Dienstleistungspakete
HISinOne-App

Für die digitale Bereitstellung von Bescheiden innerhalb von HISinOne kommt das Verwaltungsrecht zum Tragen – so wird ein Bescheid zu einem sogenannten elektronischen Verwaltungsakt. Wir wollen mit Ihren fachlichen und technischen Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen gemeinsam Ihre Bescheidbereitstellung digitalisieren und dafür sorgen, dass sie allen rechtlichen Voraussetzungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes, des Onlinezugangsgesetzes und Ihren landesspezifischen Gesetzen entsprechen.

Um dies zu erreichen, werden wir gemeinsam folgende Schritte unternehmen:

• Vorstellung der Implementierung der digitalen Bescheidbereitstellung in HISinOne einschließlich der technischen Anpassungsmöglichkeiten
• Analyse der aktuellen Bescheidbereitstellung und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
• Erstellung, Umsetzung und Testung der digitalen Bescheidbereitstellung
• Einweisung und Unterstützung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die digitale Bescheidbereitstellung korrekt verwenden können.

Nutzen für die Hochschulverwaltung:

• Rechtssicherheit in Bezug auf das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), Onlinezugangsgesetz (OZG) und den bundeslandspezifischen Regelungen
• Beschleunigung von Prozessen durch automatisierte Workflows und reduzierte Bearbeitungszeiten
• Reduzierung des Papieraufwands und somit Einsparung von Ressourcen und Kosten
• Verbesserung der Rechtssicherheit durch einheitliche und gesetzeskonforme Verfahren

Nutzen für Bewerber:innen:

• Schnellere und transparentere Kommunikation mit der Hochschule
• Einfachere und zeitsparendere Abwicklung von Verwaltungsprozessen
• Verbesserter Zugang zu Informationen und Dienstleistungen

Zielgruppe:
Fachliche Administratoren und Sachbearbeitung

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb; Kenntnisse der Prozesse und Rechtsgrundlagen 

Zeitraum und Umfang:
2 bis 3,5 PT oder nach Absprache

Ihr Nutzen:

• Präsentation der aktuellen Neuerungen
• Identifizieren relevanter Neuerungen
• Workshop zu Ihren individuellen Anforderungen und Prozessen

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren
Sachbearbeitung

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb
Kenntnisse der Konfiguration, der Prozesse, der generischen Suche und des APP-Datenmodells

Zeitraum und Umfang:
1 - 3 PT oder nach Absprache

Wir stellen Ihnen die Möglichkeiten paralleler Bewerbungsverfahren in HISinOne-APP vor, beraten und unterstützen Sie anschließend bei der Konfiguration und bei der Abbildung von ausgewählten parallelen Bewerbungsverfahren, bei der Gestaltung, Umsetzung und Optimierung der Bewerbungsformulare, bei der Implementierung neuer Prüfverfahren und -prozesse sowie beim Customizing der abschließenden verfahrensabhängigen Auswahl der Bewerber:innen.

Je nachdem, welche Bewerbungsverfahren umgesetzt werden sollen, kann das Projekt in einem oder mehreren Folgeprojekten zur Prozessoptimierung und -erweiterung führen:

• Einführung neuer Studiengänge und Bewerbungsverfahren
• Verfahren für Eignungs- und Aufnahmeprüfungen
• Vorabprüfung für besondere Bewerbergruppen
• Bewerbungsprozesse für Fach- und Hochschulwechsler
• Bewerbungsverfahren für internationale Bewerber/-innen
• Lokale Losverfahren 

Ihr Nutzen:

• Losverfahren für die im regulären Verfahren frei gebliebenen Studienplätze
• Bewerbungs- und Auswahlverfahren für Zulassungs- und Eignungsfeststellungsverfahren
• Getrennte Verfahren für unterschiedliche Bewerbergruppen, wie z. B. lokal zulassungsbeschränkte Verfahren für internationale Bewerber:innen und hochschulstart-Verfahren für deutsche und ihnen gleichgestellte Bewerber:innen
• Bewerbungsverfahren zum Studienplatztausch
• Bewerbungsverfahren für das Deutschlandstipendium
• Anträge auf außerkapazitäre Zulassung

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren
Sachbearbeitung im Studierendenbüro oder anderen Fachbereichen

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb
Kenntnisse der Konfiguration, der Prozesse, der generischen Suche und des APP-Datenmodells

Zeitraum und Umfang:
1,5 - 3,5 PT oder nach Absprache

Im Zuge der Umsetzungen werden folgende Aspekte betrachtet:

• Vorstellung der Implementierung der Funktion zur Nachreichung von Unterlagen in HISinOne einschließlich der technischen Anpassungsmöglichkeiten
• Analyse der aktuellen Nachreichungsprozesse und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
• Erstellung, Umsetzung und Testung der Funktion zur Nachreichung von Unterlagen
• Einweisung und Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Anwendung der Funktion

Durch diese Schritte können wir die Funktion zur Nachreichung von Unterlagen erfolgreich implementieren und die Vorteile für die Sachbearbeitung und die Bewerbenden realisieren.

