vorschlag für eine Struktur versetzt Sie in die Lage, einen individuellen Kommunikationsplan zu erarbeiten, der alle Zielgruppen berücksichtigt.
Individueller Vertrag
Ihnen wird ein auf Ihre Hochschule zugeschnittenes Angebot für die Beratung im Einführungsprojekt an Ihrer Hochschule vorgelegt.
„Die in der Projektvorbereitung gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse über die geeignete Projektorganisation, die konkreten Themenfelder, der zweckmäßigen Art der Zusammenarbeit hochschulintern und mit der HIS eG, waren ein sehr gutes Instrument um die HHU auf das Einführungsprojekt von HISinOne einzustimmen und den Übergang insgesamt niederschwelliger zu gestalten.“
Dr. Alexander Hickel, Abteilungsleitung Organisationsentwicklung
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
accountmanagement@his.de
So starten Sie Ihr Projekt
Sie überlegen, ob HISinOne die richtige Lösung für Ihre Hochschule ist, möchten wissen, wie Sie am besten in das Projekt starten oder haben allegemeine Fragen rund um unsere Produkte? Unser Account Management hilft Ihnen gern weiter. Wir freuen uns auf Ihre Anfragen!