Friedrich-Alexander Universität setzt auf integriertes Campus-Management mit HISinOne
08.04.2016
Die Friedrich-Alexander Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) hat mit der Produktivsetzung von HISinOne-STU im November 2015 einen weiteren wichtigen Schritt bei der Einführung des webbasierten Campus-Management-Systems erreicht.
Ausgangssituation
Die Umstellung des Campus-Managements bedeutete für die FAU eine wichtige und notwendige Investition in die Zukunftsfähigkeit der Hochschule. Ziele des Projektes sind die Optimierung der Verwaltungs- und Organisationsprozesse im Bereich Studium und Lehre sowie die Einführung einer Softwarelösung, um die Arbeit der Beschäftigten und den Alltag der Studierenden und Lehrenden zu erleichtern. Gleichzeitig sollte den Studieninteressenten der Zugang zur FAU erleichtert werden. Um die Arbeitsabläufe systemseitig effizient und zukunftssicher abzubilden und den Studierenden zugleich mehr Transparenz zu bieten, wurde nach einer integrierten webbasierten Lösung gesucht. So entschied sich die Universitätsleitung der FAU dafür, die bestehende HIS-GX-Infrastruktur sukzessive durch HISinOne abzulösen.
Die Umsetzung
Um den Projektverlauf möglichst reibungslos zu gestalten wurde ein großes Augenmerk auf die Vorbereitung gelegt. „Aufgrund der hohen Zahl von Bewerberinnen und Bewerbern sowie den über 40.000 Studierenden war es für uns wichtig, dass wir vor den Produktivsetzungen die Funktionen ausgiebig testen konnten. Durch die konstruktive Zusammenarbeit mit dem HIS-Team konnten wir in den Testphasen die Abläufe optimieren und letztlich mit einem guten Gefühl produktiv gehen“, erläutert Projektleiter Dr. Wolfgang Henning. Begleitend wurden die Mitarbeiter:innen sowie Studierende durch den Projekt-Blog über den Verlauf der Umstellung auf dem Laufenden gehalten.
Nach dem erfolgreichen Einsatz von HISinOne-APP wurde auf den Wechsel der Studierendenverwaltung von GX-SOS auf HISinOne-STU mehr als ein Jahr lang hingearbeitet: Zahlreiche Daten mussten konsolidiert und angepasst werden, um eine fehlerfreie Migration zu ermöglichen. Darüber hinaus probten die Projektverantwortlichen an der FAU sämtliche Arbeitsschritte mehrfach. In diesem iterativen Prozess wurde die Durchführung zunehmend routinierter, Probleme konnten behoben und der Ablaufplan verfeinert werden. Das Projektteam der HIS eG begleitete die Umstellung intensiv. Auftretende Schwierigkeiten und Befürchtungen konnten oft schon im Vorfeld ausgeräumt werden, bei den vergleichsweise wenigen Problemen während der Testphasen stellte das Entwicklungsteam der HIS eG kurzfristig und flexibel die benötigten Korrekturen bereit.
Die Produktivsetzung von HIsinOne-STU, die im November 2015 erfolgte, bedeutet für die FAU auch das Erreichen eines weiteren wichtigen Meilensteins bei der Neustrukturierung des Campus-Managements. „Der verwaltungsseitige Teil unseres Studierendenmanagements wurde erneuert und steht nun auf einem zukunftsfähigen Fundament“, erklärt Dr. Wolfgang Henning, der auch die Abteilung Lehre und Studium leitet. „Mit dem Verbund aus HISinOne-APP und -STU rücken Bewerbung, Immatrikulation und Studierendenverwaltung – softwaretechnisch und auch prozessual – noch näher zusammen.“
Ein zentrales System
Mit der Einführung von HIsinOne-APP im Jahr 2013 entstand das Online-Portal „campo“ als neue datenführende Plattform für die Verwaltungsfunktionen, die bislang über das Portal „mein campus“ durchgeführt wurden. Alle Campus-Management-Prozesse fließen in dem zentralen System zusammen, sodass von Studierenden bis zu Verwaltungsmitarbeiter:innen alle Anwender:innen mit nur einer Anmeldung auf dasselbe System zugreifen. In der letzten Bewerbungsphase zum Wintersemester 2015/16 wurden die Daten von mehr als 25.000 Bewerberinnen und Bewerbern über das Portal erfasst und bearbeitet.
Weitere Zusammenarbeit
Für die Verantwortlichen der HIS eG ist der enge Austausch über den Projektverlauf mit der Hochschule von besonderer Bedeutung. „Durch den kontinuierlichen und ehrlichen Austausch mit dem Projektteam vor Ort konnten wir Herausforderungen gemeinsam meistern und dazu beitragen, ein zukunftsfähiges Campus-Management an der FAU zu etablieren“, berichtet Britta Ebeling. „Wir freuen uns darauf, die FAU bei den kommenden Schritten im Einführungsprojekt weiterhin zu unterstützen.“
Im nächsten Schritt sollen an der FAU weitere Schnittstellen, die Selbstbedienungsfunktionen für Studierende, die Gasthörerverwaltung sowie die Umsetzung des neuen Hochschulstatistikgesetzes in das Campus-Management eingebunden werden. Parallel bereitet das Projektteam bereits die Umstellung des Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements vor.
Die Universität Erlangen-Nürnberg
Die 1743 gegründete Friedrich-Alexander Universität gehört mit mehr als 40.000 Studierenden, über 260 Studiengängen und rund 6.300 Beschäftigten im wissenschaftlichen Bereich zu den größten, forschungsstärksten und international ausgerichteten Universitäten in Deutschland. Mit ihren fünf Fakultäten deckt die FAU alle Wissenschaftsbereiche ab – von den Geisteswissenschaften, Theologie und Medizin über Rechts- und Wirtschaftswissenschaften bis hin zu den Natur- und Ingenieurwissenschaften. Die einzelnen Fachdisziplinen sind in Departments organisiert, 24 interdisziplinäre Zentren verdeutlichen darüber hinaus die besondere Bedeutung der fach- und fakultätsübergreifenden Arbeit an der FAU.