Im Kontext des Projekts können weitere Pakete interessant sein:

• Bewerberstapel
• Papierlose Bewerbungsanträge
• Umsetzung des OZG

Nutzen für die Sachbearbeitung:

• Gezielte Markierung fehlender oder fehlerhafter Unterlagen
• Vergabe individueller Fristen
• Schneller Überblick über den Stand der Nachreichungen und Fristüberschreitungen durch die Verwendung von Bewerberstapeln
• Vergleich von nachgereichten mit bereits vorhandenen Dokumenten

Nutzen für die Bewerbenden:

• Benachrichtigung über fehlende oder fehlerhafte Unterlagen durch eine Portalnachricht unmittelbar nach der Markierung durch die Sachbearbeitung
• Gezielte Nachreichung von Dokumenten für einen konkreten Bewerbungsbestandteil, ohne dabei die gesamte Bewerbung zurückziehen und neu abgeben zu müssen

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren, Sachbearbeitung

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb; Kenntnisse von Konfigurationen und Prozessen 

Zeitraum und Umfang:
0,5 bis 1,5 PT oder nach Absprache

Ihr Nutzen:

Ob es um fachliche Einzelfragen, technische Detailkonfigurationen oder die Einordnung komplexer Sonderfälle geht - mit der Sprechstunde können Sie alles, was Ihnen auf dem Herzen liegt, zeitnah mit den Faschberater:innen besprechen. Das Ziel ist es, kleine Hürden im Alltag bei Ihnen zeitnah zu beseitigen, Unsicherheiten zu klären und die eigenständige Arbeit mit dem System zu stärken. So gewinnen Sie Sicherheit im Umgang mit HISinOne-APP und halten Ihre Prozesse stabil, effizient und serviceorientiert.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen des Vertrages auch größere Themen in individuell abgestimmten Workshops zu bearbeiten, um tiefergehende Fragen und komplexe Probleme zu lösen.

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren, Sachbearbeitung

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb; Kenntnisse von Konfigurationen und Prozessen 

Zeitraum und Umfang:
Nach individueller Absprache

Im Mittelpunkt stehen die konkreten Erfahrungen Ihrer unterschiedlichen Nutzergruppen: Durch gezielte Beobachtungen, Interviews und Interaktionen mit typischen Anwendungsfällen decken wir zentrale Usability-Probleme auf und bewerten Oberflächen, Masken und Dialoge hinsichtlich Verständlichkeit, Prozessklarheit und Effizienz. Im Fokus könnte zum Beispiel die Studienbewerbung oder die Sachbearbeitung „Bewerbungen sichten“ stehen. Dabei berücksichtigen wir sowohl administrative als auch anwendende Perspektiven und können solche Checkups mit Kolleg:innen aus der Sachbearbeitung als auch mit anderen Nutzergruppen wie Bewerbenden oder Studierenden durchführen.

Auf Basis der Erkenntnisse des UX-Checkups erhalten Sie konkrete praxisnahe Empfehlungen zur Optimierung Ihrer Benutzeroberflächen – zugeschnitten auf die tatsächlichen Anforderungen und Nutzungskontexte Ihrer Hochschule. 

Ihr Nutzen:

• Sie steigern dauerhaft die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Anwender:innen
• Ihre Usability ist aktuell, maßgeschneidert und vorbereitet auf Ihre heutigen und zukünftigen Anforderungen
• Übersichtliche Konfiguration hinsichtlich Ihrer User-Experience 

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren
Sachbearbeitung im Studierendenbüro, Bewerbende und Studierende

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb.
Kenntnisse der Prozesse und der Konfiguration sind vorhanden.

Zeitraum und Umfang:
1,5 bis 2,5 oder nach Absprache

Je nachdem, wie Bewerberstapel eingesetzt werden sollen, kann das Projekt in einem oder sogar mehreren Folgeprojekten zur Prozessoptimierung und -erweiterung führen:

• Verfahren für Eignungs- und Aufnahmeprüfungen
• Vorabprüfung für besondere Bewerbergruppen
• Bewerbungsprozesse für Fach- und Hochschulwechsler
• Dezentrale Prüfung der Masterbewerbungen
• Bewerbungsverfahren für internationale Bewerber:innen

Ihr Nutzen:

• Bewerbungen in vordefinierten Stapeln bearbeiten
• Information über relevante Neuerungen
• übersichtliche Darstellung der aufgabenrelevanten Bewerbungsdaten
• Bewerbungen tabellarisch und ggf. mit Massenfeldsetzung bearbeiten
• Excel-Export der Bewerbungen und anschließender Import der Ergebnisse

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren
KeyUser im Studierendenbüro und in den Fachbereichen

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb
Kenntnisse der Konfiguration, der Prozesse, der generischen Suche und des APP-Datenmodells

Zeitraum und Umfang:
1 - 3,5 PT oder nach Absprache

Der Fokus wird insbesondere auf den optimalen Ablauf Ihrer Prozesse und die Kommunikation an die Prozessbeteiligten gelegt, so dass die Planung und Durchführung Ihrer Aufnahmeprüfung schnell und reibungslos für alle Beteiligten ablaufen kann. Anschließend sprechen wir direkt über die Möglichkeiten, auch die Ergebnisse der Aufnahmeprüfungen direkt in HISinOne zu hinterlegen und weiter verarbeiten zu können, um z. B. Eignungsbescheide oder die Berücksichtigungen für ein Vergabeverfahren integrieren zu können.

Ihr Nutzen:

• Prüfungstermine anlegen und Pausenzeiten automatisch einplanen – auch in Masse
• Räume, Prüfende und eine maximale Teilnehmerzahl für Prüfungstermine festlegen
• Manuelle oder automatisierte Verteilung von Bewerbenden auf Prüfungstermine
• Information der Bewerber:innen via Portalnachricht und E-Mail
• Generierung von Teilnehmerlisten und Prüfungsprotokollvorlagen

Zielgruppe:
Fachliche Administratoren, Prüfer:innen oder Verantwortliche der Aufnahmeprüfungen

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb; Kenntnisse der Konfigurationen und Prozesse für Aufnahmeprüfungen 

Zeitraum und Umfang:
1,5 bis 2,5 PT oder nach Absprache

Dieser Workshop umfasst unter anderem die Konfiguration von Zeiträumen, Bewerbungsbestandteilen, Bewerberstapeln und Vergabeverfahren. Nach der Konfiguration unterstützen wir Sie bei der Inbetriebnahme und bieten Einweisungen für die Nutzer:innen an, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit der Lösung vertraut sind und sie effizient nutzen können. So wird unsere Lösung optimal in Ihre Prozesse integriert wird und Sie können die maximal möglichen Vorteile daraus ziehen. Je nachdem, welche Bewerbungsverfahren umgesetzt werden sollen, kann das Projekt zu einem oder mehreren Folgeprojekten zur Prozessoptimierung und -erweiterung führen.

Ihr Nutzen:

• Bewerber:innen stellen Anträge für Losverfahren in HISinOne
• Online-Immatrikulation direkt nach der erfolgten Zulassung
• Alle notwendigen Schritte (Prüfungen, anschließende Verfahren, Immatrikulation usw.) werden ausschließlich digital in HISinOne durchgeführt
• Das vorbeitete Losverfahren kann direkt aktiviert werden (ohne “Dummy-Studiengänge”)
• Weitere Verfahrensvarianten: Aufnahmeprüfungen, internationale Bewerber:innen außerhalb von hochschulstart.de, Studienplatztausch, Deutschlandstipendium etc.

Zielgruppe:
APP-Fachadministratoren
Sachbearbeitung im Studierendenbüro, Prüfungskommission, International Office

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb.
Kenntnisse zur Durchführung von Losverfahren, der Prozesse und der APP-Konfiguration sind vorhanden.

Zeitraum und Umfang:
Nach Absprache

Wir berücksichtigen dabei auch aktuelle funktionale Erweiterungen – aktuell beispielsweise die Sortierung fester Bewerbungsbestandteile untereinander sowie in Kombination mit dynamischen Inhalten. So profitieren Sie nicht nur von einer technisch sauberen Umsetzung, sondern auch von den neusten Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung Ihrer Anträge.Bewerbungsanträge zu konfigurieren kann - je nach Anwendungsfall - sehr komplex sein. Insbesondere, wenn viele Informationen von den Bewerbern:innen abgefragt und weiterverarbeitet wurden, geht der Überblick leicht verloren – mit der Folge, dass eine unnötige Vielzahl an komplizierten Bewerbungsbestandteilen entsteht.

Ihr Nutzen:

• Entwicklung eines abgestimmten Konzeptes für den Bewerbungsantrag und die anschließende Bearbeitung.
• Effizienteres Arbeiten im administrativen Bereich
• Bessere Anwendungsperformance
   

Zielgruppe:
KeyUser und fachliche Administratoren

Voraussetzungen:
HISinOne-APP ist an der Hochschule im Produktivbetrieb; Prozesse und bestehende Konfigurationen sind bekannt

Zeitraum und Umfang:
1,5 - 8 PT oder nach Absprache